Để làm được điều này thì bạn cần phải thuê những nhân sự phù hợp, chia họ thành nhóm hợp lý và loại bỏ những rào cản mang tính tổ chức. Ngoài ra, điều này cũng đòi hỏi bạn phải quan sát kỹ cách họ giao tiếp trong tổ chức và cách họ làm việc, hỗ trợ lẫn nhau. Và thực tế thì có rất cá nhân trong công ty đang dành quá nhiều thời gian cho việc trả lời email, tin nhắn hay những cuộc điện thoại và tham gia những buổi họp kém hiệu quả.

Tại sao lại có tình trạng này? Hãy xem xem quy luật Metcalfe giải thích điều này như thế nào.
Tôn chỉ nổi tiếng của Robert Metcalfe nêu rõ rằng giá trị của một mạng lưới sẽ tăng theo cấp số nhân tương ứng với khả năng kết nối giữa các thiết bị trong mạng lưới với nhau. Ví dụ, một cái máy fax thì không có giá trị nhưng một triệu cái máy fax sẽ tạo ra một mạng lưới có giá trị. Tuy nhiên, quy luật này cũng có những hạn chế của nó: khi chi phí của các tương tác một-với-một và một-với-nhiều giảm xuống, thì số lượng các tương tác này sẽ tăng lên đột ngột. Đó là lý do giải thích tại sao con người đang tương tác nhiều hơn bao giờ hết. Họ gửi hàng tá email mỗi ngày. Họ còn gửi chuyển tiếp thư cho đồng nghiệp của mình, bất kể những cá nhân này có thực sự cần đọc hay không. Hạn chế này nhìn thấy rõ nhất là khi bạn triệu tập các cuộc họp. Trước đây, việc tổ chức một buổi họp cho các giám đốc điều hành mất rất nhiều thời gian vì các trợ lý thường phải tốn hàng tiếng đồng hồ để sắp xếp thời gian hợp lý với các giám đốc để họ có thể tham gia đầy đủ. Nhưng giờ đây tất cả những gì họ phải làm là kiểm tra Outlook, gmail hoặc một số công cụ khác và gửi đi một email mời họp. Kết quả là, phần lớn các giám đốc điều hành dành tới 20 tiếng đồng hồ một tuần chỉ để tham gia các cuộc họp. Không chỉ có thế những cuộc họp thường kéo theo những hệ lụy khác nữa. Và thực tế thì một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng một cuộc họp hội đồng cấp cao hàng tuần của một công ty lớn phát sinh khoảng 300.000 giờ chuẩn bị mỗi năm (tương đương thời gian của gần 150 nhân viên toàn thời gian).
Nhưng bạn có thể khắc phục được những hạn chế của việc họp hành bằng việc quản lý chúng chặt chẽ giống như quản lý các khoản đầu tư dựa trên 4 nguyên tắc quan trọng sau đây :
Đừng mở một cuộc họp chỉ để cho có
Các cuộc họp rất có ích cho một số công việc, như thu
thập thông tin và đưa ra quyết định nhóm. Nhưng chúng lại không có giá trị lắm cho một số công việc khác như dự thảo tài liệu chiến lược hay lên kế hoạch nhân sự mới. Vì vậy, trước khi triệu tập một cuộc họp, hãy xem xét liệu đó có phải là cách tốt nhất để hoàn thành công việc hay không.
Quản lý danh sách khách mời
Ở rất nhiều công ty mọi người thường cho rằng một cuộc họp mà không có nhiều người đến dự thì không tốt cho lắm. Nhưng họ lại chẳng nhận ra một điều rằng mỗi một người tham dự thêm đều sẽ làm tăng chi phí. Những người không cần thiết mà tham dự cũng sẽ gây cản trở cho việc ra quyết định trong cuộc họp. Hãy ghi nhớ Quy tắc số 7, nếu có quá 7 người tham gia họp thì cứ 1 người sẽ làm giảm 10 % khả năng đưa ra một quyết định đúng đắn, nhanh chóng và có thể triển khai được. Và một khi số lượng này lên đến 16 hoặc 17, tính hiệu quả của những quyết định này sẽ giảm dần về con số 0.
Chọn một thời gian họp phù hợp
Cách đây không lâu, mỗi cuộc họp mà các công ty tổ chức chỉ kéo dài 30 phút. Ngày nay thì lượng thời gian này đã tăng lên 60 phút mặc dù họ biết rằng mỗi phút kéo dài đều phát sinh thêm nhiều chi phí. Có một cách mà các công ty đã áp dụng để giải quyết tình trạng này đó là nếu có một buổi họp kéo dài quá 90 phút thì nó cần phải được thông qua bởi giám đốc điều hành cao hơn hai cấp so với người tổ chức cuộc họp. Và đương nhiên quy định này đã giúp họ rút ngắn tối đa thời gian tổ chức các cuộc họp.
Cải thiện tính hiệu quả của mỗi phút họp
Bạn có thể đẩy mạnh hiệu quả của buổi họp bằng các hình thức kỷ luật đơn giản. Hãy nêu rõ mục đích của mỗi buổi họp và giải thích vai trò của từng người trong các quyết định. Sau mỗi cuộc họp, hãy ghi lại mọi quyết định được đưa ra trong biên bản của buổi họp và gửi lại cho tất cả những người tham gia. (Nếu thấy những vấn đề được đưa ra tại cuộc họp vẫn chưa được giải quyết thì liệu buổi họp này có thực sự hiệu quả hay không?). Christine Fox, Thứ trưởng Bộ Quốc phòng Hoa kỳ phụ trách quản lý mua sắm thiết bị quân sự khi đến buổi họp đầu tiên cùng các nhà thầu và thấy có 60 người trong phòng họp , bà đã nói, "Trước tiên, chúng ta hãy xếp thành một vòng tròn lớn." Chúng ta sẽ đi quanh phòng và mỗi người phải giới thiệu về bản thân cũng như lý do có mặt hôm nay." Những người tham gia trợn tròn mắt - họ thực sự phải làm trò hề này sao? - nhưng họ vẫn phải làm vì được yêu cầu.
Sau khi hai người đầu tiên giới thiệu, Christine Fox đã nói, " Cảm ơn vì các vị đã quan tâm, nhưng chúng tôi không cần các vị ở đây. Các vị có thể ra về.". Trước khi bà hỏi đến người thứ 10 trong vòng tròn, tất cả mọi người trong phòng đã đứng dậy bỏ đi bởi biết rằng họ không có lý do chính đáng để có mặt ở đó. Cuối cùng khi mà số lượng người tham dự chỉ còn 12 thành viên thì thời gian dành để giải quyết cộng việc đã được rút ngắn tới 5 lần.
Những điều trên cho thấy tính hai mặt của quy luật Metcalfe. Và mặc dù bạn nên tận dụng mọi cơ hội để đầu tư vốn vào những thứ có giá trị tuy nhiên đừng quên tính đến những chi phí tiềm ẩn hay những rủi ro trong đó.