Bốn Giai Đoạn Phát Triển Của Một Nhóm Nhân Viên

17/01/2015 - 23:40 7376     0

Bên cạnh việc có những cá nhân xuất sắc, sự thành công của một tổ chức còn được quyết định bởi sự hòa hợp và phát triển của đội ngũ nhân viên. Hiểu rõ từng giai đoạn phát triển của nhóm nhân viên là chìa khóa giúp cho các nhà quản lý có thể định hướng đội ngũ nhân viên ấy phát triển theo đúng hướng và làm việc ăn ý ngay từ lúc thành lập.  

Càng gần cuối năm, quá trình đi từ chuẩn bị đến thực hiện kế hoạch dường như càng bị rút ngắn lại. Nếu công ty nào có đội ngũ nhân viên giỏi thì sức cạnh tranh trong thời điểm nước rút này sẽ càng cao. Tuy nhiên, từng nhóm nhân viên sẽ có những giai đoạn phát triển khác nhau, và ở mỗi giai đoạn lại đòi hỏi ở người quản lý một kỹ năng lãnh đạo khác nhau để đạt được kết quả cao nhất.

Sự trưởng thành của nhóm lao động thường trải qua bốn giai đoạn và ở từng giai đoạn, họ cần sự hướng dẫn, giúp đỡ khác nhau từ người quản lý của mình. Do vậy, người quản lý cũng phải biết điều chỉnh phong cách quản lý sao cho phù hợp với sự phát triển của nhóm.

Giai đoạn 1: Thành lập

Một nghiên cứu mở rộng của Susan A. Wheelan về hoạt động của nhóm đã chỉ ra rằng, ở giai đoạn đầu tiên, nhóm được định hình bởi sự phụ thuộc lẫn nhau và cảm giác an toàn của các thành viên trong nhóm. Các thành viên tán thành kế hoạch do người đứng đầu hoặc bất kỳ thành viên nào có ảnh hưởng lớn trong nhóm đề ra. Trong giai đoạn này,các thành viên thường tìm kiếm sự ủng hộ từ các thành viên khác thay vì tập trung giải quyết công việc của mình. Họ tỏ ra lịch sự và ít khi bày tỏ quan điểm trái ngược với các thành viên khác trong nhóm.

Các nhà lãnh đạo nên thể hiện vai trò lãnh đạo của mình ngay thời điểm này. Họ cần thiết lập mục tiêu chung cho cả nhóm, định hình cấu trúc nhóm thông qua các cuộc họp định kỳ để cho các thành viên thấy được tầm quan trọng của mình đối với sự sống còn của nhóm. Các nhà lãnh đạo có thể xác định được mình có làm tốt công việc trong giai đoạn này không bằng cách xem xét thái độ của nhân viên dưới quyền, liệu họ có xem mình là người lãnh đạo nhân từ, độ lượng và có tài hay không.

Nếu định hướng đúng, nhóm sẽ phát triển, chuyển từ giai đoạn 1 sang giai đoạn 2 trong vòng hai tháng. Đó là thời gian vừa đủ để một nhóm lao động định hình.

Tuy nhiên, có đến 25% số nhóm không thể phát triển lên giai đoạn 2 chỉ trong 2 tháng, nên các nhà lãnh đạo phải tiếp tục duy trì vận dụng phương thức quản lý này của mình trong khoảng thời gian lâu hơn thời gian dự kiến.

Giai đoạn 2: Đàm phán 

Nhiệm vụ của nhóm trong giai đoạn này là phát triển mục tiêu chung, thống nhất giá trị và chương trình hành động. Các thành viên bắt đầu tìm kiếm tự do trong sự quản lý của cấp trên. Họ bắt đầu bày tỏ những ý kiến khác nhau về mục tiêu chung của nhóm và tìm cách giải quyết vấn đề sao cho tốt. Các cuộc tranh luận nảy lửa là không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc và mâu thuẫn cũng thường xảy ra trong giai đoạn này.

Vấn đề mấu chốt ở đây là người lãnh đạo cần gia tăng sự đóng góp của các thành viên cho mục tiêu chung của nhóm. Chính vì vậy, sự trao đổi, liên lạc phải chuyển chiều, thay vì chỉ có cấp trên ra lệnh cho cấp dưới thì cần chuyển sang đối thoại bình đẳng giữa các cấp độ với nhau. Sự chuyển tiếp lên giai đoạn 2 có thể xem là giai đoạn khó khăn, thách thức nhất đối với nhà quản lý. Cách cư xử lịch sự và sự tôn trọng trong các buổi họp nhóm trước kia phải nhường chỗ cho những tranh cãi về sự bất đồng quan điểm dường như không có hồi kết. Mọi người có vẻ như không còn hợp tác vui vẻ với nhau, đồng thời nhà quản lý cũng phải đối mặt với nhiều thách thức hơn. Do đó, nhà quản lý phải có các biện pháp giải quyết xung đột hơn là cố thiết lập một bầu không khí tin tưởng giả tạo trong sự bất đồng ý kiến của các thành viên trong nhóm. Nếu mọi chuyện đều suôn sẻ, thuận lợi, giai đoạn này sẽ kéo dài hai tháng.

Giai đoạn 3: Hành động 

Nếu một nhóm được quản lý tốt, vượt qua được những xung đột và căng thẳng không thể tránh khỏi trong giai đoạn 2 thì các thành viên sẽ tin tưởng lẫn nhau và sự hợp tác, gắn bó giữa họ sẽ ngày càng tăng lên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở hơn và hướng đến công việc nhiều hơn. Sự xung đột sẽ giảm xuống khi các thành viên tập trung vào công việc và giảm bớt sự quan tâm vào địa vị, quyền lực và tầm ảnh hưởng của mình đối với người khác. Giai đoạn phát triển thứ 3 của một nhóm được định hình bởi các cuộc thương lượng, đàm phán nghiêm túc hơn về vai trò của từng cá nhân trong nhóm, cách thức tổ chức nhóm và quy trình làm việc. Đây cũng là giai đoạn các thành viên trong nhóm củng cố mối quan hệ với nhau.

Các nhà lãnh đạo sẽ thấy công việc của họ diễn ra dễ dàng hơn. Họ không cần phải can thiệp nhiều vào hoạt động của nhóm như các giai đoạn đầu nữa mà chỉ cần lo giữ cho mọi người, mọi việc đi đúng quỹ đạo đã vạch ra. Trưởng nhóm trong giai đoạn này có vai trò như một huấn luyện viên trong các cuộc họp ra quyết định của nhóm. Cần ít nhất hai tháng để chuyển từ giai đoạn 3 sang giai đoạn 4.

Giai đoạn 4: Đỉnh cao của sự phát triển

Đây là giai đoạn mà mọi thành viên trong nhóm yêu thích nhất - giai đoạn đạt năng suất và hiệu quả cao nhất. Những tồn đọng của các giai đoạn trước còn sót lại đều có thể được giải quyết và cả nhóm tập trung toàn bộ sức lực hoàn thành mục tiêu chung. Các thành viên rất phấn khích khi làm việc với nhau để cùng đạt mục tiêu đề ra của cả nhóm và tinh thần đồng đội tăng cao hơn bao giờ hết.

Lời kết

Như vậy, cần ít nhất sáu tháng để xây dựng một đội nhóm làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, không có nhiều đội nhóm có thể trải qua hết bốn giai đoạn phát triển này. Vậy nên, để thành công, cả người lãnh đạo và nhân viên cấp dưới phải cùng nhau học cách quản lý và làm việc ăn ý ngay từ khi nhóm mới thành lập.