Bí Quyết Thực Hiện Đàm Phán Thương Mại Thành Công

Unknown
14/03/2015 - 22:50 4107     0

Trong đàm phán, ngôn ngữ, thái độ, tác phong, cử chỉ của bạn sẽ hé lộ cho đối tác rất nhiều điều về bạn. Do vậy, để tiến hành cuộc đàm phán suôn sẻ và để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt đối tác, bạn cần biết những bí quyết dưới đây để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có.

1. Chuẩn bị cho đàm phán

Chuẩn bị về con người

Trước khi tham gia đàm phán, bạn phải lựa chọn cẩn thận những người sẽ tham dự vào buổi đàm phán. Đại diện đứng ra đàm phán phải có đủ tư cách, năng lực cũng như phải có chức vụ tương đương với đối tác.

Những người đại diện cần chuẩn bị tốt phong thái đi đứng ăn mặc của bản thân. Trang phục mặc khi đàm phán phải chỉnh tề đứng đắn, trang trọng. Nếu là nam nên cạo sạch râu, nếu mặc com lê phải thắt cà vạt. Nếu là nữ nên trang điểm nhẹ nhàng, ăn vận lịch sự, không nên mặc quá hở hang, không nên đi dép gót quá cao và mảnh.

Chuẩn bị về cơ sở vật chất

Phòng tổ chức cuộc đàm phán cần được bố trí kiểm tra cẩn thận trước khi tiến hành. Trong phòng đàm phán nên đặt một chiếc bàn hình ovan hoặc hình chữ nhật dài, các vị trí ngồi bên phía tay phải cửa ra vào hoặc phía đối diện cửa là những vị trí trang trọng nên dành cho khách đến tham gia đàm phán.

Chuẩn bị về nội dung

Trước khi đàm phán, bạn nên có sự chuẩn bị đầy đủ và cụ thể về các trình tự các vấn đề sẽ được đưa ra đàm phán, nội dung đàm phán cho đến các vấn đề chính cần tập trung trong buổi đàm phán. Ngoài ra không thể thiếu được khâu vạch ra kế hoạch và mục tiêu đầy đủ, cũng như chiến lược áp dụng trong buổi đàm phán.

2. Bắt đầu bước vào đàm phán

Ngôn ngữ:

Ấn tượng đầu tiên để lại trong lần tiếp xúc giữa hai bên là rất quan trọng. Ngôn ngữ cử chỉ phù hợp sẽ thể hiện rõ rằng bạn có tinh thần hữu nghị và có thiện chí hợp tác. Phong thái nói chuyện thân thiện, nhẹ nhàng thoải mái là phong cách thích hợp nhất trong hoàn cảnh đàm phán.

Thái độ:

Khi giới thiệu về bản thân, đừng quá căng thẳng. Hãy giới thiệu một cách thoải mái và tự nhiên, nhưng đừng tỏ thái độ ngạo mạn. Nếu được người khác giới thiệu, bạn nên đứng dậy, bắt tay hoặc mỉm cười, lịch sự hơn có thể nói thêm: “Vinh hạnh có dịp tiếp xúc”, “mong được sự quan tâm của bên quý ngài”…Khi hỏi thăm đối tác, bạn nên thể hiện rõ thái độ lịch sự bằng các câu hỏi lịch sự, chẳng hạn như “xin cho được biết quý danh của ngài là”.

Nếu như có danh thiếp, nên đưa hai tay ra để nhận và trao đổi danh thiếp. Sau khi đã giới thiệu xong thành phần tham gia của cả hai bên, bạn có thể lựa chọn vấn đề cả hai bên đang quan tâm để bắt đầu đàm phán. Trong thời gian chờ đợi quyết định cuối cùng, nên dùng phương thức giao tiếp thiên về tình cảm, tạo nên không khí ấm áp dễ chịu, giảm bớt căng thẳng cho buổi đàm phán.

Động tác:

Các động tác và biểu lộ trạng thái trong buổi đàm phán cũng có ảnh hưởng rất lớn đến việc điều khiển và nắm bắt không khí của buổi đàm phán. Bạn nên tập trung ánh mắt nhìn thẳng vào đối tác, ánh nhìn nên hướng đến phần giao phía trước trán giữa hai mắt hoặc nhìn thẳng chính diện, nhưng đừng nhìn chằm chằm. Như thế sẽ khiến cho đối tác cảm thấy bạn quan tâm đến họ và vấn đề họ đưa ra, từ đó đánh giá rằng bạn có thái độ nghiêm túc và thành khẩn khi tham gia đàm phán.

Tay nên hướng lên phía trên thì tốt hơn đặt xuống phía dưới, hướng đặt của tay nên tự nhiên, không nên vung tay lung tung, khiến cho đối phương có cảm giác xem thường, tránh nhất việc khoanh tay trước ngực, hành động đó là hành động thể hiện rõ nhất thái độ ngạo mạn thiếu tôn trọng đối tác.

Khi bắt đầu đi vào đàm phán, nhiệm vụ quan trọng nhất là nắm rõ được dụng ý sâu xa của đối phương. Lúc này, bạn cần chăm chú lắng nghe đối tác nói chuyện, cẩn thận quan sát các cử chỉ biểu hiện của đối phương, đồng thời tiếp nối câu chuyện của đối tác một cách hợp lý. Có như vậy bạn mới nắm được ý đồ đưa ra của đối tác, vừa có thể thể hiện cho họ thấy bạn là một người lịch sự và thái độ tôn trọng của bạn đối với họ

3. Khi đàm phán

Đây mới là giai đoạn đi vào các vấn đề thực chất của buổi đàm phán. Các nội dung quan trọng sẽ được đưa ra trong giai đoạn này là: báo giá, chất vấn, thương lượng, giải quyết các mâu thuẫn, xử lý các vấn đề còn đóng băng giữa hai bên.

Báo giá:

Bạn phải chú ý báo giá rõ ràng, cụ thể, tránh xảy ra sai sót.  Hãy giữ vững nguyên tắc báo giá lấy chữ tín làm trọng, không chơi trò lừa bịp tung hỏa mù với đối tác. Hạn chế thay đổi là một trong những điểm cần chú ý trong quá trình đàm phán. Một khi đối tác đã chấp nhận giá cả thì bạn không nên thay đổi giá mà hãy giữ vững giá báo.

Chất vấn:

Nên làm tốt khâu chuẩn bị các câu hỏi liên quan cần đưa ra cho bên đối tác. Đồng thời, bạn cũng cần phải biết chọn đúng không khí và thời điểm thích hợp để đưa ra vấn đề cần hỏi, thái độ cần phải thẳng thắn. Tránh việc chất vấn đối tác khi không khí đàm phán giữa hai bên có phần lạnh nhạt, căng thẳng. Khi dùng từ chất vấn đối tác, bạn không nên dùng ngôn ngữ đả kích hoặc hỏi dồn không ngừng nghỉ, nhằm tránh việc khiến cho đối tác bực mình. Nhưng với các vấn đề mang tính nguyên tắc, nên tranh luận không nhượng bộ. Đối phương khi trả lời các chất vấn đưa ra không nên tuỳ ý cắt ngang lời. Khi bên tham gia đàm phán đã giải đáp xong vấn đề bạn đưa ra, nên thể hiện thái độ cảm ơn của mình đối với họ.

Thương lượng:

Đây là phần tham khảo giá cả đưa ra, một vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích cụ thể của cả hai bên. Trong giai đoạn này, rất dễ xảy ra trường hợp do nóng vội mà thất lễ với phía đối tác. Chính vì thế, bạn phải chú ý hơn nữa đến việc giữ đúng phong thái vốn có, nên giữ bình tĩnh và hoà khí, theo đuổi sự thống nhất chung giữa hai bên. Bạn có thể thể hiện sự thay đổi nhỏ trên gương mặt, nhưng khi phát ngôn dùng từ phải văn minh, lịch sự.

Giải quyết mâu thuẫn:

Cần bàn đúng vấn đề, đúng việc, nhẫn nại, bình tĩnh, không nên vì hai bên phát sinh mâu thuẫn liền nổi giận đùng đùng, thậm chí đi vào việc đả kích cá nhân hoặc đay nghiến đối phương.

Xử lý khoảng thời gian “chết”  giữa hai bên:

Đây là tình huống đòi hỏi xử lý vấn đề rất linh hoạt, tránh để khoảng thời gian này kéo quá dài. Bạn có thể chuyển sang một vấn đề khác, đợi đến khi không khí bớt căng thẳng một chút mới tiếp tục quay lại đàm phán. Nếu quả thực vấn đề đó không còn bất kỳ lời nào để nói đến nữa thì nên lịch sự đề nghị tạm dừng buổi đàm phán, sau thời gian nghỉ ngơi sẽ tiếp tục.

4. Ký kết sau buổi đàm phán

Khi ký kết, tất cả các thành viên tham gia đàm phán của cả hai bên đều phải có mặt, cùng vào trong phòng đàm phán, bắt tay đối tác, sau đó cùng ngồi vào vị trí của mình. Hai bên đều nên sắp xếp một trợ lý giúp sếp trong việc ký kết hợp đồng, ngoài những người đại điện đứng ra ký kết thì những cá nhân còn lại cũng cần phải xếp hàng phía sau người đại diện bên mình.

Trợ lý giúp người đại diện ký kết hợp đồng phải có trách nhiệm giúp đỡ người ký kết lật sang các trang văn bản cần ký kết, sau khi ký xong, việc trao đổi văn bản đã ký kết sẽ do trợ lý của hai bên thực hiện, sau đó các đại diện mới ký tiếp vào văn bản đối tác đã ký xong.

Sau khi hoàn tất khâu ký tên và đóng dấu vào văn bản, hai bên nên cùng đứng dậy, trực tiếp trao đổi văn bản ký kết cho nhau, đồng thời bắt tay, chúc mừng sự thành công của buổi đàm phán. Các thành viên khác trong đoàn đàm phán nên vỗ tay hoan nghênh nhiệt liệt để tạo ra không khí vui mừng hồ hởi khi kết thúc đàm phán.

Nguồn : Saga Tổng hợp & Biên tập
Unknown