Bí Quyết Giúp Bạn Thành Thạo Microsoft Office Word

Hương Nguyễn
06/05/2018 - 13:00 9418     0

Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản lớn và phổ biến nhất hiện nay, công cụ này còn giúp bạn làm được nhiều thứ hơn bên cạnh việc chỉnh sửa văn bản và báo cáo TPS. Nếu bạn tự nhủ rằng mình sẽ trở thành một chuyên gia về Microsoft Word, thì bây giờ là lúc để bạn học cách chỉnh sửa style văn bản, chèn thêm mục lục, và nhiều hơn thế nữa. Bài viết này là phần đầu tiên của Microsoft Office Week, Saga.vn sẽ chia sẻ các mẹo để bạn có thể làm quen thậm chí thành thạo Microsoft Office.

Bắt kịp và chạy nhanh cùng Word

Trong tất cả các chương trình Microsoft Office, Microsoft Word có lẽ là chương trình đơn giản nhất từ góc độ giao diện đối với người dùng. Nếu bạn đã từng sử dụng một chương trình xử lý văn bản nào đó, bạn sẽ nhận ra các menu để mở và tạo các file ở góc trên cùng bên trái. Menu lớn chạy ngang phía trên cùng của Microsoft được gọi là “ribbon”. Ribbon này có tất cả các công cụ định dạng bạn cần, cũng như một vài lệnh thay đổi tùy thuộc vào tab mà bạn đang dùng.

Đối với loạt bài này, chúng tôi sẽ giả định là bạn đã có những hiểu biết căn bản, nhưng nếu đây là lần đầu bạn đến với Word, Saga.vn sẽ hướng dẫn nhanh về Microsoft Word giúp bạn nắm được những thứ cơ bản.

Làm thế nào để giải quyết được những thao tác thiết yếu, thông dụng nhất trong Microsoft Word

Tất nhiên, nhu cầu sử dụng của mỗi người là khác nhau nhưng hầu hết mọi người đều sử dụng Office trong môi trường văn phòng. Chúng tôi khẳng định rằng bạn sẽ cần phải làm những việc như chỉnh sửa kiểu dáng, so sánh tài liệu, chuẩn bị bảng mục lục và nhiều hơn thế nữa. Sau đây, hãy cùng Saga tìm hiểu một vài thao tác thông dụng trong Microsoft Word.

Cách áp dụng và chỉnh sửa style

Style trong Word là một định dạng có sẵn cho văn bản của bạn, nó sẽ quyết định việc tài liệu của bạn trông sẽ như thế nào. Do đó một style bao gồm phông chữ, kích thước phông chữ, kiểu văn bản, v.v ... Tạo hoặc thay đổi một style giúp bạn có thể thay đổi giao diện của tài liệu cùng một lúc để bạn không cần lướt qua lướt lại, đánh dấu từng phần riêng lẻ và làm từng thay đổi cụ thể. Bạn có thể thiết lập một heading style phổ biến, hoặc thay đổi danh sách các loại gạch đầu dòng mặc định.

Ví dụ: Nếu bạn đang làm một cuốn sách, bạn có thể nhận được một danh sách những hướng dẫn về style từ nhà xuất bản. Hoặc nếu bạn đang làm báo cáo công ty hàng tuần, cần phải tạo một bản hướng dẫn định dạng stye để mọi bản báo cáo đều đồng nhất với nhau, dù ai làm đi chăng nữa. Thêm vào đó, bạn có thể linh hoạt thay đổi style bất cứ lúc nào, vì thế nếu cơ quan thích bản báo cáo của họ như thế này, hay sếp của bạn thích style kia, thì bạn sẽ không phải thay đổi một loại các định dạng mỗi khi bạn mở một văn bản mới.

Để áp dụng một style, hãy đảm bảo bạn đang ở tab Home, chọn một vùng văn bản trong tài liệu mà bạn muốn thay đổi, sau đó nhấp vào Style trong thanh công cụ. Ví dụ: nếu bạn muốn tạo một tiêu đề ở giữa một đoạn văn bản, bạn sẽ chọn phần mà bạn muốn đặt làm tiêu đề, sau đó nhấp vào Style> Tiêu đề 1. Chỉ đơn giản như vậy thôi.

Tạo một style riêng cho bạn cũng khá dễ dàng. Điều này rất hữu ích khi bạn soạn văn bản một cách đồng nhất, như một bản tin hay một cuốn sách và muốn có một bộ quy tắc cụ thể để dễ dàng áp dụng cho toàn bộ tài liệu. Ví dụ: Có thể bạn muốn thay đổi kích thước phông chữ của tùy chọn tiêu đề mặc định hoặc thay đổi cách tạo danh sách.

Dưới đây là cách thực hiện:

  1. Từ tab Home, nhấp vào ô Styles.
  2. Nhấp vào New Style hoặc chọn Style bạn muốn chỉnh sửa.
  3. Sẽ có một cửa sổ nhỏ xuất hiện giúp chúng ta có thể chỉnh sửa một vài tham số ở đây, bao gồm loại chữ, cơ sở và định dạng. Nhấp vào tùy chọn mà bạn muốn thay đổi.

Nếu bạn đang bối rối về việc mỗi thuật ngữ có ý nghĩa gì, đừng lo lắng, vì chúng khá dễ hiểu thôi. Các Style cho 1 đoạn văn quyết định việc giao diện của đoạn text trong đoạn đó sẽ như thế nào. Khi bạn áp dụng style này, nó sẽ thay đổi toàn bộ đoạn văn. Style ký tự quyết định việc ký tự đó trông như thế nào, vì vậy bạn có thể làm một chữ nổi bật hẳn. Style bảng thay đổi giao diện của bảng, giống như dòng đều tiên hay đường lưới trong bảng hoạt động như thế nào. Cuối cùng, style list thay đổi giao diện của một list, như list đầu mục hay sơ đồ số.

Cách thêm mục lục vào trang đầu của một văn bản

Nếu bạn đang làm việc với một văn bản dài, một bảng mục lục sẽ giúp bạn kiểm soát dễ dàng hơn. May mắn là, việc tạo ra một mục lục trong Word rất đơn giản và nó sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn chỉnh sửa văn bản.

Trình tạo bảng mục lục tự động của Word sẽ theo dõi từng tiêu đề bạn thêm vào văn bản và dựa vào đó để tạo mục lục. Nếu bạn có ý định tạo mục lục, hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt Heading Style cho mỗi tiêu đề.

  1. Nhấp vào một chỗ trống nơi bạn muốn chèn bảng mục lục.
  2. Nhấp vào tab References.
  3. Nhấp vào Table of Contents và sau đó chọn giao diện mà bạn muốn sử dụng.

Khi đó, Word sẽ tự động cập nhật mục lục bất cứ khi nào bạn thêm hoặc sửa tiêu đề.

Làm thế nào để so sánh và hợp nhất hai bản tài liệu

Nếu bạn có hai phiên bản của một tài liệu, liệu rằng có ai đó chỉnh sửa bản copy của họ, hay là bản sao lưu lỗi thậm chí là do bạn đang cố gắng tìm ra sự khác nhau giữa hai phiên bản của một loại tài liệu, bạn cần sử dụng chức năng so sánh và kết hợp.

Nếu bạn chỉ muốn xem những gì thay đổi tồn tại trong hai bản tài liệu, bạn có thể so sánh chúng. Dưới đây là cách so sánh hai tài liệu:

  1. Mở một trong hai tài liệu bạn muốn so sánh.
  2. Nhấp vào Tools > Changes > So sánh Tài liệu.
  3. Chọn tài liệu gốc của bạn và các file tài liệu đã sửa đổi.
  4. Nhập tên vào phần "Label changes with" sau đó bạn có thể thấy được khác biệt giữa hai bản tài liệu. Bằng cách này, Word sẽ thêm một chú thích để nói cho bạn biết mỗi thay đổi đó đến từ đâu.

Cách kết hợp một tài liệu cũng làm tương tự, nhưng kết quả cuối cùng là một tài liệu đơn kết hợp nội dung của cả hai bản tài liệu với nhau từ đó những gì giống nhau sẽ bị ghi đè lên:

  1. Mở một trong hai tài liệu bạn muốn kết hợp.
  2. Nhấp vào Tools> Merge Documents.
  3. Chọn tài liệu gốc của bạn và các file tài liệu đã sửa đổi.

Khi tài liệu được hợp nhất, những gì khác nhau giữa hai bản tài liệu sẽ được đánh dấu. Từ đó, bạn có thể tìm hiểu và chọn ra những gì bạn muốn giữ trong bản cuối cùng.

Đọc thêm: Các Phím Tắt Hiệu Quả Cho Microsoft Office Trên Macos

Làm thế nào để định dạng đúng tài liệu với tab stops và Indents (căn lề)

Nếu bạn là người định dạng tài liệu bằng cách nhấn phím cách hoặc tab hàng loạt, đã đến lúc để học cách làm đúng nhất: Sử dụng căn lề và tab stops. Đoạn video chỉ ra cách các tab và thụtcăn lề hoạt động như thế nào, do đó rất dễ hiểu, nhưng chúng ta cần tổng kết lại hai thuật ngữ đó thật sự có nghĩa là gì.

  • Tab stops: Một tab stop là vị trí con trỏ dừng lại sau khi nhấn phím tab. Trong Word, đây là cách dễ dàng để căn lề văn bản. Khi bạn nhấp vào thước đo trong Word, một Tab Stops xuất hiện dưới dạng một mũi tên cong nhỏ. Khi bạn nhấn phím tab, con trỏ và văn bản sẽ nhảy tới mũi tên đó. Nếu bạn thêm nhiều tab stops, bạn có thể định dạng văn bản bằng cách chỉ cần chạm vào phím tab một vài lần để đến đúng chỗ và dóng hàng một cách hoàn hảo.
  • Indents (căn lề): Căn lề quyết định khoảng cách của đoạn văn từ lề trái hoặc phải. Trên thước đo, bạn sẽ thấy hai hình tam giác dùng để điều chỉnh việc căn lề. Bạn có thể nhấp vào tam giác và di chuyển nó để thay đổi việc căn lề. Hình tam giác phía trên điều chỉnh căn lề dòng đầu tiên của đoạn văn. Hình tam giác phía dưới điều chỉnh căn lề cho các dòng tiếp theo (còn gọi là căn lề treo) trong đoạn văn. Bạn cũng có thể nhấp vào hình vuông bên dưới để di chuyển cả hai cùng một lúc.

Học được cách làm thế nào để sử dụng căn lùi và tab stops có thể giúp việc tạo ra một bản tài liệu như một sơ yếu lý lịch hoặc tờ giấy học tập dễ dàng hơn rất nhiều.

Làm thế nào để thêm trích dẫn và tài liệu tham khảo

Các giấy tờ liên quan đến học tập rất khó viết, nhưng Word có thể khiến việc tạo các thư mục và trích dẫn siêu đơn giản. Khi bạn đã tạo một tài liệu mới và viết nó, bạn có thể thêm một trích dẫn chỉ với vài cú nhấp chuột.

  1. Nhấp vào tab Reference
  2. Nhấp vào mũi tên xuống, bên cạnh Style thư mục và chọn kiểu style bạn đang sử dụng cho tài liệu đó.
  3. Nhấp vào cuối câu hoặc cụm từ nơi bạn muốn thêm trích dẫn.
  4. Nhấp vào Insert Citation (Chèn Trích dẫn). Trong hộp Create New Source, nhập vào tất cả những thông tin bạn cần.

Khi bạn nhập một trích dẫn một lần, bạn có thể thêm các trích dẫn từ cùng một văn bản bằng cách chọn một câu, sau đó nhấp vào hộp Citations và chọn tài liệu tham khảo bạn muốn chèn vào. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút Bibliography và chọn Bibliography hoặc Works Cited để tự động tạo trang tham chiếu cho bài viết của bạn.

Các tính năng mới tốt nhất trong Word 2016

Word 2016 là một bộ xử lý văn bản - không có nghĩa là nó là một bước đột phá, một cuộc cách mạng so với các phiên bản trước. Tuy nhiên, Word 2016 có một vài cải tiến đáng chú ý Saga muốn chia sẻ với các bạn:

  • Bạn có thể tìm kiếm trên thanh công cụ ribbon: Trong Windows, phía trên thanh công cụ ribbon, bạn sẽ thấy hộp “Tell me what you want to do” (Nói với tôi bạn muốn làm gì). Ở đây, bạn có thể gõ bất kỳ câu hỏi nào và Word sẽ cho bạn biết làm thế nào để làm điều đó. Ví dụ: bạn có thể hỏi làm thế nào để chèn một bức ảnh, làm sao để định dạng văn bản như mình mong muốn hay đơn giản là cách tạo một loạt các danh sách. Về cơ bản nó là một phiên bản nhàm chán của phần mềm Clippy trong thế kỷ 21. Vì bất kỳ lý do nào đi nữa thì công cụ này cũng không xuất hiện trong phiên bản Word cho Mac. 
  • Bạn có thể xem các cộng tác viên chỉnh sửa theo thời gian thực như trong Google Tài liệu: Bạn chắc hẳn đã từng làm việc nhóm trên các văn bản Word lâu rồi đúng không, nhưng Word 2016 có một tính năng thú vị đó là ta có thể thêm mục chỉnh sửa trực tiếp, nhờ đó bạn sẽ thấy ngay các ghi chú và cập nhật của người khác.
  • Tra cứu thông minh giúp cho việc nghiên cứu trở nên dễ dàng hơn: Word bây giờ được kết nối với web nhiều hơn trước đây. Trong Word 2016, bạn có thể nhấp chuột phải vào một từ, sau đó chọn "Smart Lookup" từ thanh menu để tra cứu định nghĩa của từ, bài báo có liên quan trên Wikipedia và top kết quả tìm kiếm từ Bing.

Ngoại trừ những cải tiến nhỏ này ra, nếu bạn đã đang sử dụng các phiên bản Word cũ, Bạn sẽ quen với Word 2016 nhanh thôi.

Làm việc nhanh hơn bằng Word với các phím tắt này

Microsoft có đầy đủ các danh sách các phím tắt ở Word cho Windows và Mac nên nhớ, nhưng hãy tìm hiểu qua một số phím tắt phổ biến bạn hay sử dụng, và vài phím tắt điển hình sau đây:

  • CTRL+N/CTRL+O/CTRL+S: Tạo mới, mở và Lưu văn bản
  • CTRL+X/CTRL+C/CTRL+V: Cut, Copy, Paste
  • CTRL+B/CTRL+I: In đậm, Nghiêng
  • CTRL+A: Bôi đen tất cả
  • CTRL+Z: Undo
  • CTRL+K: Chèn link
  • CTRL+P: In văn bản
  • CTRL+H: Mở Tìm kiếm và thay thế
  • Shift+F3: Tùy chỉnh chữ in hoa
  • CTRL+SHIFT+C: Sao chép định dạng của đoạn văn bản mà bạn muốn áp dụng sang đoạn văn khác
  • CTRL+Shift+V
  • CTRL+Shift+N: Áp dụng Normal style với đoạn văn đã chọn

Hơn thế nữa, Word còn hỗ trợ các phím tắt chỉnh sửa văn bản như:

Shift + CTRL + Mũi tên lên/xuống để chọn toàn bộ đoạn văn. Những điều này có thể giúp điều hướng và làm nổi bật văn bản dễ dàng hơn nhiều và chúng tôi có một danh sách tất cả chúng ở đây. Nếu bạn sử dụng Word rất nhiều, hãy biết các phím tắt này, chúng sẽ làm cho cuộc sống của bạn tốt hơn.

Word mới nhìn lướt qua trông có vẻ giống với một chương trình chỉnh sửa văn bản lâu đời và nhàm chán, nhưng như bạn thấy đó, nó phức tạp hơn nhiều so với cái người ta kỳ vọng. Để thành thạo Word có thể mất một thời gian dài, nhưng khi bạn có trong tay những kiến thức cơ bản của Word, việc trở thành cao thủ Microsoft Word chỉ là chuyện sớm muộn mà thôi.

 Đọc thêm: Làm Thế Nào Để Định Dạng Và Quản Lý Danh Sách Trong Microsoft Word

Nguồn : THEO SAGA.VN
Hương Nguyễn