Ban Hành Văn Bản Trong Doanh Nghiệp Sao Cho Hiệu Quả?

Unknown
10/05/2015 - 22:00 5510     0

Quá trình ban hành quy định, công văn hay văn bản giấy tờ trong mỗi một doanh nghiệp tưởng chừng là công việc dễ dàng đối với đội ngũ quản lý. Tuy nhiên thực tế, tại phần lớn các doanh nghiệp trong nước, bao gồm cả những tập đoàn kinh tế lớn, công việc này lại đang được triển khai với hiệu quả không cao, gây khó khăn cho quá trình truyền tải và thực hiện từ đó ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 

Xuất phát từ góc độ nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp cần nắm được những yếu tố sau để định hình và vượt qua những thách thức từ việc ra văn bản, đảm bảo bộ máy có thể vận hành một cách trơn tru.

Văn bản có nhưng không rõ ràng

Cùng với sự xuất hiện và ngày càng phổ biến của các phương thức giao dịch mới như thông qua email, mạng nhắn tin nội bộ… thông tin trao đổi trong mỗi một cơ quan, tổ chức diễn ra với tốc độ ngày càng nhanh chóng. Để quản lý tốt, mỗi một thông điệp truyền tải – dù ở bất kỳ hình thức nào, cần phải rất rõ ràng.

Theo thói quen, doanh nghiệp có thể dán lên bảng tin của mình những thông báo rất chung chung như "Đề nghị nhân viên công ty đến làm việc đúng giờ”, “Ngày …, đề nghị Phòng Kinh doanh nộp báo cáo đúng hạn” v.v… Chưa tính tới trường hợp văn bản bị hiểu sai hoặc hiểu thiếu, những thông tin không rõ ràng chắc chắn sẽ có những tác động tiêu cực tới dòng chảy thông tin. Ví dụ, cùng là những yêu cầu trên nhưng doanh nghiệp có thể sử dụng những thông báo cụ thể hơn như “Giờ làm việc của Công ty ABC bắt đầu vào lúc 8:00 sáng các ngày làm việc trong tuần”; “Yêu cầu nhân viên nộp báo cáo về hòm thư …@... trước 4:00 chiều thứ Hai”.

Mô tả những hành vi cần thay đổi

Trong hầu hết các doanh nghiệp, nhất là các công ty sản xuất, danh mục nội quy những việc không nên làm giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực (Ví dụ, nội quy sử dụng trang thiết bị văn phòng), đảm bảo an toàn khi sản xuất (Nội quy sản xuất)… Ngoài những văn bản, quy định “cứng” này, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ thường xuyên phải ra những văn bản “mềm” để kịp thời điều chỉnh những hành vi cần thay đổi.

Giám đốc công ty X phát hiện tình trạng một số nhân viên nam “tình nguyện” trực đêm để… chơi điện tử. Một thông báo trực diện có thể sẽ khiến một vài nhân viên có năng lực rời bỏ công ty. Giải pháp hiệu quả nhất là ra thông báo mô tả hành vi cần thay đổi (Không đề cập tới cá nhân) kèm theo các tiêu chí và lý lẽ khách quan để đối tượng có thể hiểu rõ lý do vì sao hành vi cần thay đổi.

Ghi nhận thông tin phản hồi của nhân viên

Ghi nhận phản ánh, thông tin phản hồi của nhân viên ngay trong văn bản ban hành không phải là thói quen của đa phần các doanh nghiệp trong nước. Thông thường, văn bản chỉ mang tính áp đặt một chiều, truyền đạt nội dung chỉ đạo của lãnh đạo công ty đến nhân viên cấp dưới. Tuy nhiên, việc thể hiện nội dung phản ánh, giải thích của nhân viên ngay trong văn bản lại rất quan trọng. Trong một biên bản phạt vi phạm nội quy làm việc, bản thân những giải thích của nhân viên về sai phạm của mình có giá trị rất lớn về mặt pháp lý trong trường hợp vụ việc không còn nằm trong tầm giải quyết của nội bộ công ty. Ví dụ, có thể bị coi là “ngây ngô” nhưng thực tế là rất cần thiết nếu văn bản thể hiện cụ thể những giải thích của nhân viên như “Tôi không biết là nội quy cấm sử dụng tất cả các loại đồ uống có cồn tại nơi làm việc”, “Tôi không biết công ty đã có thông báo thay đổi giờ làm vào ngày …”.

Đưa vào văn bản phản ánh, giải thích của nhân viên còn tạo cơ chế trao đổi hai chiều và nhân viên sẽ có được cảm giác họ được đối xử một cách công bằng. Ngoài ra, lắng nghe và công khai phản hồi của nhân viên thông qua văn bản, lãnh đạo doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nhân sự của mình; phát hiện những khiếm khuyết trong hệ thống nội quy, quy định để kịp thời điều chỉnh.

Nguồn : Saga Tổng hợp & Biên tập
Unknown