Bản Chất Công Việc Quản Lý (Management) Là Quản Lý Thay Đổi (Change Management)

Linh Chi
17/01/2018 - 07:00 1493     0

Chúng ta đang ở thời điểm đỉnh cao của quản lý thay đổi. Không thiếu các bài viết, sách báo và những cuộc tọa đàm về chủ đề này. Nhưng đa phần chỉ ra rằng quản lý thay đổi là một lĩnh vực riêng, là một điều gì đó khác biệt với công việc quản lý chung. Điều này gây tò mò khi bạn nghĩ về nó, nhưng sự thực, tất cả công việc quản lý đều là quản lý sự thay đổi.

Nếu doanh số bán hàng cần phải tăng lên, đó là quản lý thay đổi. Nếu cần thực hiện một thương vụ sáp nhập, đó cũng là quản lý thay đổi. Nếu một chính sách nhân sự mới cần được thực hiện, đó là quản lý thay đổi. Nếu sự đi xuống của thị trường đòi hỏi một mô hình kinh doanh mới, đó là quản lý thay đổi. Cắt giảm chi phí? Cải thiện năng suất? Phát triển sản phẩm mới? Tất cả đều là quản lý thay đổi.

Công việc của quản lý luôn bao gồm việc xác định những thay đổi cần được thực hiện và nhìn thấy những thay đổi đó diễn ra. Ngay cả khi mục đích chung là sự ổn định, nhưng thông thường vẫn có những mục tiêu phải thay đổi như: giảm sự biến động, cắt giảm chi phí, giảm thời gian hoặc giảm doanh thu. Một khi mọi công việc trong công ty được xác định liên quan đến những thay đổi phải thực hiện (cả thay đổi lớn và nhỏ) thì việc liên tục cải tiến có thể trở thành thói quen. Mỗi sự đổi mới đều mang lại những bài học cho hoạt động hiện tại. Tổ chức trở thành một cỗ máy chuyển động không ngừng. Sự thay đổi không phải là biến cố bất ngờ; đó là một phần của cuộc sống hàng ngày.

Ngày nay, phong trào quản lý thay đổi xuất hiện để đáp ứng những khó khăn mà các công ty gặp phải trong việc cải tiến liên tục và nhanh chóng. Những nỗ lực để vượt qua điều này đã dẫn đến hai khoảng thời gian chính sẽ xảy ra trong một tổ chức: khoảng thời gian ổn định và khoảng thời gian cần đến quản lý thay đổi. Khi ngày càng có nhiều người tham gia vào vai trò quản lý thay đổi, thay vì cố gắng thực hiện các cải tiến, họ khuyến khích việc xử lý những thay đổi như là những điều đặc biệt. Các nhà quản lý bắt đầu xem sự thay đổi như một sự kiện khác thường cần phải được giải quyết bằng cách sử dụng các kỹ năng quản lý thay đổi và các kỹ năng đặc biệt khác. Và rồi mọi người dần trở nên thích nghi với sự thay đổi đó.

Những gì cần phải thay đổi đó là suy nghĩ, cách nhìn nhận. Các nhà lãnh đạo nên xem xét sự thay đổi không phải là sự gián đoạn thường xuyên mà là bản chất của công việc quản lý. Việc thiết lập các mục tiêu chiến lược, các quy trình để đạt được chúng rồi thực hiện và học hỏi từ đó - những bước này là đặc trưng cho chu kì hàng ngày diễn ra liên tục của một tổ chức ở mọi cấp độ. Nhiều công ty cần phải mô tả công việc của mình về những gì họ sẽ thực hiện trong tháng sau, quý sau hoặc năm sau.

Làm thế nào để tạo ra một công ty như vậy? Câu trả lời đơn giản chỉ là hãy bỏ qua những thời gian chỉ dành để tạo một kế hoạch toàn diện và làm cho công ty thay đổi có định hướng hơn. Thay vào đó, tập trung vào một số mục tiêu quan trọng mà chưa hoàn thành được. Chúng ta cần có những đội ngũ tạo ra một số mục tiêu phụ mà mình sẽ nhắm đến để đạt được trong một vài tháng. Họ sẽ được yêu cầu thử nghiệm các bước cải tiến mà tạo ra sự khác biệt và học hỏi từ quá trình này. Việc duy trì một khung thời gian ngắn cho những thử nghiệm này cho phép chúng ta thử nghiệm nhanh chóng của nhiều đổi mới. Tất nhiên, đây là những bước để đạt được các mục tiêu chiến lược chủ yếu, nhưng cũng cần tập trung vào việc thực hiện những thay đổi cụ thể - với sự thành công là đi cùng một loạt các mục tiêu đầy tham vọng hơn nữa.

Chẳng hạn, chủ tịch hãng bảo hiểm xây dựng North American của XL Catlin, Gary Kaplan, đã bắt đầu sự nghiệp của ông bằng cách xây dựng một số mục tiêu chiến lược chính. Sau đó, ông đưa ra một loạt các "dự án tìm kiếm kết quả" ngắn hạn, mỗi nhóm tập trung vào việc đạt được một số khía cạnh của những mục tiêu chiến lược. Các dự án được xây dựng nhằm mục đích để mọi người thử nghiệm với sự đổi mới. Khi họ thử nghiệm các ý tưởng và học hỏi từ chúng, họ đã kết hợp những cách thức mới để làm việc trong cơ cấu tổ chức.

Mỗi năm họ tiến hành khoảng 50 dự án tìm kiếm kết quả như vậy. Trong số những dự án thực hiện gần đây, một doanh nghiệp mới đã giành được 8 triệu USD ở một khu vực cụ thể và một doanh nghiệp khác tập trung vào việc giảm chi phí bằng cách thiết kế lại quy trình để bàn giao thêm các nhiệm vụ chính cho nhân viên cấp dưới và ít tốn kém hơn. Chiến lược tập trung vào dự án của Kaplan cho phép công ty thu được doanh thu phí bảo hiểm 1 tỷ USD trong vòng 5 năm sau khi bộ phận này ra đời, và sau đó là 1 tỷ USD trong 18 tháng tiếp theo.

Một phần quan trọng của sự tiến triển này là giữ cho các nhà quản lý có trách nhiệm liên tục cải tiến. Như Kaplan đã từng nói, để làm được điều này, họ phải nâng cao năng suất của mình để dẫn đến sự thay đổi liên tục trong khi nhân viên của họ phải nâng cao năng suất để thực hiện việc thay đổi. Chúng ta có thể sử dụng chuyên gia để hỗ trợ nhưng thực tế việc quản lý thay đổi này vẫn phải nằm trong tay của các nhà quản lý. Bởi vì, như Kaplan đã nêu rất rõ rằng quản lý thay đổi là quản lý mà quản lý cũng là quản lý thay đổi.

Đọc thêm: 10 Nguyên Tắc Chỉ Dẫn Cho Quản Trị Thay Đổi Thành Công

 

Nguồn : Theo SAGA.VN
Linh Chi