"Để tận hưởng kỳ nghỉ một cách trọn vẹn, bạn cần phải lên kế hoạch và chuẩn bị trước rất nhiều việc," Michael Kerr, một phát ngôn viên kinh doanh quốc tế, tác giả của cuốn sách "You can’t be serious! Putting Humor to work" (Tạm dịch: Đừng quá nghiêm túc! Hãy hài hước trong công việc) cho rằng "Lên kế hoạch trước sẽ giúp bạn tận hưởng kỳ nghỉ của mình một cách thoải mái nhất."
Dưới đây là chín điều bạn nên làm để chuẩn bị cho kỳ nghỉ của mình:
1. Xây dựng lịch trình hợp lý.
Nhiều người phàn nàn rằng họ rất căng thẳng khi cố hoàn thành xong xuôi công việc trước khi đi nghỉ. Tuy nhiên, họ vẫn không tránh khỏi bị quá tải vì phải bắt kịp với công việc khi trở về. "Trong thực tế, đây là lý do tại sao một số nhân viên muốn tránh các kỳ nghỉ," Kerr nói. "Khi còn là quản lý, tôi thường đi nghỉ muộn hơn một ngày so với ngày mà tôi thông báo, và trở lại làm việc sớm hơn một ngày so với lịch. Cách làm này đã cho tôi thêm một ngày thoải mái vào trước và sau kỳ nghỉ."
Nếu bạn không thể làm điều này thì ít nhất cũng nên sắp xếp lịch một cách cẩn thận. Đừng xếp công việc quan trọng vào ngày trước khi đi nghỉ hoặc ngày đầu tiên sau kỳ nghỉ. Hãy lên kế hoạch một cách hợp lý để bạn có thể về sớm vài giờ vào ngày hôm trước ngày nghỉ, chứ không phải cố làm muộn như nhiều người, vì việc này sẽ làm bạn căng thẳng hơn rất nhiều.
2. Tạo một email trả lời tự động và đặt hộp thư thoại.
Khi trở về, bạn sẽ không muốn nghe đến 10 tin nhắn thư thoại đầy giận dữ từ cùng một người thắc mắc tại sao bạn không trả lời cuộc gọi của họ. Bạn cũng không muốn khách hàng tìm bạn tới tận bãi biển vì những câu hỏi và yêu cầu khẩn cấp. Để tránh điều này, hãy tạo một hộp thư thoại và email trả lời tự động nói rõ bạn sẽ vắng mặt trong bao lâu và họ có thể liên hệ với ai.
3. Thông báo cho các đối tác và khách hàng ưu tiên một hoặc hai tuần trước khi đi.
Hãy cho họ biết bạn sẽ vắng mặt, và hỏi liệu họ có cần gì trước khi bạn đi hay không. "Đây là một lý do tuyệt vời để tiếp cận họ. Nó thể hiện rằng, bạn biết nghĩ cho đối tác và khách hàng của mình. Hơn nữa, họ có thể nhờ bạn giúp đỡ từ trước khi bạn rời đi, và bạn sẽ yên tâm tận hưởng kỳ nghỉ của mình hơn," Kerr nói.
4. Xếp thứ tự ưu tiên cho công việc từ sớm, và nhớ rằng bạn sẽ không bao giờ hoàn thành tất cả mọi việc.
Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho những gì bạn muốn hoàn thành trước khi đi, và những gì có thể tiếp tục sau khi bạn quay trở lại. Thậm chí, có thể có một số việc bạn "có thể làm trong khi đi nghỉ, ví dụ như đọc tài liệu chẳng hạn.
5. Xác định trước lịch trình.
Hãy xác định trước công việc của một tháng sau khi kỳ nghỉ để bạn có thể dự đoán những gì khách hàng hay đồng nghiệp cần, vì họ có thể phải tìm đến bạn ngay cả khi bạn đang đi nghỉ. Việc làm này một lần nữa sẽ giúp bạn yên tâm hơn.
6. Quyết định và truyền đạt "quy tắc làm việc" của bạn khi bạn đang vắng mặt.
Hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau trước khi bạn rời đi, và thông báo câu trả lời cho đồng nghiệp và gia đình bạn biết:
- Có thể liên lạc với tôi qua email không?
- Tôi có kiểm tra tin nhắn thoại không?
- Những gì cả nhóm có thể tự xử lý?
- Những gì tôi cần được thông báo?
Tóm lại, bạn cần xác định xem mình muốn tách biệt với công việc khi đang trong kỳ nghỉ đến mức độ nào. Hãy suy nghĩ về những gì phù hợp nhất với bạn. Bạn có muốn mình không bị quấy rầy không? Hay bạn cảm thấy tốt hơn nếu có thể dành ra 30 phút làm việc hai ngày một lần trong kỳ nghỉ của mình?" Đây là những câu hỏi bạn cần trả lời trước khi đi.
7. Lập một danh sách kiểm tra.
Theo Kerr, bạn nên lập vài danh sách trước kỳ nghỉ. Ví dụ như ‘Danh sách kế hoạch đi nghỉ’ hay “Danh sách những điều quan trọng cần làm trước khi khởi hành’, và cuối cùng, “Danh sách những điều cần làm vào ngày đầu tiên trở lại làm việc”. Việc lập danh sách cuối cùng này là sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc giảm thiểu căng thẳng khi kết thúc kỳ nghỉ và trở lại với công việc.
8. Thông báo trước cho đồng nghiệp về kế hoạch đi nghỉ của bạn.
Hãy gửi một ghi chú để nhắc nhở họ trước một tuần. Bằng cách này, nếu cần bất kỳ điều gì từ bạn, họ có trách nhiệm phải liên lạc với bạn trước khi bạn rời đi. Và một lần nữa, bạn sẽ tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp, chu đáo và tận tình.
9. Trao quyền và tin tưởng thành viên trong nhóm của bạn.
Nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo, kỳ nghỉ là khoảng thời gian hoàn hảo để “buông tay” và tin tưởng nhóm của mình, hoặc những người cốt cán, và trao cho họ nhiều trách nhiệm hơn. Kerr nói, "Khi quen dần với điều này, thì những kỳ nghỉ tiếp theo của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn."