9 Cách Để Quản Lý Google Drive Chuyên Nghiệp Hơn

Hoàng Phan
05/09/2017 - 08:15 20966     0

Google Drive là một công cụ tuyệt vời giúp nâng cao hiệu suất làm việc và hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác một cách vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, nếu phải sử dụng công cụ này thường xuyên với một lượng dữ liệu lớn, hẳn bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý và sắp xếp những dữ liệu này. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn có thể sử dụng và quản lý dữ liệu trên Google Drive tốt hơn.

Google Drive là một công cụ tuyệt vời giúp nâng cao hiệu suất làm việc và hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác một cách vô cùng hiệu quả. Tuy nhiên, nếu phải sử dụng công cụ này thường xuyên với một lượng dữ liệu lớn, hẳn bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý và sắp xếp những dữ liệu này. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn có thể sử dụng và quản lý dữ liệu trên Google Drive tốt hơn.

1. Cài đặt cơ bản và thêm tệp trong Google Drive

Giống với các thư mục trên máy tính, Google Drive cho phép sắp xếp các tập tin trong các thư mục để thuận tiện quản lý. Tuy nhiên, các tập tin lưu trữ trên Google Drive lại đến từ ba nguồn khác nhau và chúng được liệt kê ngay trên thanh công cụ bên trái gồm: My Drive, Shared with me và Google Photos.

Nếu bạn đang tìm kiếm một tập tin thì có thể nó sẽ nằm ở bất kỳ nơi đâu trong ba nguồn trên, và điều đó làm cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn. Giải pháp là bạn có thể thêm bất kỳ tập tin hoặc thư mục nào vào drive của mình bằng cách kích chuột phải lên tập tin hoặc thư mục muốn chuyển về drive của bạn, rồi chọn Add to My Drive.

Thao tác này sẽ thêm một shortcut từ file hoặc thư mục đó đến Drive của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy chúng nhanh chóng ngay trong mục My Drive mà không cần phải tìm kiếm khắp nơi.

2. Sắp xếp theo các yếu tố khác nhau

Khi bấm nút Sort options (nút có biểu tượng mũi tên với chữ A và Z) bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để sắp xếp dữ liệu theo tên, hoặc sửa đổi lần cuối, hoặc sửa đổi / mở lần cuối bởi bạn bởi bạn. Đây là một công cụ khá đơn giản, nhưng nó thực sự rất hữu ích trong việc tìm kiếm

3. Chọn file nhanh hơn

Một thủ thuật nhỏ trên Google Drive bạn nên biết đó là giữ shift, đồng thời click chuột hoặc click chuột rồi kéo sẽ giúp bạn chọn được nhiều file cùng một lúc.

Trong khi một số phần mềm trực tuyến không hỗ trợ chức năng này, Google Drive lại cho phép bạn dễ dàng chọn và thực hiện nhiều thao tác trên nhiều tệp tin cùng một lúc thay vì phải mất công thực hiện thao tác trên từng tập tin một.

4.Sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao

Tìm kiếm một tập tin bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của màn hình chắc chắn là cách tốt nhất để thực hiện, nhưng nếu sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao thì hiệu quả tìm kiếm đạt được thậm chí còn tốt hơn.

Khi nhấn chuột vào thanh tìm kiếm, trong menu xổ xuống bạn sẽ thấy có nhiều loại tập tin khác nhau, giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Khi click vào một loại tập tin bất kỳ, ví dụ như text thì bạn chọn Text documents, ngay lập tức sẽ xuất hiện một danh sách tất cả các loại tập tin Text documents có trong Google Drive của bạn. Thực hiện tương tự khi bạn muốn tìm kiếm các file PDF, bảng tính excel, video, power point.

Ngoài việc tìm kiếm bằng các loại tập tin, bạn có thể bấm tùy chọn “More search tools” ở dưới cùng của menu tìm kiếm để có thêm nhiều tùy chọn tìm kiếm nâng cao khác, như tìm kiếm theo ngày sửa đổi, từ khóa chứa trong các tập tin, chủ sở hữu, chia sẻ với ai,..

Các tùy chọn này sẽ giúp tìm kiếm nhanh và chính xác tài liệu mình cần đang được lưu trữ trong kho Google Drive khổng lồ.

5.Sử dụng màu sắc và dấu ngôi sao để tạo danh mục

Bạn có thể sắp xếp các thư mục thành một hệ thống theo cấp bậc một cách sinh động bằng các màu sắc. Bạn hãy click chuột phải vào một thư mục, chọn Change color rồi chọn một màu sắc mới cho thư mục đó.

Thay vì chỉ một màu xám như ban đầu, bạn sẽ có một thư mục với nhiều màu sắc khác nhau giúp bạn dễ dàng tìm được tài liệu trong hàng đống dữ liệu trong Drive của bạn.

Ngoài ra, bạn còn có thẻ gắn sao cho thư mục đó bằng cách click chuột phải và chọn “Add Star”. Mọi tệp tin và thư mục mà bạn đã gắn sao sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu Starred bên trái.

Đây là công cụ tương tự như công cụ gắn sao cho email trong Gmail.

Sử dụng màu và sao để tạo các thư mục.

6.Xem trước tài liệu

Để chắc chắn bạn sẽ chọn đúng tài liệu mình cần, bạn có thể sử dụng nút xem trước (biểu tượng con mắt) ở góc trên bên phải.

Khi nhấp chuột vào một tập tin và nhấn nút Preview sẽ xuất hiện một cửa sổ nhỏ hiển thị các nội dung bên trong tập tin để bạn kiểm tra lại tập tin. Cách này sẽ nhanh hơn đáng kể so với việc bạn phải mở tập tin để xem đầy đủ trong một tab mới chỉ để xem vài nội dung quan trọng bên trong đó.

Ngoài ra, nếu chỉ cần xem một phần nhỏ tài liệu, bạn có thể sử dụng chế độ xem lưới để xem ảnh thu nhỏ của mỗi tài liệu trong Google Drive ( bằng cách bấm nút Grid view bên cạnh các nút Sort options trên thanh công cụ).

Mặc dù Grid view không có nhiều tiện ích như list view nhưng nhiều lúc nó vô cùng hữu dụng đối với bạn.

7. Kiểm tra lịch sử sửa đổi và chỉnh sửa

Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể biết ai đã mở hoặc sửa đổi tài liệu của mình, kể cả tài liệu đó không phải là tài liệu Google.

Để xem thông tin này, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Manage revisions… Để xem lịch sử chỉnh sửa một tài liệu Google, nhấp chuột phải và chọn View details, thao tác này sẽ mở ra bảng thông tin chi tiết ở phía bên phải của màn hình.

Thậm chí bạn có thể chọn Details để xem các thông tin chi tiết khác như: Ngày tập tin được tạo, ngày sửa đổi, kích thước, vị trí, chủ sở hữu và những người có quyền truy cập vào các tập tin.

8. Cho thêm tệp vào nhiều thư mục

Google Drive trước đây có tính năng gắn thẻ, cho phép bạn tìm các tập tin có liên quan kể cả chúng không được lưu trữ cùng thư mục với nhau. Tuy nhiên nó đã bị gỡ bỏ, và thay thế bằng một ứng dụng cho phép bạn thêm cùng một tập tin vào nhiều thư mục.

Để sử dụng dứng dụng này, kích chuột phải vào tập tin bất kỳ và chọn “Open with” sau đó chọn tiếp + Connect more apps. Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm “Multifolder” và thêm nó vào Google Drive của bạn. Bây giờ, chỉ cần kích chuột phải vào một tập tin hoặc thư mục, nhấn Open with > Multifolder và bạn sẽ có thể thêm nó vào nhiều thư mục khác nhau.

9. Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ Google Drive

Ngoài Multifolder, Google còn có nhiều add-ons và các ứng dụng khác hỗ trợ việc quản lý dữ liệu trên Google Drive mà bạn có thể lựa chọn tùy theo mục đích sử dụng của mình.  Ví dụ, File This là một ứng dụng tuyệt vời giúp bạn tự động hóa tổng hợp các hóa đơn, phiếu thanh toán, bản sao kê ngân hàng vào thư mục trên Drive của bạn.

Với một tài khoản miễn phí trên Filethis.com, bạn có thể kết nối với 6 tài khoản khác và được nâng cấp chúng trong 1 tuần.

Hay một ứng dụng khác cũng rất hữu dụng là Hidden Folder với chức năng cho phép bạn ngăn chặn các ứng dụng khác xem một tập tin cụ thể nào đó trong Drive của bạn. Dù Google Drive vốn đã khá bảo mật, nhưng ứng dụng này chắc chắn sẽ có ích trong trường hợp bạn mất điện thoại.

Và còn rất nhiều ứng dụng thú vị khác với Google Drive mà bạn có thể khám phá thêm.

 

Nguồn : Saga.vn
Hoàng Phan