1. Thiết Lập Mục Tiêu Rõ Ràng
Một cuộc họp phải có một mục đích cụ thể và rõ ràng. Trước khi bạn gửi lời mời lịch họp, hãy tự hỏi mình: Tôi muốn đạt được điều gì? Có phải bạn đang cảnh báo mọi người về việc thay đổi trong quản lý hoặc thay đổi trong chiến lược không? Có phải bạn đang tìm kiếm những ý kiến, giải pháp từ mọi người về một vấn đề mà công ty đang phải đối mặt không? Có phải bạn đang muốn đưa ra một quyết định về một vấn đề cụ thể nào đó không? Các cuộc họp thường trực với các mục đích mơ hồ, chẳng hạn như "cập nhật tình hình" sẽ hiếm khi được tận dụng tốt thời gian.
2. Xem Xét Thành Phần Tham Dự
Khi bạn kêu gọi một cuộc họp, hãy dành thời gian để suy nghĩ về những người thực sự cần có mặt. Nếu bạn muốn thông báo một sự đổi mới trong công ty, hãy mời những người có thể ảnh hưởng tới thông báo này. Nếu bạn đang cố gắng giải quyết một vấn đề, hãy mời những người có thể đưa ra nhiều ý tưởng cho một giải pháp tốt. Khi mọi người cảm thấy rằng những gì đang thảo luận không liên quan đến họ, hoặc họ thiếu kỹ năng chuyên môn để hỗ trợ, họ sẽ xem việc tham dự cuộc họp như một sự lãng phí thời gian.
3. Theo Sát Kế Hoạch Và Lịch Trình Cuộc Họp
Phân chia các khoảng thời gian hợp lý cho từng hạng mục của cuộc hop, cho mọi thứ bạn dự định trình bày trong cuộc họp. Khi bạn đang ở trong cuộc họp, hãy đưa mục tiêu và kế hoạch cuộc họp lên màn hình để mọi người cùng quan sát. Điều này giúp mọi người tập trung hơn.
4. Không Khoan Nhượng
Không có gì hủy hoại một cuộc họp nhanh hơn là một người nói chuyện nhiều hơn cả những chia sẻ có ích của anh ta. Nếu bạn thấy một người chỉ toàn nói chuyện riêng và ảnh hưởng tới mọi người, hãy gọi anh ta ra ngoài. Nói với anh ta rằng, "Tôi đánh giá cao sự đóng góp của bạn, nhưng bây giờ tôi cần đóng góp từ những người khác trước khi đưa ra quyết định." Hãy công khai về điều đó. Việc sớm thiết lập các quy tắc cơ bản sẽ tăng hiệu quả làm việc cho nhóm của bạn.
5. Bắt Đầu Đúng Giờ, Kết Thúc Đúng Giờ
Nếu bạn có trách nhiệm tổ chức các cuộc họp thường xuyên, bạn nổi tiếng là người bắt đầu và kết thúc nhanh chóng thì hầu hết mọi người sẽ cố gắng tham dự các cuộc họp của bạn. Đồng nghiệp sẽ đánh giá cao một cuộc họp khi bạn hiểu thời gian của mọi người đều là vàng bạc. Một lưu ý khác về thời gian: Đừng lên lịch bất kỳ cuộc họp nào kéo dài hơn một giờ đồng hồ. Nói chung sáu mươi phút là thời gian dài nhất mà mọi người có thể thực sự tham gia vào một cuộc họp.
6. Không Sử Dụng Sản Phẩm Công Nghệ
Thực tế là nếu mọi người được phép mang iPads hoặc BlackBerries vào phòng, họ sẽ không tập trung và đóng góp trong cuộc họp. Thay vào đó, họ sẽ gửi email, lướt web hoặc giải trí. “Làm ơn hãy hướng mắt lên màn hình”.
7. Follow Up
Điều này rất phổ biến khi mọi người bước ra khỏi cùng một cuộc họp nhưng lại có rất nhiều hướng suy nghĩ khác nhau về những gì vừa diễn ra. Để giảm nguy cơ này, hãy gửi mail một bản ghi nhớ nêu những gì nổi bật đã được thực hiện cho tất cả những người tham dự trong vòng 24 giờ sau cuộc họp. Hãy ghi lại các công việc được giao, các nhiệm vụ được uỷ thác và các deadline.
Các cuộc họp thực sự có thể có giá trị và hiệu quả. Bạn chỉ cần thực hiện các bước trên để cuộc họp được đi đúng hướng.