6 Mẹo Gỡ Rối Giúp Cải Thiện Dòng Tiền Mặt Của Bạn

Duyên Nguyễn
10/07/2015 - 22:00 5652     0

Tiền mặt là vua. Nó chảy vào doanh nghiệp của bạn từ các khách hàng hài lòng và rút ví trả hoá đơn, và nó chảy ra khi bạn trả tiền cho nhân viên, nhà cung cấp, và những người phục vụ doanh nghiệp của bạn. Và, nếu bạn hành động khôn ngoan, đôi khi dòng tiền đó sẽ chảy vào túi của bạn dưới dạng là một khoản lợi tức đầu tư.

Việc để mắt đến dòng lưu chuyển tiền tệ quan trọng như việc để ý đến vạch kim chỉ lượng xăng khi đang lái xe vậy. Trong thực tế, việc thiếu hụt tiền mặt là một lý do lý giải việc cứ bốn doanh nghiệp thì sẽ có một không thể sống sót sau năm đầu tiên, và hơn một nửa số doanh nghiệp không thể sống sót qua năm thứ 5.

Nếu công ty của bạn đang lâm vào tình trạng “hấp hối” về mặt tài chính và bạn không chắc nguyên do là vì đâu, chúng tôi xin đưa ra một vài lời khuyên gỡ rối để giúp bạn giữ cho dòng tiền ở trạng thái cân bằng.

1. Ghi chép sổ sách thật tốt

Bạn sẽ không thể xác định được tiền đã đi đâu nếu bạn không theo dõi nó. Điều quan trọng là bạn phải theo dõi các diễn biếnnhư sau:

  • Hóa đơn đã xuất cho khách hàng
  • Hóa đơn đã được khách hàng thanh toán
  • Hóa đơn gửi đến
  • Hóa đơn đã thanh toán
  • Thuế đã khấu trừ

Một phần mềm kế toán tốt có thể giúp bạn cập nhật các thông tin này hàng ngày. Một số giải pháp kế toán  - như phần mềm FreshBooks chẳng hạn - sẽ tự động chạy các quy trình liên đến xuất hóa đơn và đánh dấu những hóa đơn chưa trả và trả muộn, vì thế bạn có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền mặt của mình.

2. Luôn để mắt đến các khoản phải thu

Thời gian từ lúc bạn gửi hóa đơn đến ngày bạn nhận tiền càng dài thì khả năng số dư tài khoản của bạn ở ngưỡng âm càng cao.

Để tránh các vấn đề liên quan đến dòng tiền, khi gửi một bản đề xuất hoặc hợp đồng, hãy nêu rõ những điều kiện thanh toán của bạn. Tương tự như vậy, khi gửi một hóa đơn, phải đảm bảo rằng các điều khoản thanh toán được làm rõ trên hóa đơn.

Một nghiên cứu cho thấy nếu viết "21 ngày" thay vì "trong vòng 21 ngày" trong điều khoản thanh toán thì các hóa đơn sẽ được trả nhanh hơn. “Trong vòng 21 ngày" (hoặc tương tự) nghe thì có vẻ rất rõ ràng đối với mọi chủ doanh nghiệp, nhưng cách viết này lại có thể không rõ ràng đối với người tiêu dùng hoặc các khách hàng có ít hiểu biết về kinh doanh buôn bán.

Một nghiên cứu tương tự cũng cho thấy vấn đề về sự lịch sự. Một câu nói đơn giản "Xin vui lòng thanh toán hoá đơn của bạn trong vòng [...]" hay "Cảm ơn sự hợp tác của bạn" có thể làm tăng tốc độ các hoá đơn được thanh toán lên hơn 5 phần trăm.

3. Theo dõi các khoản nợ xấu

Nếu một khách hàng nợ quá hạn, bạn không cần đóng vai người xấu và ôm gậy bóng chày đến hỏi tội. Hãy thử gửi một emai  nhắc nhở thân thiện với nội dung chi tiết về việc thanh toán được làm rõ trong email. Dưới đây là một ví dụ:

Xin chào [tên khách hàng],

Tôi muốn đề cập tới hóa đơn cho [tên dự án] mà tôi đã gửi vào [ngày]. Tôi vẫn chưa nhận được thông tin gì về khỏan thanh toán này. Phiền anh/chị kiểm tra lại việc này giúp tôi? Dưới đây là thông chi tiết:

Số hóa đơn:

Ngày xuất hóa đơn:

Số tiền:

Nếu anh/chị có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào, hãy vui lòng gọi cho tôi. Tất nhiên, nếu anh/chị đã thanh toán, xin vui lòng bỏ qua thông báo này.

Một cách dễ dàng để kiểm soát các thông báo kiểu này là đặt lịch cho các công việc tiếp theo, gửi mail, gọi điện, tới khi bạn nhận được tiền.

Một số giải pháp phần mềm kế toán tự động nhắc nhở những khoản chậm thanh toán, vì vậy bạn có thể tránh được nhiều khoản thanh toán chậm cùng một lúc.

4. Lên lịch thanh toán hóa đơn của bạn

Hãy đặt lịch thanh toán hóa đơn của bạn vào ngày trước khi chúng đến hạn. Đây là điều mà các tổ chức chuyên nghiệp như các bên cung cấp dịch vụ thiết yếu (điện, nước, ga, v.v) và các đơn vị cung cấp thẻ tín dụng mong đợi. Đây là một chiến thuật làm chậm tốc độ dòng tiền chảy ra khỏi doanh nghiệp của bạn.

5. Hãy tạo các điều khoản có lợi hơn cho bạn

Các tổ chức lớn thắt chặt quy trình thu các khoản phải thu để tối đa hóa dòng tiền của mình. Có phải bất kỳ điều khoản thanh toán nào của họ cũng hợp lý với doanh nghiệp của bạn? Nếu bạn nghĩ rằng câu trả lời là có, hãy thử thực hiện các điều khoản trong một thời gian cố định và theo dõi kết quả. Nếu những thay đổi trong các điều khoản giúp bạn nhận được tiền của bạn sớm hơn, thì nên tiếp tục sử dụng chúng.

6. Lập dự báo dòng tiền

Hãy theo dõi sự chênh lệch giữa dự báo và dòng tiền thực tế. Nếu các dự báo của bạn chưa hoàn toàn trật lất (và điều này hoàn toàn có thể xảy ra - vì dự đoán dòng tiền là một công việc có tính chất nghệ thuật hơn là khoa học), sự chênh lệch có thể báo hiệu những vấn đề bạn cần đối phó. Một kế toán viên có thể giúp bạn lập Dự báo dòng tiền mặt. Từ đó bạn sẽ nhìn ra trong một năm khi nào thì dòng tiền thâm hụt, và thời điểm nào thì thặng dư. Điều này sẽ giúp bạn cân nhắc xem cần bao nhiêu tiền để kinh doanh trong những tháng tới.

Dự báo dòng tiền và sau đó so sánh với số liệu thực tế có thể giúp xác định các mảng cần phải chú trọng. Nếu bạn nhìn thấy một sự chênh lệch bất ngờ, bạn có thể kiểm tra kĩ càng hơn và xác định từ đâu mà chi tiêu vượt ra khỏi tầm kiểm soát. Ví dụ, hóa đơn tiền điện leo thang, đồng nghĩa với việc bạn cần xem lại hiệu quả sử dụng năng lượng của tòa nhà, hoặc tìm cách để tiết kiệm năng lượng.

Các doanh nghiệp non trẻ thường phải đối mặt với các vấn đề về dòng tiền trong những năm đầu tiên. Hãy chú ý tới những vấn đề này và ngay lập tức khắc phục sự cố sẽ giúp giữ cho dòng tiền chảy vào doanh nghiệp.

Bạn có mẹo gỡ rối tuyệt vời nào khác để giải quyết vấn đề dòng tiền nào không? Cho chúng tôi biết bằng cách comment dưới đây nhé.

Nguồn : Theo Saga.vn
Duyên Nguyễn