
Thói quen về bản chất không hề xấu, nhưng nó có thể làm giảm năng suất của bạn.
Lúc nào cũng vậy, trong thế giới bận rộn của chúng ta, 24 giờ dường như không bao giờ là đủ để chúng ta có thể hoàn thành mọi công việc của mình.
Đó là lý do tại sao đôi khi hầu hết chúng ta sẽ chọn những con đường tắt để tối đa hóa hiệu quả làm việc nhằm hoàn thành sớm mục tiêu công việc. Rốt cuộc, nếu tất cả chúng ta ai cũng có chung một mục tiêu là về đích, thì chẳng ai muốn chọn con đường gập ghềnh để đi cả. Không may thay, có những lúc ta sẽ phải chấp nhận những hệ thống và chiến lược mà không thực sự thúc đẩy chúng ta đi theo cách mà chúng ta mong muốn.
Dưới đây là sáu việc làm bạn vẫn nghĩ là hiệu quả, nhưng sự thực là chúng đang làm hại bạn nhiều hơn.
1. GHI NHỚ DANH SÁCH CÔNG VIỆC TRONG ĐẦU
Nếu bạn là người cho rằng viết ra một danh sách những việc cần làm là một việc làm tốn thời gian, thì chiến lược mà bạn đang sử dụng mới là chính là cái làm phí phạm thời gian của bạn. Theo David Allen, tác giả nổi tiếng của cuốn Getting Things Done, bạn cần phải viết hẳn những việc đó ra, hoặc, quan trọng hơn là hãy bỏ các nhiệm vụ ra khỏi đầu của bạn, đừng cố gắng nhớ hết.
Tại sao lại thế? Bởi vì "Não của bạn được thiết kế để tạo ra những lựa chọn mang tính trực giác chứ không phải để ghi nhớ và nhắc nhở.", ông giải thích trong một video phỏng vấn với tạp chí Fast Company năm 2008.
Khi bạn lưu giữ tất cả các thông tin này trong đầu, não của bạn sẽ không xác định được sự khác nhau giữa các ưu tiên và cuối cùng bạn sẽ bị phân tán hoặc quá phụ thuộc vào mọi thứ. Thay vào đó, Allen cho rằng viết ra là cách tốt nhất để giải quyết các công việc của bạn.
2. ĐẨY NHIỆM VỤ QUAN TRỌNG NHẤT LÊN ĐẦU DANH SÁCH CÔNG VIỆC CỦA BẠN
Hầu hết mọi người sẽ đặt việc quan trọng nhất lên vị trí hàng đầu trong danh sách công việc của họ, nhưng điều này thực sự sẽ khiến bạn không muốn thực hiện nhiệm vụ đó, đặc biệt khi bạn là kiểu người hay trì hoãn.
John Perry viết về trò chơi của kẻ hay trì hoãn trong bài luận văn nổi tiếng năm 1996 "Structured Procrastination", sau đó được mở rộng thành cuốn sách The Art of Procrastination - Nghệ thuật trì hoãn.
Vị giáo sư của Đại học Stanford đã giải thích cho lý do vì sao hầu hết chúng ta lại đặt ra những nhiệm vụ quan trọng. Điều này là do tất cả chúng ta đều là những người cầu toàn theo một cách nào đó. Chúng ta hay tưởng tượng rằng sản phẩm hoàn thiện của mình sẽ thành công tuyệt vời ra sao bởi vì chúng ta cho rằng mình có khả năng làm được và đạt được những tiêu chuẩn cao. Nhưng khi thanh tiêu chuẩn được đặt quá cao đến mức khiến chúng ta cứ luôn trì hoãn công việc, thì cuối cùng ta chẳng còn thời gian để hoàn thành chúng. Đừng đặt nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn lên trên đầu danh sách, nó sẽ làm sa sút hay thậm chí là đe dọa tinh thần làm việc của bạn.
Thay vào đó, Perry cho rằng bạn cần phải di chuyển nhiệm vụ quan trọng ấy xuống đáy danh sách để tâm trí bạn bị đánh lừa, bạn sẽ không còn thấy quá sợ công việc đó nữa. Về cơ bản là bạn đang khởi động với những công việc nhẹ nhàng hơn trước khi đối mặt với những nhiệm vụ rất quan trọng. Ông còn cho rằng: "Cái khôn ở đây là phải chọn đúng loại dự án cho công việc ở phần đầu danh sách. Các dự án lý tưởng thường có hai đặc điểm sau: Thứ nhất, có vẻ như chúng có thời hạn rõ ràng (nhưng thực ra là không). Thứ hai, chúng dường như rất quan trọng (nhưng thực sự cũng không hề).”
Nói cách khác, đừng đặt nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn lên trên để nó làm lu mờ và dọa dẫm tinh thần làm việc của bạn.
3. TIN TƯỞNG VÀO MỘT PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý tác vụ nếu bạn không thấy có vấn đề gì lớn với kết quả năng suất công việc của mình. Tuy nhiên, Allen cho biết, "Nếu bạn là một kẻ trì hoãn chính hiệu, hãy" thu thập" các phần mềm có thể gây tổn hại cho năng suất đầu ra của bạn.
Lý do rất đơn giản: Phần mềm ghi chú và lưu trữ cho phép bạn sưu tập các ghi chú dưới nhiều định dạng có thể là văn bản được định dạng, ghi chép viết tay, một bản ghi âm, hoặc thậm chí một bức ảnh bạn chụp. Theo Allen: "Tất cả những ghi chép này đều có thể được sắp xếp và lưu trữ để sử dụng sau này, và đó chính là mấu chốt vấn đề. Khi viết các công việc ra điều này đồng nghĩa với việc bạn xem nó như là các bước có thể hành động. Nhưng nếu chỉ thu thập thông tin không thôi thì tất cả những thứ đó sẽ quay ngược trở lại đầu bạn bởi bạn sẽ không biết phải làm gì tiếp theo với những thông tin mình đã thu thập.
Nếu bạn sử dụng một chương trình quản lý công việc, Allen khuyên bạn nên dọn dẹp mọi thứ đã thu thập từ 24 đến 48 giờ.
4. TRÌ HOÃN VIỆC ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Trong cuốn sách Getting Things Done, Allen nói rằng "Nếu bạn chỉ mất ít hơn hai phút để làm điều gì đó, thì hãy làm luôn đi." Việc trì hoãn các quyết định có thể khiến bạn dễ thở hơn vào thời điểm đó, nhưng cũng sẽ là cơ hội để những rắc rối nổ ra ngay sau đó.
Vivian Rosenthal, người sáng lập và là giám đốc điều hành của Snaps chia sẻ với tạp chí Fast Company rằng bà thường đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng. Đó chính là cách để bà ấy chinh phục được những thử thách lớn nhất. Trên thực tế, Rosenthal tin rằng bạn cần phải tin tưởng và trau dồi trực giác của mình đến mức bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng chỉ trong vòng 9 giây hoặc ngắn hơn.
Khi bạn trì hoãn một nhiệm vụ, nhiệm vụ đó sẽ dần mất đi ý nghĩa của mình và cuối cùng bạn sẽ phải tốn nhiều công sức để xem xét lại nhiệm vụ, tìm ra bản chất, các ưu tiên để gắn cho nó. Thay vì phải mất công như vậy, bạn cần có khả năng tích hợp thông tin nhanh chóng , ra quyết định, phân công công việc cho một hệ thống hoặc một người đảm nhiệm rồi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
5. NÓI "CÓ" VỚI MỌI THỨ
Bạn có thể nghĩ rằng nói "có" với tất cả mọi thứ sẽ biến bạn thành một đối tác dễ chịu để làm việc cùng, nhưng điều này cũng biến bạn thành một người làm việc không hiệu quả trong công việc. Sự thật là, tất cả chúng ta đều bận rộn với quá nhiều thứ rồi.
Những người luôn tập trung và giữ ánh nhìn của họ vào một điểm cố định sẽ dễ có được thành công nhất. Nếu bạn cứ ôm lấy từng điều nhỏ nhặt, bạn sẽ luôn chạy phía sau và chẳng bao giờ đạt được điều gì cả.
Cho dù nói "có" dễ dàng hơn nhiều so với việc nói "không", nhưng hãy ngưng nói “có”, bạn sẽ tập trung và đi đúng hướng. Có một chiến lược hay để có thể giúp bạn nói "không" dễ dàng. Theo một nghiên cứu đăng trên Tạp chí Nghiên cứu người tiêu dùng, các nhà nghiên cứu đã chia 120 sinh viên thành hai nhóm. Họ được yêu cầu trả lời KHÔNG với các yêu cầu bằng nhiều cách diễn đạt khác nhau. Một nhóm đã từ chối nhiệm vụ bằng cách nói rằng "Tôi không thể" trong khi một nhóm khác lại từ chối bằng cách nói "Tôi không làm".
Nghiên cứu cho thấy nhóm người nói "Tôi không làm" có thể từ chối các nhiệm vụ nhiều hơn so với nhóm người nói rằng "Tôi không thể". Việc lựa chọn từ ngữ liên quan rất nhiều đến cảm giác kiểm soát của bạn, thông tin được gửi đến não của bạn và ảnh hưởng đến hành vi của bạn trong thời gian sau đó. Nếu bạn nói, "Tôi không thể làm điều đó cho bạn", thì bạn đang nhắc nhở mình rằng bạn đang bị giới hạn và nói "không" là điều bạn buộc phải làm. Mặt khác, nếu bạn nói "Tôi không có thời gian để làm điều đó cho bạn", bạn nói với trí não rằng bạn có toàn quyền kiểm soát tình hình và lựa chọn không làm bởi vì bạn có quyền làm như vậy.
6. CHO RẰNG BẠN CÓ THỂ THỰC HIỆN ĐA TÁC VỤ
Không cần biết có bao nhiêu nghiên cứu đã chỉ ra rằng não bộ của chúng ta không thể làm nhiều việc cùng một lúc, thì chúng ta vẫn thực hiện đa nhiệm thường xuyên mỗi ngày. Điều này là do đa nhiệm mang lại cảm giác giả tạo về kết quả chúng ta làm được.
Tuy nhiên sự thật là, não của con người không được xây dựng để thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Các nhà nghiên cứu ở Đại học California, Los Angeles đã tìm thấy trong một nghiên cứu rằng não của bạn hoạt động kém đi khi bạn thực hiện đa nhiệm bởi vì khi ấy bạn đang sử dụng các phần khác nhau của não bộ, điều đó sẽ "ảnh hưởng xấu đến cách bạn thu thập và xử lý thông tin."
Thay vào đó, có một chiến lược khả thi hơn là thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự, hay còn gọi là "Chuyển đổi mục tiêu". Tức là chuyển đổi hoàn toàn một cách có chủ đích từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác thay vì làm mọi thứ cùng một lúc. Điều này sẽ cho phép bạn sử dụng bộ não với hiệu suất cao cho mỗi công việc, nhưng bạn chỉ có thể suy nghĩ về nhiệm vụ mà bạn đang thực hiện mà thôi.
Nếu năng suất không phải là cái bạn hướng đến, thì bạn không phải là người có động cơ, có đam mê cũng như có năng lực cao nhất để có thể hoàn thành công việc. Sử dụng thông minh quỹ thời gian trong công việc và bạn sẽ dễ dàng đạt đến cảnh giới cao nhất trong trò chơi năng suất của mình.