6 Công Cụ Họp Online Miễn Phí Tốt Nhất Để Hợp Tác Với Toàn Bộ Thành Viên Trong Nhóm

03/02/2020 - 07:00 2185     0

Trong thời đại kĩ thuật số ngày nay, việc giao tiếp của con người đang ngày trở nên dễ dàng hơn nhờ các công cụ hỗ trợ trực tiếp. Dù cho bạn có đang cách xa những đồng nghiệp hàng trăm cây số hay nửa vòng trái đất, sự hiện đại hóa của công nghệ đã đưa chúng ta đến gần nhau hơn. SAGA.vn sẽ đem tới cho các bạn những công cụ đã đặt ra những nền tảng vững chắc trong việc khiến các cuộc họp trực tuyến trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Internet đã giúp các cá nhân có thể  hợp tác với nhau dễ dàng hơn bao giờ hết. Chỉ với một vài cú click chuột, bạn có thể nhìn thấy một người cách mình nửa vòng trái đất và làm việc với họ về bất cứ điều gì mà bạn muốn.

Rất nhiều các công cụ cộng tác trực tuyến thường rất tốn kém, hoặc có mục đích sử dụng chỉ dành cho một lĩnh vực cụ thể như thiết kế về mặt hình ảnh. Tuy nhiên, bạn không phải trả bất cứ khoản phí nào cho sáu các công cụ hỗ trợ cộng tác tuyệt vời sau đây Chúng là nnững dịch vụ đáp ứng tất cả các nhu cầu của các nhóm của bạn.

1. Google Docs / Drive

Google Docs đã trở thành công cụ tối ưu để các cá nhân cùng nhau tạo ra các tài liệu tuyệt vời, nhưng công cụ này cũng hoạt động một cách tuyệt vời cho các mục đích không liên quan đến việc biên soạn tài liệu. Với Google Docs, nhóm của bạn có thể làm việc cùng một lúc trên bảng tính, bản trình bày, biểu mẫu và hơn thế nữa. Sử dụng các bình luận, bạn có thể để lại một ghi chú trên sản phẩm người khác để yêu cầu thay đổi hoặc để lại cho chính bạn một ghi chú cho lần sau. 

Một phần của Google Docs là Google Drive, công cụ cho phép nhóm của bạn thiết lập hệ thống lưu trữ tệp của riêng mình. Với 15 GB dung lượng trống, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi giữ mọi thứ ở một vị trí trung tâm duy nhất. Đây là một hệ thống tốt hơn nhiều so với gửi email tài liệu qua lại hoặc cố gắng sử dụng ổ đĩa flash. Nếu bộ tính năng mặc định mà Drive cung cấp không đủ cho bạn, một loạt ứng dụng khác có thể cung cấp giải pháp để bù trừ như các ứng dụng chú thích giúp tăng hiệu quả trong cộng tác.

Với Google Docs, nhu cầu lưu trữ và tạo tài liệu của nhóm của bạn sẽ được bảo đảm.

2. OneNote

Evernote là một tên tuổi lớn trong ngành kinh doanh về hoạt động ghi chú, nhưng sau khi công ty này tăng giá dịch vụ và gặp nhiều vấn đề về quyền riêng tư, OneNote đã có cơ hội của riêng mình. Hoàn toàn miễn phí trên mọi nền tảng, OneNote cung cấp cho nhóm của bạn một nơi để tạo sổ ghi chép và điền chúng với các bản vẽ, bảng, liên kết và bất kỳ nội dung nào khác bạn có thể nghĩ tới. Tạo một sổ ghi chép có thểchia sẻ được trở nên dễ dàng và  mọi người có thể thêm các phần và các trang của riêng họ. 

Những khả năng ứng dụng này tạo ra là rất nhiều: Với OneNote, bạn có thể tạo wiki nhóm,  giám sát liên tục việc quản lý dự án và theo dõi các ghi chú và ý tưởng bất cứ khi nào chúng phát sinh. Nếu bạn thích, bạn thậm chí có thể sử dụng OneNote như một bảng trắng ảo, cho phép mọi người vẽ và gõ văn bản cùng nhau.

Với OneNote, nhu cầu ghi chú, quản lý ý tưởng và các hoạt động brainstorm của nhóm được  đáp ứng đầy đủ.

3. Appear.in

Rất có thể, nhóm của bạn sẽ không thể ở cùng một nơi trong mọi lúc. Đối với những thời điểm bạn cần thảo luận các vấn đề qua một cuộc gọi video, không có nhiều công cụ có thể hỗ trợ cho bạn dễ dàng như Appear.in. Là một trong những ứng dụng cuộc gọi hội nghị yêu thích của chúng tôi, công cụ này cho phép bạn tạo một phòng họp dành cho tối đa tám người trong trình duyệt của mình.

Công cụ này không yêu cầu người dùng phải  tải xuống hay tạo một tài khoản, cũng không yêu cầu plugins(tiện ích bổ sung),. Chỉ cần tạo  một phòng họp của riêng bạn và mọi người có thể kết nối qua âm thanh, video và nhắn tin bằng văn bản. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình của mình, biến nó thành một công cụ hoàn hảo để gặp gỡ khi mọi người không ở cùng nhau.

Với Appear.in, nhóm của bạn có thể kết nối với nhau bất cứ lúc nào, bất kể các thành viên đang ở đâu.

4. Trello

Trello là một trong những công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất, vì vậy tôi sẽ không cần phải giới thiệu về nó tại đây. Hệ thống dựa trên thẻ và bảng của nó thật  hoàn hảo để ghi các danh sách việc cần làm, mục tiêu và bất kỳ loại nhiệm vụ nào khác mà nhóm của bạn muốn hoàn thành. Chúng tôi đã viết tất cả những gì bạn cần biết về việc sử dụng Trello, nhưng đừng quên nó có những công dụng tuyệt vời khác ngoài quản lý dự án như quản lý quỹ của nhóm bạn.

Với Trello, nhóm của bạn có thể dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ, mục tiêu và bất cứ vấn đề quan trọng nào khác.

5. Zenkit

Mặc dù Trello là một tên tuổi lớn trong lĩnh vực quản lý dự án, Zenkit cung cấp một giải pháp thay thế  tuyệt vời cho Trello, một giải pháp đáng để cân nhắc nếu bạn cần quản lý nhiều dữ liệu hơn dung lượng Trello cung cấp. Zenkit cung cấp một giao diện đơn giản để bắt đầu, nhưng bạn có thể nhanh chóng thay đổi nó thành nhiều thiết lập khác nhau dựa trên nhu cầu của bạn. Nó cung cấp quyền sử dụng cá nhân miễn phí, cung cấp 1 GB không gian đính kèm, 2.000 mục trên mỗi bộ sưu tập và cộng tác với tối đa năm người khác.

Cho dù bạn muốn xem dữ liệu của mình trong một danh sách đơn giản, hoạt động ở định dạng Kanban hoặc thậm chí sử dụng bố cục Bản đồ tư duy tuyệt vời, Zenkit sẽ cung cấp cho bạn điều này. Nó có tính năng sắp xếp và kiểm soát thẻ tốt hơn nhiều so với Trello, , nó có một cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh đằng sau hậu trường mà bạn có thể quản lý. Nếu bạn đang sử dụng Trello, bạn có thể chuyển dữ liệu đóvào Zenkit chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Với Zenkit, nhóm của bạn có được một nơi để tạo, lưu trữ, tổ chức và sắp xếp dữ liệu.

6. Slack

Slack là một công cụ giao tiếp nhóm tất-cả-trong-một, cung cấp một nơi cho những cuộc nói chuyện thân thiện, các cuộc thảo luận quan trọng, chia sẻ tệp, v.v. Bằng cách phân chia các chủ đề giao tiếp trong kênh, các thành viên trong nhóm của bạn có thể tham gia để lấy những thông tin họ cần và bỏ qua những chủ đề mà họ không quan tâm. Bạn có thể nhắn tin trực tiếp cho bất kỳ thành viên trong nhóm hoặc tạo các nhóm riêng tư cho các cuộc trò chuyện bên lề. Slack cho phép bạn chia sẻ bất kỳ tệp nào và có tất cả các chức năng tích hợp hữu ích để tự động hóa quy trình làm việc của bạn.

Sử dụng Slack giúp liên lạc tốt hơn nhiều so với gửi email qua lại hoặc sử dụng trò chuyện nhóm trong WhatsApp. Cả hai đều khó theo dõi và khómở rộng quy mô tốt với nhiều thành viên hơn. Với các cuộc hội thoại theo chuỗi, @mentions cho các nhóm khác nhau, khả năng thực hiện cuộc gọi từ trong ứng dụng và tìm kiếm mạnh mẽ, Slack là ứng dụng liên lạc mà các nhóm hiện đại cần. 

Ứng dụng này không giới hạn số lượng thành viên  nhưng giới hạn bạn với 10 tích hợp và 10.000 tin nhắn gần nhất, điều này đủ tốt vớicác nhóm nhỏ.

Với Slack, nhóm của bạn có một trung tâm dành cho mọi hình thức giao tiếp. 

Bổ sung: Công cụ trả phí với gói miễn phí

đây là một vài dịch vụ tuy không tạo ra sáu nhân tố thiết yếu, nhưng đáng để xem qua nếu nhóm của bạn cần hợp tác .

GoToMeeting là một công cụ mạnh hơn Appear.in và cung cấp một gói miễn phí, cho phép cuộc họp của bạn có tối đa ba người . Bạn không thể sử dụng ứng dụng GoToMeeting trên máy tính để bàn, vì dịch vụ miễn phí này chỉ hỗ trợ cuộc họp trong Chrome. Gói miễn phí cũng không cho phép bạn sử dụng bất kỳ công cụ vẽ nào trong các cuộc họp, mặc dù bạn có thể chia sẻ màn hình. Nhìn chung, Appear.in là một lựa chọn đơn giản hơn, nhưng GoToMeeting có lẽ chuyên nghiệp hơn một chút trong vấn đề gặp gỡ khách hàng.

Nếu OneNote không hoàn toàn là một bảng trắng, thì Realtime Board rất đáng để xem xét. Gói miễn phí cho phép tối đa ba người cộng tác, với ba bảng cho mỗi tài khoản. Cho dù bạn muốn tự do động não, tạo ra một quy trình làm việc hoặc bảng linh hoạt, hoặc phác thảo bản vẽ, bạn đều có thể làm ở đây.

Làm thế nào để nhóm của bạn có thể hợp tác với nhau một cách miễn phí?

Với sáu công cụ này, bất kỳ nhóm nhỏ nào cũng có thể quản lý dữ liệu của họ, làm việc cùng nhau để tạo tài liệu và duy trì sự liên lạc liên tục. Mặc dù các công cụ miễn phí không phù hợp với các tính năng của phần mềm doanh nghiệp, nhưng các ứng dụng này chắc chắn sẽ đủ cho các nhóm chỉ có một vài người. Bất kể bạn làm việc như thế nào, nhu cầu của bạn sẽ được  đáp ứng.

Để, hãy thử biến Gmail thành một công cụ cộng tác hoặc hãy xem thêm các công cụ quản lý dự án miễn phí khác.

Nguồn : THEO SAGA.VN