5 Việc Cần Làm Khi Dự Án Gặp Sai Lầm

Anh Tuấn
24/07/2016 - 11:00 1281     0

Bất cứ ai làm đủ lâu trong lĩnh vực quản lý dự án hẳn đều đã có lúc phải đối mặt với những dự án gặp phải trục trặc hay sự cố lớn. Dù có lập kế hoạch vô cùng kĩ lưỡng, chúng ta vẫn không thể dự đoán được mọi tình huống có thể xảy ra cũng như biết trước mọi rủi ro tiềm ẩn. Về mặt bản chất, việc thực hiện các dự án luôn rủi ro hơn nhiều so với những hoạt động kinh doanh khác. Do vậy, sẽ là rất hữu ích nếu các nhà quản lý dự án biết được một số cách để giải quyết vấn đề khi dự án gặp phải sai lầm.

1.Thể hiện ý chí lãnh đạo

Ý chí lãnh đạo là một chủ đề nghe khá “sến” và cũng rất khó giải thích. Khi một dự án gặp phải vấn đề, tất cả các thành viên lẫn nhà quản lý dự án sẽ cảm thấy lo sợ và căng thẳng. Các thành viên làm dự án thường bị cuốn theo các sự việc trước mắt và không thể nhìn được bức tranh tổng thể. Các giám đốc trong công ty hay những nhà tài trợ cũng sẽ lo lắng về những nghĩa vụ trong hợp đồng và các vấn đề có thể xảy ra với khách hàng.

Chính những lúc thế này, việc thể hiện ý chí lãnh đạo sẽ đảm bảo rằng những bất an trên không lan rộng thành một cuộc khủng hoảng. Trách nhiệm của một nhà quản lý dự án là “chèo lái” dự án theo một hướng đi rõ ràng và ngăn chặn bất cứ hành vi “đổ lỗi” nào có thể dẫn đến xung đột. Những lúc thế này, hãy tập trung vào việc giải quyết rắc rối, việc tìm hiểu lí do tại sao nó xảy ra có thể để sau.

2. Tránh cám dỗ của việc bơm thêm nguồn lực

Một phản ứng hết sức bình thường khi dự án gặp phải vấn đề là bơm thêm nguồn lực. Nếu dự án đang gặp vấn đề ở đây là một dự án có tầm nhìn lớn và không phải ai trong ban lãnh đạo cũng có chuyên môn để giải quyết, họ sẽ có cảm giác phải đóng góp bằng một cách nào đó. Và thường thì thứ mà họ nắm trong tay chính là các nguồn lực (tiền bạc, sức người, v.v). Tuy nhiên, chúng ta cần phải hết sức cảnh giác với điều này, bởi trong bếp càng có nhiều đầu bếp không có nghĩa món ăn sẽ càng ngon. Nêu đang quản lý một dự án mà mình không có nghiệp vụ chuyên môn, bạn nên có một người tư vấn và dẫn dắt cho cả nhóm hay cả chính bạn.

Hãy luôn cân nhắc đến việc những nguồn lực mới được đưa vào một dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian để phát huy hiệu quả. Nếu vấn đề là do thời gian, việc bạn càng bơm thêm nguồn lực chỉ khiến cho tiến độ càng bị chậm trễ hơn. Đồng thời, bạn cũng cần lưu ý đến những hoạt động trao đổi thông tin bổ sung cần thiết để tích hợp các nguồn lực mới vào một dự án.

3. Nhìn thẳng vào vấn đề

Khi mọi thứ bắt đầu đổ bể, mọi người thường có xu hướng nói giảm nói tránh để hạn chế gây ra sự hoảng loạn. Nhưng tôi lại nghĩ rằng, thực ra sẽ dễ dàng hơn khi thẳng thắn nói những gì đang xảy ra với dự án. Những “bất ngờ muộn màng” sẽ ảnh hưởng đến tính minh bạch của một dự án hơn bất cứ điều gì. Mặc dù nếu bạn thẳng thắn thừa nhận vấn đề, những người liên quan đến dự án có thể thấy tức giận với bạn, nhưng về lâu về dài, họ sẽ tôn trọng bạn hơn.

Tương tự như vậy, bạn cần phải rõ ràng trong các vấn đề giao tiếp nội bộ. Nếu bạn muốn một số nguồn lực của mình làm việc nhiều hơn, bạn phải làm rõ được việc này cần thiết đến mức nào. Nếu bạn không làm vậy, chắc chắn bạn sẽ không đạt được mục tiêu cuối cùng. Việc làm rõ ý mình không có nghĩa là bạn phải quát nạt nhân viên. Bạn sẽ cần những nhân viên của mình trong giai đoạn sau của một dự án hay những dự án sau này, thế nên, đừng bao giờ làm gì khiến cho các mối quan hệ đổ vỡ.

4. Thực hiện công tác đánh giá

Sau khi vượt qua một dự án “khó nhằn”, mọi người đều mong ước được thoát khỏi nó đến mức họ không quay lại đánh giá và xem xét mình đã học được những bài học gì. Đây là một trong những điều tệ nhất mà bạn có thể làm. Nếu không đánh giá lại, bạn sẽ không đảm bảo được rằng những lỗi lầm ấy sẽ không xảy ra một lần nữa trong tương lai. Vậy nên, hãy chờ một khoảng thời gian hợp lí sau khi kết thúc dự án để tiến hành công tác đánh giá. Khi mà mọi thứ còn đang “nóng hổi”, mọi người sẽ dễ dàng có thái độ bảo thủ, thế nên việc đánh giá dự án một cách vội vã sẽ không có kết quả tốt.

Khi tiến hành đánh giá, hãy tổ chức nó sao cho tất cả mọi người đều có cơ hội thẳng thắn thừa nhận những việc đáng ra họ có thể làm được tốt hơn. Là một nhà quản lý dự án, bạn nên làm gương và là người đi đầu trong việc này. Nếu mọi người cũng ủng hộ bạn, thì đó là một điều tuyệt vời. Nhưng bạn nên nhớ rằng mục đích của việc đánh giá này không phải để hạ thấp người khác, mà là để chắc chắn những lỗi lầm tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai.

5. Tiến hành follow up sau dự án

Bạn không thể kì vọng rằng chỉ cần lưu những đánh giá vào một tài liệu là dự án tiếp theo sẽ tự “rút kinh nghiệm”. Hãy sử dụng thông tin từ bản đánh giá đó để kiến nghị những kế hoạch đào tạo cũng như thay đổi trong quy trình làm việc của doanh nghiệp. Bạn cũng nên trình bản đánh giá đó lên ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Sau một khoảng thời gian nhất định, bạn cần theo dõi tiến độ của các kiến nghị được đưa ra sau dự án. Hãy nhớ rằng: để có được sự cải tiến trong công việc, chúng ta luôn cần sự kiên trì và những nỗ lực vượt bậc. Một trong những phương pháp hiệu quả để follow up và rút ra bài học sau mỗi dự án là AAR (After Action Review) AAR - Phương Pháp Quản Trị Tri Thức Bỏ Túi.

 

Nguồn : Theo Saga.vn
Anh Tuấn