5 Sơ Đồ Giúp Bạn Xử Lí Các Vấn Đề Và Phát Triển Các Ý Tưởng

07/03/2020 - 07:00 1975     0

Bạn có thường dùng sơ đồ để phát triển ý tưởng và kế hoạch không? Nếu không thì có lẽ bạn nên thử! Sử dụng sơ đồ giúp bạn nắm được ý tưởng của mình rõ ràng hơn bởi mọi thứ bạn nghĩ đã bắt đầu cụ thể hóa thành hình vẽ.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn 5 mô hình và phương pháp lập sơ đồ hữu hiệu trong việc lập kế hoạch và ra quyết định mà bạn có thể không biết và các mẹo cũng như công cụ giúp bạn sử dụng hiệu quả nhất

Mô hình Hiệu suất Cá nhân

(Personal Performance Model - PPM)

Mô hình Hiệu suất Cá nhân (do Mikael Krogerus và Roman Tschäppeler phát triển, tác giả của cuốn Quyết định: Tư duy chiến lược với 50 mô hình) giúp bạn lựa chọn liệu có nên thay đổi công việc bằng cách theo dõi các chỉ số đo sự hài lòng của bạn (hoặc không hài lòng).

Cách thức hoạt động

Bạn có thể dùng một cuốn sổ nhỏ và vẽ ra mô hình trên các trang và xem xét sự thay đổi của chúng trên từng trang. Ngoài ra, bạn có thể tạo một biểu đồ dây thể hiện sự thay đổi mức độ hài lòng (hoặc không) của mình theo thời gian

Mỗi tối, trong vòng ba tuần, hãy tự hỏi ba câu hỏi sau và đưa câu trả lời của bạn vào mô hình theo thang điểm từ một (không đúng) đến mười ('hoàn toàn đúng').
  • Phải làm. Tôi cần đáp ứng cho các nhiệm vụ hiện tại ở mức độ nào?
  • Khả năng. Các công việc của tôi phù hợp với khả năng của tôi hay không?
  • Muốn. Nhiệm vụ hiện tại của tôi ứng với những gì tôi thực sự muốn?

(Nguồn: "The Decision Book: 50 Models for Strategic Thinking")

Từ mô hình trên, bạn sẽ thấy câu trả lời của bạn trông giống như một " cánh buồm". Nếu câu trả lời của bạn thay đổi đáng kể, thì “cánh buồm” đang thay đổi, và ít nhất nó cho thấy bạn rất linh hoạt trong công việc của mình. Những ngày tệ hại có lã hiếm khi xuất hiện trong cuộc sống của bạn

Nếu câu trả lời của bạn gần như là ngày nào cũng như nhau  (“buồm” không thay đổi), hãy tự hỏi rằng liệu bản thân bạn có hài lòng với trạng thái đó. Bạn có nhận được những gì bạn muốn từ công việc của bạn không? Bạn mong muốn điều gì khác, và bạn có đủ dũng cảm hành động để đạt được điều đó không?

Bạn có thể cần dùng đến mô hình này khi xem xét một lời mời làm việc trong trường hợp bạn đang tìm kiếm một sự nghiệp mới. Mặc dù có nhiều ứng dụng khác có thể giúp bạn đưa ra quyết định, nhưng một mô hình đơn giản như PPM mà vẫn đưa ra được kết quả tương tự thì có thể là một công cụ mạnh mẽ hơn cả.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower (do cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower phát triển) giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên và làm việc hiệu quả hơn. Đây cũng là một mô hình tốt để mọi người quyết định những gì có tự làm, ủy thác cho người khác, bỏ qua, tìm kiếm sự trợ giúp, hoặc tự động hóa.

Cách thức hoạt động

Mỗi nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn cần phải được phân công theo thứ bậc như sau: 1) Quan trọng và Khẩn cấp, 2) Quan trọng nhưng không khẩn cấp, 3) Không quan trọng và không khẩn cấp, 4) Không quan trọng, nhưng khẩn cấp. Sau đó, chỉ cần làm theo mô hình như đã nêu ở trên để quyết định làm gì khi nào.

Bạn có thể tự động hóa ma trận Eisenhower với mẫu Google Sheet của Sidekick.

Sau khi mở, vào File> Make a Copy. Khi bạn điền vào danh sách, các mục việc cần làm sẽ được tự động sắp xếp trên trang bảng tính có nhãn "My Prioritised To -Do List".

Rõ ràng bạn phải làm các mục Q1 đầu tiên, nhưng chìa khóa để sống một cuộc sống tuyệt vời (hoặc lên kế hoạch một sự kiện lớn) là thực hiện các mục ở Q2. Chúng khiến ta tốt hơn và giúp ta “thang cấp” lối sống

Nếu bạn luôn muốn học chơi guitar, bạn cần đặt nó vào Q2, và quy tắc cho Q2 là bạn cần phải lên lịch. Nếu điều đó quan trọng, thì điều đó cần thời gian của bạn, cho dù đó là ngày mai hay vài tháng trong tương lai. Chỉ vì bạn không cần phải học guitar ngay tức khắc, không có nghĩa là bạn vẫn tiếp tục hoãn nó lại mãi mãi.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt (được tạo ra bởi Karol Adamiecki và Henry Gantt) giúp bạn quản lý các giai đoạn của các dự án phức tạp bằng cách hiển thị trực quan các nhiệm vụ cần được hoàn thành theo thang thời gian theo chiều ngang.

Đây là một video với những mẹo thực hành được lấy từ trang web projectmanager.com:

Cách thức hoạt động

Để bắt đầu biểu đồ Gantt của bạn một cách đơn giản, hãy thử một công cụ như Smartsheet. Đặt các nhiệm vụ lớn của bạn và chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Nhập ngày mà mỗi công việc sẽ được bắt đầu và kết thúc, hoặc sử dụng chuột để nhấp và kéo vào các điểm cuối của các nhiệm vụ phụ.

Giả sử rằng bạn đang lên kế hoạch cho một đám cưới.

Một nhiệm vụ lớn có thể là “Sắp xếp đồ trang trí". Điều đó có thể được chia thành nhiệm vụ phụ như chọn hoa, mua bao ghế, và hoa để bàn. "Xây dựng danh sách khách mời" có thể là một nhiệm vụ lớn bao gồm lên danh sách người tham dự, tổ chức chỗ ngồi và phân phát thiệp mời. Các nhiệm vụ này có thể được thực hiện bởi những người khác nhau. Do đó bạn có thể vẽ tất cả các nhiệm vụ trên biểu đồ Gantt của bạn để đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào kế hoạch trên biết mình phải làm gì và  thực hiện đúng thời gian.

Biểu đồ mối quan hệ (Affinity Diagrams)

Biểu đồ này giúp bạn suy nghĩ bằng cách xây dựng các mối liên kết giữa các khái niệm khác nhau. Đó là một hình thức tuyệt vời dành cho cả nhóm

Không giống cách thức truyền thống cùng tư duy trong một nhóm, có người sẽ luôn bật ra ý tưởng nhưng có người chỉ ngồi nghĩ mà thôi, biểu đồ này yêu cầu tất cả mọi người động não và viết ra được ý tưởng của mình.

Cách thức hoạt động

Bạn bắt đầu hình thành sơ đồ bằng cách thu thập ý kiến trên những mảnh ghi chú hay gợi ý. Đưa mọi người một đống giấy notes và một cây bút, và họ có thể viết ý tưởng xuống cùng một lúc. Cung cấp cho họ một số gợi ý như "những điều bạn yêu thích về thương hiệu của chúng ta" "những thứ mà nhóm của chúng ta có thể làm được" hoặc "các tính năng của sản phẩm đối thủ cạnh tranh". Hướng dẫn nhóm đưa ra ít nhất một ý cho mỗi lời gợi ý này, có thể nhiều hơn nếu họ muốn. Sử dụng màu khác cho mỗi gợi ý.

Sau vài phút với mỗi câu hỏi, hãy dán những notes này lên cho mọi người xem. Bây giờ, mọi người có thể cùng lúc xem qua các câu trả lời với nhau. Bạn sẽ thấy được những điểm giống nhau trong những câu trả lời này.. Hãy để nhóm của bạn phân loại  chúng thành những gì có liên quan tới nhau, và điều gì phù hợp với tinh thần của người viết.

Sau khi mọi người có vẻ hài lòng với các nhóm ý tưởng này, hãy đặt tên cho chúng . Bây giờ bạn có chủ đề lớn và các khái niệm chung cho dự án và hiện thị cho tất cả mọi người cùng hiểu những vấn đề quan trọng . Cuối cùng, hãy chụp ảnh lại.

Nếu ai đó trong nhóm có iPhone, bạn có thể sử dụng ứng dụng Post-It Plus để tóm gọn những notes trên , di chuyển chúng và chia sẻ với cả nhóm.

Sơ đồ tư duy

Sơ đồ tư duy giúp bạn nghiên cứu và xây dựng các ý tưởng sáng tạo bằng cách tổ chức các ý tưởng trực quan xung quanh một khái niệm. Nó giống như quá trình ngược của Biểu đồ mối quan hệ.

Cách thức hoạt động

Đầu tiên đặt tên của chủ đề chính của bạn ở giữa trang, và khoanh nó lại ( tương tư sơ đồ tư duy mèo ta thực hiện trong Coggle).

Khi bạn đang suy nghĩ (hoặc tạo điểm nhấn cho sơ đồ), hãy thêm các nhánh vào chủ đề đó và kết nối nó với những ý tưởng lớn góp phần vào nó. Chia những khái niệm này thành ý tưởng và ghi chú nhỏ hơn, v.v ... v.v ... Sử dụng màu sắc, hình khối và đường nối khác nhau nếu cần - hoặc vẽ minh họa nếu chúng giúp bạn nắm bắt ý tưởng tốt hơn.

Khi bạn đã hoàn tất, bạn sẽ có một trang kết nối các ý tưởng, chủ đề với nhau. Sau này khi bạn nhìn lại nó, việc học sẽ trở nên dễ dàng hơn vì các những ý tưởng này không đứng độc lập mà được kết nối chặt chẽ lại với nhau.

Nếu bạn đang tập tư duy với sơ đồ này, hãy cố gắng lấp đầy mỗi nhánh càng nhiều càng tốt. Mỗi khi bạn không biết phải suy nghĩ gì tiếp theo, hoặc bạn nên làm loại dự án nào, bạn có thể tìm đến bản đồ tư duy và tự hỏi: "Những phần nào mình có thể thêm vào những ý tưởng mới?"

Một trong những công cụ yêu thích của tôi để lập sơ đồ tư duy là Blumind, dành cho Windows. Nó nhẹ, có các phím tắt tuyệt vời và cho phép bạn ngay lập tức chuyển đổi sơ đồ tư duy của bạn thành nhiều định dạng khác nhau như sơ đồ tổ chức phân cấp, sơ đồ cây và sơ đồ logic. Có những công cụ lập bản đồ tư duy cho các nền tảng khác cũng được tích hợp ở đó.

Bạn sử dụng loại sơ đồ nào?

Có biết bao nhiêu các mô hình và sơ đồ hữu ích mà bạn có thể thực hiện để giải quyết các vấn đề hàng ngày.

Những loại biểu đồ nào bạn thấy mình sử dụng nhiều? Hãy cho chúng tôi biết nhé. Chúng tôi cũng rất muốn nghe về các loại sự cố phức tạp mà bạn phải giải quyết và cách bạn thực hiện - hoặc những thách thức có vẻ phức tạp đến mức khi bạn không biết bắt đầu từ đâu

Nguồn : Theo SAGA.VN