5 Quy Tắc Tổ Chức Một Buổi Họp Hiệu Quả

26/01/2015 - 23:23 5227     0

Những buổi họp là cơ hội tốt để tổ chức đánh giá và cải thiện cách thức hoạt động nhóm. Tuy vậy, chúng ta thường gặp vấn đề với các cuộc họp vì chúng thường tốn thời gian và không mấy hiệu quả. Vậy cần làm gì để cải thiện và tận dụng công cụ hữu ích này?

 

 

Các cuộc họp là nơi công việc nhóm thực sự được hoàn thành. Ví dụ, nếu đang phát triển một kế hoạch marketing mới, bạn có thể làm việc thông qua một hệ thống trao đổi email, một chuỗi các buổi họp cá nhân, hoặc một cuộc họp nhóm. Mỗi cách thức làm việc sẽ cho ra kết quả khác nhau nhưng cuộc họp nhóm sẽ đạt được hiệu quả cao nhất về cả tiêu chí thời gian và kết quả.

Dưới đây là năm quy tắc giúp bạn kiểm soát các cuộc họp của mình – với các quy tắc này, những buổi họp sẽ trở thành công cụ giúp nâng cao hiệu quả và tăng lợi thế cạnh tranh trong tổ chức.

Quy tắc số 1: Gặp gỡ thường xuyên hơn.

Các nhóm biết cách làm việc hiệu quả sẽ họp khi cần bàn bạc và đưa ra các quyết định quan trọng. Những người tham gia thường có những phần phản biện, bổ sung quyết liệt cho nhau và rất ít khi đạt được sự đồng thuận ngay trong buổi họp. Tuy nhiên, cuối cùng, tất cả mọi người đều thấy mình đã được tham gia đóng góp ý kiến. Thông qua việc gặp gỡ và trao đổi thường xuyên, những ý kiến đó sẽ được bổ sung và hoàn thiện hơn, góp phần làm thay đổi kế hoạch và giúp tổ chức đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Quy tắc số 2: Tùy vào chủ đề, tổ chức các mô hình họp khác nhau.

Trong cuốn sách Death by Meeting, tác giả Pat Lencioni đã bàn luận sâu về các mô hình cuộc họp. Ông cho rằng các chủ để khác nhau nên được tách ra thành những cuộc họp riêng biệt. Bạn không thể kết hợp công tác hành chính (những cuộc họp với đối tác quan trọng trong tuần) với công tác chiến thuật (cách thức giới thiệu sản phẩm mới) hay với công tác chiến lược (chi tiết cụ thể của kế hoạch). Lý do là não bộ của chúng ta không thể đáp ứng được việc liên tục chuyển hướng để tiếp nhận các dạng thông tin khác nhau chỉ trong một buổi họp.

Quy tắc số 3: Lập chương trình cuộc họp dựa vào nhu cầu của mỗi thành viên.

Pat Lencioni đã phát triển một cấu trúc cuộc họp mang tính chiến lược được tổ chức hàng tuần rất hiệu quả. Cấu trúc này không yêu cầu phải xây dựng trước chương trình cuộc họp. Những người tham gia sẽ xây dựng nó dựa trên những điều họ nhận thấy là thực sự quan trọng với mình và với doanh nghiệp. Nội dung cuộc họp sẽ không phụ thuộc vào những email đã được trao đổi từ trước, và cũng không cần được xây dựng trên các mục tiêu chiến lược hàng đầu của người lãnh đạo cuộc họp. Đó chính là điểm mấu chốt.

Sự thay đổi này có tác động rất lớn đến các cuộc họp, bởi vì khi đó, các thành viên sẽ chỉ thảo luận những điều quan trọng đối với họ. Để làm được điều này, các thành viên tham gia cần liệt kê những vấn đề họ thực sự quan tâm trên một bảng đánh giá và tập trung vào những vấn đề đó trong buổi họp.

Quy tắc số 4: Chỉ định người điều hành cuộc họp khéo léo. 

Một nguyên nhân thường gặp khiến cho các cuộc họp diễn ra không trơn chu là việc những người tham gia bị "lạc đề". Ở những nhóm làm việc hiệu quả (những nhóm có kỹ năng trong việc tin tưởng, giải quyết xung đột, cam kết, chịu trách nhiệm, và thu nhận kết quả), các thành viên luôn sẵn sàng, tự nguyện, và có đủ năng lực để chỉ ra khi có ai đó đi chệch hướng. Hơn nữa, không ai cảm thấy bị xúc phạm khi có một người đứng lên yêu cầu mọi người quay về đúng chủ đề của buổi họp.

Nếu nhóm của bạn thường không đi không đúng hướng khi thảo luận các vấn đề, hãy chỉ định một người điều hành cuộc họp – đó cần là người có khả năng sắp xếp lịch trình và khéo léo nhắc nhở mọi người để giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.

Quy tắc số 5: Dành thời gian tóm tắt và có biên bản chính thức về những quyết định và nhiệm vụ cuối buổi họp.

Trong các cuộc họp hiệu quả, cách kết thúc cũng quan trọng như cách mở đầu. Đừng để mọi người rời khỏi phòng họp mà trong lòng vẫn còn băn khoăn hay cảm thấy không thoải mái. Nếu người lãnh đạo cuộc họp không nắm rõ nhiệm vụ của một ai đó, hãy yêu cầu họ trình bày lại! Hãy nhớ, sự bất đồng quan điểm nếu không được thể hiện ra ngay trong buổi họp sẽ rất nguy hiểm, bởi nó kéo theo sự triển khai không đồng bộ sau đó, khi mà những ý kiến ​​"thực sự" được các thành viên trao đổi riêng với nhau. Việc tất cả mọi người có quan điểm thống nhất với những gì bạn nói và không nói bên ngoài cuộc họp là rất quan trọng. Hãy dành ra 5 đến 10 phút cuối giờ để tổng kết những gì đã đạt được trong buổi họp và lập một bản tóm tắt nhiệm vụ của từng người. Qua đó, tất cả mọi người có thể nắm được thông tin thống nhất tại cùng một thời điểm nhất định.

Lời kết

Hãy nhớ rằng: Những nhóm làm việc hiệu quả luôn yêu thích những buổi họp - nhưng để làm được như họ, bạn cần một quá trình lâu dài. Trước khi đạt được mục tiêu, đừng bỏ cuộc bạn nhé.