
Mặc dù có biết bao phần mềm kế toán trên thị trường, nhưng thật khó để tin rằng bất cứ ai đang vận hành một doanh nghiệp, bán sản phẩm và theo dõi tình hình tài chính có thể làm mà không gặp sai sót nào. Ngay cả sau khi điều hành một vài doanh nghiệp thành công, tôi vẫn thường gặp phải nhiều lỗi kế toán, bất chấp việc tôi đã có thêm kiến thức và thành thạo nhiều công cụ kết toán.
Hầu hết các sai lầm không phải là do thiếu sự tự động hóa; mà có thể do lỗi của con người, giao dịch gấp, chi phí bị lãng quên, bị mất biên lai và phần cứng bị lỗi. Nói cách khác, bất kì ai cũng có thể gây ra những sai lầm này, và điều đó là chuyện thường xuyên. Lần sau, nếu bạn đang cập nhật tài liệu kế toán và thấy các con số không đúng, có thể là do bạn đã mắc phải một trong những lỗi kế toán thường hay bị bỏ qua dưới đây.
Lỗi nhập dữ liệu
Có nhiều lí do cho việc các số liệu kế toán không chính xác khi đến hạn nộp thuế hoặc khi bạn đi sâu vào kiểm tra sổ sách tài chính của công ty. Khi điều đó xảy ra với tôi, hầu hết là do những lỗi vụn vặt. Ví dụ, một con số bị thiếu ở một cột nào đấy, chữ số bị đảo ngược hoặc một số không bị thiếu. Điều này rất dễ xảy ra sau một ngày dài làm việc hay có nhiều sự sao nhãng. Họ nói rằng "ma quỷ trong các chi tiết", vì thế tốt nhất bạn nên để việc này lại đến khi bạn cảm thấy tỉnh táo hơn hoặc không bị làm phiền.
Vấn đề với các lỗi thiếu sót do bất cẩn là chúng có thể dẫn đến một cái nhìn lệch lạc về tình hình của doanh nghiệp và mức độ của dòng chảy tiền tệ bạn có hoặc cần. Để giải quyết điều đó, tôi đã chuyển sang sử dụng ứng dụng cho phép tôi quét và sắp xếp các biên lai được dùng để báo cáo chi phí một cách chính xác.
Lỗi của sự bất cẩn
Đối với những chủ doanh nghiệp nhỏ cần giải quyết 20 nhiệm vụ khác nhau một ngày, sẽ rất khó để nhớ cái gì thì cần lưu trữ vào sổ sách cái gì thì không. Các loại chi phí thường không được báo cáo, biên lai thường bị bỏ đi và số lượng hàng tồn kho không phải lúc nào cũng được cập nhật. Tôi nổi tiếng là hay để mất biên lai khi chạy qua lại giữa các cuộc họp hay khi ở trên đường. Các vấn đề với lỗi thiếu sót bất cẩn là chúng có thể dẫn đến một cái nhìn lệch lạc về tình hình của doanh nghiệp và mức độ của dòng chảy tiền tệ bạn có hoặc cần.
Để giải quyết điều đó, tôi đã chuyển sang sử dụng ứng dụng cho phép tôi quét và sắp xếp các biên lai được dùng để báo cáo chi phí một cách chính xác. Khi tôi không cần phải theo dõi hàng tồn kho thường xuyên, những đồng nghiệp của tôi thường tự động làm công việc này.
Đọc thêm: (Infographic) 10 Sai Phạm Tồi Tệ Nhất Trong Lịch Sử Kế Toán Doanh Nghiệp Trên Thế Giới
Nhầm lẫn nhân viên chính quy với nhân viên thời vụ
Khi có thêm lực lượng lao động chuyển sang làm việc tự do, chủ doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc thuê nhân viên. Ví dụ, hai nhân viên cùng văn phòng của bạn có thể dễ dàng có được một công việc như nhau ngoại trừ lợi ích việc làm khác nhau và hợp đồng khác nhau. Tuy nhiên, việc phân loại không chính xác được nhân viên chính thức và nhân viên thời vụ có thể đem theo những rủi ro rất lớn, dẫn đến sai sót nghiêm trọng về kiểm toán, tài chính thậm chí là về mặt pháp lí. Ít nhất, nó có thể gây nhầm lẫn với IRS, vì nhân viên thời vụ thường phải kí một tờ khai thuế khác và họ hoàn toàn tự chịu trách nhiệm đóng thuế của mình. Để giảm thiểu nguy cơ này, tôi đã chuyển sang dùng phần mềm kế toán cơ bản, nó giúp tôi bằng cách cung cấp mã số cho mỗi nhân viên hoặc nhân viên thời vụ và sau đó ghi lại một cách chính xác bảng lương và thuế giúp tôi.
Không Sao lưu thường xuyên
Quên sao lưu dữ liệu có thể ảnh hưởng nghiêm trọng tới doanh nghiệp của bạn, nhưng tất cả chúng ta đều quên điều đó. Tôi hay tự nói với bản thân mình rằng sẽ sao lưu vào lần tới. Nhưng lần sau tôi lại nói những điều tương tự. Điều này có thể dẫn đến một vấn đề lớn khi những việc không may xảy ra, chẳng hạn như máy tính bị hỏng, bị cướp, hỏa hoạn hoặc thiên tai xảy đến. Mất đi dữ liệu quan trọng khiến việc hạch toán thuế hoặc chứng minh hồ sơ khi kiểm toán không thể thực hiện được. Chính vì vậy tôi đã quyết định sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây trong công tác kế toán và nghiêm khắc hơn với bản thân trong việc lên lịch sao lưu thường xuyên.
Đọc thêm: Phân Biệt Kế Toán Quản Trị Và Kế Toán Tài Chính
Quên kiểm tra chéo hồ sơ với tài khoản ngân hàng
Để có cái nhìn chính xác và kịp thời nhất về dòng tiền và lợi nhuận, bạn có thể muốn kiểm tra thường xuyên số dư tài khoản so với con số mà ngân hàng đưa ra. Khi làm như vậy, bạn có thể xác định được bất cứ điều gì bị thiếu trong các sao lưu tài chính của mình. Chi phí nhỏ hoặc doanh số bán hàng nhanh đôi khi có thể không được ghi lại. Khi những sai sót này tích tụ lại theo thời gian, chúng có thể dẫn đến sai lệch nghiêm trọng giữa cách bạn nghĩ và tình trạng thật sự của doanh nghiệp. Dù có bận thế nào đi nữa, tôi luôn dành thời gian mỗi tháng để kiểm tra chéo hồ sơ sau khi nhận được thông báo rằng sao kê ngân hàng của tôi đã được đăng lên. Tôi thậm chí có thể tải về phần mềm kế toán để làm rõ bất kì sự chênh lệch nào.
Làm theo cách đúng đắn
Tôi cũng hay mắc phải nhiều lỗi trong danh sách lỗi kế toán này. Tuy nhiên, việc nhận ra rằng bản thân đã mắc những sai lầm này chỉ là bước đầu tiên. Kể từ khi ý thức được những lỗi sai này, tôi đã nỗ lực hơn trong việc có kiểm tra hai và thậm chí là ba lần các con số, tôi cũng thường xuyên sao lưu tất cả dữ liệu, xem xét và nâng cấp các giải pháp tự động hóa, và đầu tư hỗ trợ kế toán dài hạn. Khi tôi nhận ra rằng sai sót trong kế toán là điều không thể tránh khỏi, tôi tập trung vào việc tạo ra các hệ thống hiệu quả và chính xác nhất có thể để tối đa hóa tình hình tài chính của công ty.