5 Loại Cơ Cấu Tổ Chức Chính Trong Một Doanh Nghiệp

19/08/2019 - 07:00 10434     0

SAGA.VN hân hạnh mang tới cho độc giả bài viết giới thiệu về các cơ cấu tổ chứ chính trong một doanh nghiệp

Có 5 loại cơ cấu tổ chức: Tổ chức tuyến tính; Tổ chức tuyến tính và nhân viên; Tổ chức chức năng; Tổ chức dự án và Tổ chức ma trận

1. Tổ chức tuyến tính

Tổ chức tuyến tính là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Nó được gọi là loại tổ chức quân sự, theo bộ phận hoặc vô hướng. Theo hệ thống này, thẩm quyền truyền trực tiếp và theo chiều dọc từ hệ thống phân cấp quản lý trên cùng xuống các cấp độ quản lý khác nhau, cấp thấp hơn và cuối cùng xuống đến cấp công nhân (những người lao động chân tay).

Tổ chức tuyến tính xác định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ ở mỗi cấp. Các nhân viên trong tổ chức này trực tiếp tham gia vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.

Ưu điểm của tổ chức tuyến tính:

  1. Cấu trúc rất đơn giản để hiểu và hoạt động.
  2. Giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng, phản hồi có thể được thực hiện nhanh hơn.
  3. Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng. Do đó mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.
  4. Cấu trúc này đặc biệt hữu ích khi công ty có quy mô nhỏ. Nó cung cấp khả năng kiểm soát và kỷ luật tốt hơn trong tổ chức.
  5. Các quyết định được đưa ra một cách nhanh chóng và khả năng phối hợp được hiệu quả nhất có thể. Vì vậy, cấu trúc này mang tính kinh tế và hiệu quả.
  6. Những người trong loại hình tổ chức tuyến tính biết nhau rõ hơn và có xu hướng trở nên gần gũi với nhau.
  7. Hệ thống có khả năng tự điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi về điều kiện với lý do đơn giản là mỗi người điều hành đều có trách nhiệm duy nhất trong lĩnh vực của mình.

Nhược điểm của tổ chức tuyến tính:

  1. Nó là một dạng tổ chức cứng nhắc và không linh hoạt.
  2. Bộ máy nắm giữ quyền lực có xu hướng trở thành độc tài
  3. Hoạt động điều hành bị quá tải với các hành động cấp bách, dẫn đến việc lập kế hoạch dài hạn và xây dựng chính sách thường bị bỏ quên.,
  4. Không có điều khoản nào về các chuyên gia hay việc chuyên môn hoa, điều cần thiết cho sự tăng trưởng và tối ưu hóa.
  5. Các phòng ban khác nhau có thể quan tâm nhiều đến lợi ích của họ, hơn là lợi ích và phúc lợi chung của tổ chức.
  6. Tạo ra sự lạm dụng chức quyền để giúp đỡ những người thân trong gia đình.
  7. Không đưa ra một hình thức khen thưởng hay phạt nào đối với công nhân.

2. Tổ chức tuyến tính và nhân viên:

Loại cấu trúc tổ chức này thường xuất hiện ở các doanh nghiệp lớn. Các chuyên gia chức năng được bổ sung vào tuyến và cơ cấu tổ chức nhân viên, được gọi là staff. Họ chỉ đơn thuần là người tư vấn và thường không có bất kỳ quyền điều khiển nào vượt quá so với người quản lý trực tiếp. Allen đã xác định tổ chức nhân sự và dây chuyền như sau.

“Chức năng dây chuyền là những chức năng có trách nhiệm trực tiếp đối với việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp và staff thuộc các thành phần của tổ chức có chức năng giúp dây chuyền hoạt động hiệu quả nhất trong việc hoàn thành các mục tiêu chính của doanh nghiệp”.

Trong đội ngũ nhân viên và tổ chức, staff hỗ trợ các nhà quản lý trực tiếp trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ để đạt được hiệu suất cao. Vì vậy, trong một tổ chức sản xuất hàng dệt may, người quản lý sản xuất, người quản lý marketing và người quản lý tài chính có thể được coi là giám đốc điều hành, và bộ phận do họ đứng đầu có thể được gọi là phòng ban.

Mặt khác, người quản lý nhân sự - người quản lý việc tuyển dụng, đào tạo và sắp xếp công nhân, người quản lý chất lượng - những người đảm bảo chất lượng sản phẩm và người quản lý quan hệ công chúng là những người điều hành thực hiện chức năng của staff.

Ở đây, tốt hơn là nên xem loại staff, có thể có trong một tổ chức.

Phân loại staff:

Các tổ chức staff được đề cập ở trên đều có điểm chung là họ phụ thuộc vào các chức năng chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều loại staff khác nhau.

Ba nhóm phân chính có thể được liệt kê dưới dạng:

  1. Staff cá nhân.
  2. Staff chuyên môn.
  3. Staff chung.

1. Staff cá nhân:

Staff cá nhân bao gồm một trợ lý cá nhân hoặc cố vấn tương ứng với dây chuyền điều hành ở mọi cấp độ. Chức năng chính của người này là hỗ trợ và tư vấn cho người điều hành cũng như thực hiện bất kỳ công việc nào khác được giao.

Trong kinh doanh, các staff cá nhân điển hình có thể kể đến là các thư ký riêng, người có thể giữ sổ séc cá nhân của giám đốc điều hành, mua quà Giáng sinh và sắp xếp các cuộc hẹn. Giám đốc điều hành hoặc giám đốc kinh doanh cùng có các nhân viên trợ lý cá nhân tương đương như nhau. Họ không thể dành thời gian quý gíá của mình để việc xử lý các việc chi tiết của cuộc sống hàng ngày.

2. Staff chuyên môn:

Các cán bộ chuyên môn có kiến ​​thức chuyên môn trong các lĩnh vực cụ thể. Họ là những người phụ trách các chức năng chuyên môn cụ thể. Ví dụ, kế toán, nhân sự, kỹ thuật và nghiên cứu. Bây giờ một người không thể tự mình làm quen với khối lượng kiến thức chuyên môn đa dạng  cần thiết trong kinh doanh lớn hiện đại.
Do đó tổng giám đốc hoặc chủ tịch công ty, có thể cả trưởng bộ phận, được các chuyên gia trong từng lĩnh vực tư vấn về những hướng mà các staff chuyên môn có thể đáp ứng, một trong các khả năng sau đây:

  1. Năng lực tư vấn.
  2. Năng lực dịch vụ.
  3. Năng lực kiểm soát

a. Năng lực tư vấn:

Mục đích là để đưa ra lời khuyên chuyên môn và hỗ trợ quản lý trong trường hợp cần thiết. Một số lĩnh vực thường được tư vấn bao gồm lĩnh vực pháp lý, quan hệ công chúng và phát triển kinh tế.

b. Năng lực dịch vụ:

Nhóm này cung cấp một dịch vụ, hữu ích cho toàn bộ tổ chức chứ không phải cho bất kỳ bộ phận hoặc chức năng cụ thể nào. Một ví dụ có thể kể đến: bộ phận nhân sự phục vụ các doanh nghiệp bằng cách tuyển dụng và đào tạo nhân viên cần thiết cho tất cả các phòng ban. Các lĩnh vực dịch vụ khác bao gồm nghiên cứu và phát triển, mua, phân tích thống kê, các vấn đề về bảo hiểm, v.v.

c. Năng lực kiểm soát:

Bao gồm staff kiểm soát chất lượng-những người có thẩm quyền kiểm soát chất lượng và thực thi các tiêu chuẩn.

3. Staff thông thường:

Bất kỳ quyết định nào ảnh hưởng đến hệ thống các phòng ban phải được đưa ra bởi Tổng giám đốc. Việc này không thể được giao cho người đứng đầu một nhóm nhân viên chuyên môn hoặc cho một trưởng phòng nào đó, vì những người đứng đầu bộ phận khác sẽ thấy khó chịu trước việc một người không phải cấp dưới can thiệp vào phòng ban của họ.

Một trường hợp điển hình về sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty: ví dụ, hai phòng ban được kết hợp lại và cùng dưới sự quản lý của duy nhất một người đứng đầu hoặc việc thiết lập một bộ phận cấp cao mới.

Staff bình thường, có những chức năng không thể chuyển giao, là hỗ trợ và giúp những người đứng đầu tiết kiệm thời gian. Người đứng đầu không thể ủy thác bất kỳ một trong những chức năng này cho một staff thông thường, nhưng lại thường có thể ủy nhiệm mỗi chức năng này theo phần.

Một staff thông thường sẽ được gọi với danh nghĩa “trợ lý" của chủ tịch công ty, hoặc của một người điều hành khác.

Một staff có thể đáp ứng được các công việc như một huấn luyện viên, một người chẩn đoán, người hoạch định chính sách, điều phối viên, đào tạo, chiến lược gia, vv

Dưới đây là Biểu đồ của tổ chức ban điều hành và ban tham mưu:

Ưu điểm của tổ chức ban tuyến tính và nhân viên:

  1. Các bộ phân điều hành có thể tập trung chủ yếu vào nhiệm vụ lập kế hoạch, công việc điều tra sẽ được thực hiện bởi staff. Việc chuyên môn hóa cung cấp cho các chuyên gia lời khuyên và giúp cho công việc quản lý trở nên hiệu quả.
  2. Kể từ khi cơ cấu tổ chức có sự phân chia chức năng giữa bộ máy trụ cột và staff trong công ty, việc thực hiện các quyết định đã trở nên dễ dàng hơn.
  3. Staff cung cấp dữ liệu thực tế hoàn chỉnh cho các phòng ban cốt lõi- những người chịu trách nhiệm với các hoạt động bên trong lẫn bên ngoài phòng ban riêng của họ. Điều này sẽ giúp tạo ra sự phối hợp lớn hơn giữa các phòng ban.
  4. Cung cấp cho người lao động những cơ hội xứng đáng để phát triển.
  5. Staff dịch vụ có thể cung cấp nền tảng đào tạo cho các vị trí khác nhau.
  6. Dễ dàng thiết lập sự cân bằng giữa các hoạt động khác nhau.
  7. Hệ thống linh hoạt, các hoạt động mới có thể được thực hiện bởi staff. Bởi vậy, những người cốt lõi không bị áp lực về việc phải sắp xếp những sự điều chỉnh kịp thời cho các hoạt động này.
  8. Staff chuyên môn tập trung với những tầm nhìn về phía trước và có thời gian để lập chương trình và các kế hoạch mang tính chiến lược, phân tích các tác động có thể xảy ra của các sự kiện được dự kiến trong tương lai.

Nhược điểm của tổ chức tuyến tính và nhân viên:

  1. Sự rối loạn và xung đột có thể nảy sinh giữa bộ máy trụ cột và nhân viên. Bởi vì việc phân bổ quyền hạn và trách nhiệm là không rõ ràng và các thành viên của các cấp thấp hơn có thể bị rối loạn bởi các yêu cầu từ nhiều cấp lãnh đạo và những lời khuyên từ ban tham mưu.
  2. Staff thường tư vấn cho những người cốt lõi, nhưng những người điều hành này lại đóng vai trò quyết định và hành động. Do đó các staff thường cảm thấy bất lực.
  3. Phụ thuộc quá nhiều vào staff tham mưu có thể không có lợi cho doanh nghiệp, bởi vì những người nắm giữ vai trò quan trọng có thể không giữ được nhiều những đánh giá cá nhân của họ và dần bắt chước theo người khác.
  4. Thông thường, staff thường có kiến ​​thức chuyên môn và là chuyên gia trong lĩnh vực của họ. Bộ phận điều hành đưa ra quyết định cuối cùng, mặc dù bộ phận staff có đưa ra đề xuất của họ. Do đó, họ có thể bị bực bội.
  5. Staff được được giáo dục nhiều vì thế ý tưởng của họ có thể lý thuyết và học thuật hơn là thực tế.
  6. Mặc dù tư vấn chuyên môn luôn có sẵn, nhưng nó đến các công nhân thông qua các nhà quản lý. Ở đây, nó có thể dẫn đến việc tạo ra sự hiểu lầm lớn và suy diễn sai lệch.
  7. Vì các staff chuyên môn luôn yêu cầu lương cao hơn, nó rất tốn kém.
  8. Các nhân viên không thể thực hiện kế hoạch hoặc đề xuất của mình vì thiếu thẩm quyền. Vì vậy, đôi khi họ trở nên không hiệu quả, nó sẽ làm cho họ bất cẩn và thờ ơ với công việc của họ.
    tôi.
  9. Kể từ khi dây chuyền được thực hiện, với sự tư vấn được cung cấp bởi các staff, nếu mọi thứ đi đúng thì nhân viên sẽ được lợi và nếu mọi thứ đi sai, thì hệ thống dây chuyền sẽ bị đổ lỗi cho nó.

3. Tổ chức chức năng:

Các tổ chức chức năng đã được phát triển bởi F.W. Taylor khi ông làm việc với vai trò là một người quản đốc. Ông đề xuất tám quản đốc, bốn người trong nhà máy và bốn người trong bộ phận lập kế hoạch như dưới đây:

Bộ phận nhà máy:

  1. Ông chủ nhà máy
  2. Quản lý tiến độ
  3. Thanh tra
  4. Quản lý bảo trì hoặc sửa chữa.

Phòng Kế hoạch:

  1. Nhân viên bán vé
  2. Nhân viên thẻ hướng dẫn
  3. Nhân viên kiểm soát thời gian và chi phí
  4. Người phụ trách kỷ luật cửa hàng.

Ông đã phát triển hệ thống tổ chức chức năng của mình, bao gồm “chia công việc quản lý để mỗi người, từ tổng giám đốc điều hành xuống, sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”.

Theo Terry, "Tổ chức chức năng là tổ chức được chia thành một số chức năng như tài chính, sản xuất, bán hàng, nhân sự, hành chính và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng được thực hiện bởi một chuyên gia". Quyền hạn của bộ phận điều hành, của nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng như một loại quyền lực thứ ba thuộc loại tổ chức này.

Các tính năng của Tổ chức chức năng:

  1. Mỗi công nhân nhận được hướng dẫn không chỉ từ cấp trên mà còn từ một nhóm chuyên gia.
  2. Ba loại cơ quan có liên quan đến nhau trong các tổ chức chức năng là cơ quan điều hành, bộ phận nhân viên và cơ quan chức năng.
  3. Các chuyên gia có thể được trao quyền quyết định và làm mọi thứ trong giới hạn.
  4. Phạm vi công việc được giữ giới hạn nhưng quyền hạn là không giới hạn.
  5. Có một nhóm các hoạt động của doanh nghiệp thuộc nghĩa vụ của một số bộ phận chức năng chính.

Ưu điểm của tổ chức chức năng:

  1. Mỗi người quản lý là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình, và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì vậy, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của tổ chức chức năng.
  2. Mức độ chuyên môn hóa cao hơn dẫn đến sự cải thiện về chất lượng sản phẩm.
  3. Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng một cách chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
  4. Chuyên môn hóa sẽ dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
  5. Vì các chuyên gia có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, việc lập kế hoạch và giám sát được thực hiện  hiệu quả.
  6. Các chuyên gia hài lòng hơn với công việc vì họ được làm những gì họ muốn làm.

Nhược điểm của tổ chức chức năng:

  1. Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.
  2. Vì người lao động dưới các quản lý khác nhau nên khó có thể đạt được kỷ luật. Kết quả là một bộ phận công nhân sẽ có tinh thần làm việc không cao.
  3. Các nhân viên không có người giám sát thường không chắc chắn về việc nên xin lời khuyên và trợ giúp từ ai khi họ gặp vấn đề cần phân tích.
  4. Do việc phân chia giám sát, việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.
  5. Vì sẽ có nhiều người quản đốc có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
  6. Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó để lên được các chức lãnh đạo cao hơn trong công ty.

4. Tổ chức dự án:

Cơ cấu tổ chức này được thiết lập tạm thời cho các dự án cụ thể trong một thời gian nhất định. Cơ cấu này giúp cho các dự án đạt được mục tiêu phát triển sản phẩm mới, các chuyên gia từ các bộ phận chức năng khác nhau như sản xuất, kỹ thuật, kiểm soát chất lượng, nghiên cứu tiếp thị có cơ hội được làm việc cùng nhau. Các chuyên gia này quay trở lại nhiệm vụ tương ứng của họ ngay sau khi dự án hoàn thành.

Thực sự, tổ chức dự án được thiết lập với mục tiêu khắc phục những điểm yếu chính của tổ chức chức năng, chẳng hạn như thiếu sự thống nhất của việc điều hành, trì hoãn trong việc đưa ra quyết định và thiếu sự phối hợp.

Sơ đồ tổ chức dự án có thể được trình bày như sau:

Ưu điểm của Tổ chức Dự án:

  1. Là một minh hoạ đáng chú ý về mối quan hệ giữa môi trường, chiến lược và cấu trúc.
  2. Việc nhóm các hoạt động trên cơ sở từng dự án dẫn đến việc đưa ra các mô hình thẩm quyền mới.
  3. Kể từ khi các chuyên gia từ các phòng ban khác nhau có cơ hội để làm việc cùng nhau theo tổ chức dự án, việc phối hợp trở nên tốt hơn.
  4. Tạo ra những sự kiểm soát có ý nghĩa và định hình trách nhiệm của mỗi cá nhân.

Nhược điểm của tổ chức dự án:

  1. Những chuyên gia được đưa vào dự án, với nền tảng đa dạng, có thể tạo ra sự không chắc chắn.
  2. Người quản lý dự án gặp khó khăn trong việc thúc đẩy và kiểm soát nhân viên theo cách truyền thống trong trường hợp không có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng về truyền thông và tiêu chí để đánh giá hiệu suất.
  3. Sự chậm trễ trong hoàn thành dự án có thể xảy ra.
  4. Việc quản lý dự án hiệu quả cũng có thể bị cản trở bởi quản lý cấp cao, những người có thể không hoàn toàn là vấn đề của trung tâm dự án.

5. Tổ chức ma trận:

Theo Stanley Davis và Paul Lawrence, tổ chức ma trận là “bất kỳ tổ chức nào sử dụng hệ thống đa lệnh bao gồm không chỉ cấu trúc lệnh đa dạng, mà còn cả cơ chế hỗ trợ liên quan, một văn hóa tổ chức và mô hình hành vi kết hợp”.

Một tổ chức ma trận, còn được gọi là "hệ thống đa lệnh " có hai chuỗi lệnh. Một chuỗi điều hành mang tính chức năng trong đó quyền hành được phân chia theo chiều dọc.

Chuỗi thứ hai được mô tả nằm ngang bởi một nhóm dự án, được dẫn dắt bởi quản lý dự án, hoặc nhóm có chuyên môn trong lĩnh vực được chỉ định của nhóm.

Kể từ khi cấu trúc ma trận tích hợp bộ phận chức năng và bộ phận dự án, bộ phận điều hành theo chiều dọc hay chiều ngang có quyền hạn được kết hợp từ cả bên trên và bên dưới. Dạng tổ chức ma trận được đưa ra dưới đây.

Ưu điểm của tổ chức ma trận:

  1. Việc giao tiếp theo chiều dọc và chiều ngang làm tăng sự phối hợp và sự phối hợp này dẫn đến việc kiểm soát hoạt động nhiều hơn và hiệu quả hơn.
  2. Tổ chức ma trận giúp đảm nhiệm một số dự án, các tài nguyên sẵn có sẽ được sử dụng đầy đủ.
  3. Các nguồn lực tổ chức được tập trung vào các dự án cụ thể, do đó cho phép việc lập kế hoạch và kiểm soát trở nên tốt hơn.
  4. Tổ chức này là rất linh hoạt, ví dụ như trong việc tuân thủ các quy tắc, thủ tục vv. Kinh nghiệm này là hướng dẫn tốt nhất để thiết lập các quy tắc và quy trình.
  5. Khi bất kỳ phòng ban hoặc bộ phận nào phải nỗ lực để hoàn thành một dự án duy nhất, nhân viên có động lực để làm việc hiệu quả.

Nhược điểm của tổ chức ma trận:

  1. Không chỉ có một người giám sát cho mỗi người lao động. Điều này gây ra sự nhầm lẫn, xung đột và giảm hiệu quả của việc kiểm soát.
  2. Có sự trao đổi liên tục cả theo chiều dọc cũng như chiều ngang, làm tăng chi phí và các công việc liên quan đến giấy tờ.
  3. Khó có thể đạt được sự cân bằng về các khía cạnh kỹ thuật và hành chính của dự án.
Nguồn : THEO SAGA.VN