5 Điều Cơ Bản Về Dữ Liệu Sao Lưu (Backup) Người Dùng Windows Nên Biết

14/07/2018 - 07:00 1971     0

Chắc hẳn bạn đã được nghe hoặc đọc về điều này cả tá lần: hãy sao lưu dữ liệu trên máy tính của bạn! Là người sử dụng thiết bị dữ liệu điện tử - cho dù đó là máy tính xách tay, điện thoại thông minh, hoặc thậm chí cả máy ảnh - bạn nên có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu của mình thật an toàn. Bài viết sau được chia sẻ từ Joel Lee - một cử nhân ngành Khoa học Máy tính và đã có hơn năm năm kinh nghiệm tham gia viết chuyên nghiệp. Hiện Joe đang là biên tập viên trên trang MakeUseOf.

Tôi hiểu bạn đang nghĩ gì. Sao lưu dữ liệu nghe có vẻ là một công việc gì đó cao cấp và khó khăn. Và có lẽ bạn còn đang không hiểu sao lưu dữ liệu là cái gì, và nếu đúng như vậy thì trong trường hợp này, lỗi là do tôi đã không nói rõ chứ không phải do bạn đâu. Vì sự thật là, nó không hề phức tạp như bạn nghĩ!

Dưới đây là tất cả mọi thứ bạn cần biết, từ những điều căn bản nhất. Trong bài này, tôi giả định rằng bạn chưa từng nghe qua về backup dữ liệu và mục tiêu của bài viết sẽ là trả lời tất cả những câu hỏi bạn đã có sẵn trong đầu, nhưng lại chưa dám nói ra.

1. Tại sao bạn nên sao lưu dữ liệu?

Nói một cách đơn giản nhất, sao lưu dữ liệu chính là tạo ra một bản sao của chính dữ liệu đó. Chọn bất kỳ một tập tin nào trong hệ thống của bạn, nhấn Ctrl + C để sao chép nó, sau đó nhấn Ctrl + V để dán, tạo ra một bản sao chính xác của tập tin đó. Dù mục đích để làm gì đi nữa, thì với hành động vừa rồi, bạn đã tạo một bản sao lưu của tệp đó.

Các bản sao lưu rất quan trọng vì trong một số tình huống không lường trước được, dữ liệu của bạn bị lỗi không thể truy cập. Ý của tôi không phải là bỗng nhiên vào một ngày đẹp trời, các tệp tin của bạn bị hỏng không rõ lý do, nhưng có nhiều sự cố ngoài tầm kiểm soát của chúng ta, có thể xảy ra mà chúng ta không hề hay biết.

Ví dụ, giả sử máy tính của bạn bị nhiễm một loại virus phá hủy ổ cứng hoặc chiếm quyền kiểm soát dữ liệu. Cho dù đó là phần mềm độc hại đến từ một trang web độc hại hay do ổ đĩa USB bị nhiễm virus, điều đó không quan trọng: các file của bạn bây giờ đã biến mất tiêu. Nhưng nếu bạn có một bản sao của những tập tin đó được lưu trữ ở một nơi khác thì sẽ chẳng còn vấn đề gì nữa, phải không?

Dưới đây là một ví dụ thực tế và dễ xảy ra hơn: bạn đang viết một bài báo dài, luận văn tiến sĩ, hay tiểu thuyết viễn tưởng. Một ngày, bạn nhấn nhầm phím và mọi thứ bị xóa đi. (Nó xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ đấy!) Một lần sao lưu có thể giúp bạn thay vì mất đi nhiều tháng trời làm việc vất vả, thì bây giờ vấn đề chỉ còn là chuyện nhỏ.

Nhưng quan trọng nhất, sao lưu thật sự không chỉ là di chuyển các tệp tin lên một phương tiện lưu trữ khác - như một ổ đĩa ngoài - và hy vọng nó sẽ mãi an toàn ở đó. Bạn phải thực hiện nhiều bản sao ở nhiều nơi. Rốt cuộc, nếu tất cả các bản sao lưu của bạn nằm trên một ổ cứng ngoài và tự nhiên nó bị hỏng, tất cả các bản sao lưu của bạn cũng đều sẽ biến mất theo.

2. Bạn nên sao lưu những gì?

Nguyên tắc chung là bạn nên sao lưu bất kỳ tập tin nào mà bạn muốn mất nó. Các giấy tờ hợp đồng và tác phẩm sách đang trong quá trình sáng tác là những thứ hiển nhiên nhất, nhưng bạn cũng nên sao lưu các tệp khác như là: nhạc, phim, ảnh, tài liệu pháp lý, ghi chú cá nhân, các file cấu hình v.v.

Một số người muốn sao lưu tất cả mọi thứ, và điều đó không có gì sai cả, nhưng có một số điều sau đây bạn cần lưu ý trước khi bắt đầu công việc sao lưu dữ liệu.

Thứ nhất, để sao lưu dữ liệu, bạn cần đủ dung lượng lưu trữ. Đây không phải là vấn đề lớn đối với các tệp nhỏ như Word, PDF hay các tệp cài đặt cấu hình. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sao lưu các bộ sưu tập nhạc và video lớn chiếm hàng chục hoặc hàng trăm GB, thì những chỗ bạn dùng để lưu trữ thực sự sẽ bị giới hạn.

Thứ hai, sao lưu cũng mất nhiều thời gian. Một lần nữa, đây không phải là vấn đề lớn đối với các tệp nhỏ, nhưng sao chép một bộ sưu tập trò chơi điện tử 100 GB có thể mất một thời gian khá dài, nó cũng phụ thuộc vào tốc độ kết nối truyền tải của bạn nữa. Việc khôi phục lại các bản sao lưu cũng sẽ mất nhiều thời gian.

Thứ ba, việc sao lưu một số tập tin có thể bị coi là bất hợp pháp. Ở một số khu vực pháp lý, việc sao chép đĩa CD và DVD ngay cả chỉ cho mục đích sao lưu cũng là phạm pháp. Tương tự, đối với các file truyền thông kỹ thuật số được bảo vệ bởi Ban Quản lý Bản quyền Kỹ thuật số (Digital Rights Management - DRM), thì mọi hành vi sao lưu cũng bị nghiêm cấm và bạn phải tìm các giải pháp khác để lưu trữ chúng.

Bạn có thể không tuân thủ luật của DRM, nhưng tôi vẫn khuyên bạn nên sử dụng những file truyền thông không do DRM quản lý bất cứ khi nào có thể, như mua trò chơi video không thuộc quản lý của DRM chẳng hạn.

Thứ tư, đảm bảo bạn cũng sao lưu cả các tệp tin kém quan trọng hơn. Dữ liệu cài đặt cũng quan trọng như các file, và trong một số trường hợp nó thậm chí còn quan trọng hơn. Ví dụ, phần mềm khôi phục hệ thống System Restore giống như một hệ thống backup mà bạn có thể sử dụng để phục hồi Windows nếu nó bắt đầu trục trặc. Các phần mềm backup Windows Registry cũng rất quan trọng trong trường hợp xảy ra những lỗi đăng ký không thể sửa chữa.

3. Bao lâu bạn nên sao lưu một lần?

Đây là một trong những câu hỏi thường gặp của những người mới bắt đầu thực hiện việc sao lưu - nhưng dù câu hỏi này rất hay, thật khó để đưa ra câu trả lời chính xác. Sự thật là, câu trả lời mỗi người một khác.

Tuy nhiên, có một nguyên tắc chung: các tệp của bạn càng hay thay đổi, bạn càng nên sao lưu chúng thường xuyên hơn. Và nếu bạn có thể đoán trước được một thay đổi lớn sắp xảy ra, thì bạn nên sao lưu nó ngay trước khi thay đổi lớn đó diễn ra.

Ví dụ: báo cáo tài chính của tôi không bao giờ thay đổi và tôi đã có bản sao lưu rồi, vì vậy không có lý do gì để tiếp tục tạo bản sao lưu mới. Tuy nhiên, nếu tôi có báo cáo tài chính mới, tôi sẽ ngay lập tức thực hiện sao lưu khi tôi nhận được nó.

Mặt khác, nếu tôi đang viết một cuốn tiểu thuyết, tôi sẽ thực hiện sao lưu hàng tuần - và tôi sẽ giữ từng bản sao lưu riêng rẽ trong trường hợp tôi cần quay lại về một phiên bản cụ thể nào đó.

Nhưng đây là điều quan trọng nhất: sao lưu dù ít dù nhiều cũng đều tốt hơn là không sao lưu. Vì vậy, hãy đặt cho mình một lịch sao lưu và thực hiện nó. Bạn có thể tự điều chỉnh tăng hoặc giảm tần suất trong tương lai mà! Miễn là bạn có thực hiện việc sao lưu dữ liệu, đó mới điều quan trọng.

4. Bạn nên giữ sao lưu ở đâu?

Nói chung, có hai loại lưu trữ cho dữ liệu backup: sao lưu cục bộ và sao lưu trực tuyến. Mỗi cách đều có ưu và nhược điểm riêng, có nghĩa là chúng đều quan trọng theo những cách khác nhau. Lý tưởng là bạn nên sử dụng cả hai phương pháp.

Các bản sao lưu cục bộ được lưu trữ ở nơi bạn có quyền truy cập thực. Ví dụ như máy tính để bàn, máy tính xách tay, ổ cứng gắn ngoài, hoặc thậm chí là một ổ USB. Sao lưu cục bộ có ưu điểm là giúp bạn có khả năng truy cập dữ liệu vào mọi lúc và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát chúng.

Thêm vào đó, phương pháp lưu trữ cục bộ thường có dung lượng lớn hơn nhiều so với phương pháp lưu trữ trực tuyến. Nhược điểm là nếu bạn muốn có nhiều không gian hơn, bạn sẽ cần đầu tư vào các ổ đĩa lưu trữ mới và có thể khiến bạn tốn khá nhiều tiền.

Sao lưu trực tuyến là lưu trữ ở đâu đó trên Internet, thường là trong một trung tâm dữ liệu mà bạn sẽ không bao giờ có thể truy cập vào đó theo cách cơ học. Đối với những người dùng thông thường như bạn và tôi, các bản sao lưu trực tuyến thường sẽ được lưu giữ trong các tài khoản lưu trữ trên mây (Cloud) như Dropbox hoặc Google Drive, điều này tiện lợi ở chỗ bạn có thể truy cập chúng từ bất cứ đâu.

Nhưng có hai nhược điểm. Một là, tải các tệp tin lên Internet chậm hơn nhiều so với việc chuyển trực tiếp vào ổ đĩa, điều này có thể gây phiền toái nếu bạn muốn sao lưu những file lớn. Hai là, dữ liệu của bạn phụ thuộc vào dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Nếu có sự vi phạm, dữ liệu của bạn sẽ dễ bị đánh cắp và bạn sẽ hoàn toàn bất lực, không thể làm được bất cứ điều gì để lấy lại nó.

Đề xuất của riêng tôi là sử dụng bộ nhớ cục bộ cho dữ liệu nhạy cảm và các bộ sưu tập lớn. Đối với những thứ khác, tôi nghĩ rằng lưu trữ trên Cloud là khá tốt.

5. Còn điều gì khác nữa không?

Trước khi chủ đề này đóng lại, tôi muốn đưa cho các bạn một vài lời khuyên và gợi ý có lẽ sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ thở hơn. Tôi biết rằng việc quản lý những dữ liệu sao lưu có thể sẽ rất phiền toái, do đó, tôi muốn nó thật thuận tiện cho bạn.

Bạn có thể sao lưu toàn bộ ổ cứng. Phần mềm khôi phục hệ thống rất hữu ích, nếu tất cả những gì bạn muốn làm chỉ là sao lưu các tập tin hệ thống quan trọng, nhưng còn có một giải pháp sao lưu toàn bộ hệ thống Windows nữa. Bạn có thể làm điều này bằng cách tạo một bản copy đĩa cứng và lưu nó dưới dạng tệp .ISO. Sau đó, bạn có thể sử dụng tệp .ISO đó để đặt lại ổ cứng về đúng chính xác trạng thái mà bạn đã lưu trữ.

Tự động hóa sao lưu là một tính năng tuyệt vời. Khi bạn sử dụng bộ nhớ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive, bạn có thể cài đặt để các tệp của bạn được tự động đồng bộ hóa giữa máy tính của bạn và dịch vụ lưu trữ. Đây là một cách hiệu quả để sao lưu tự động - các tệp tin trên máy tính sẽ được sao chép định kỳ lên mạng Internet.

Nhưng nếu bạn đang sử dụng Windows 8.1 hoặc Windows 10, có một tính năng được tích hợp trong hệ thống, gọi là Lịch sử tập tin. Bạn thực sự nên cân nhắc sử dụng tính năng này. Lịch sử tập tin sẽ tự động copy nhanh chóng và lưu các file vào một ổ đĩa ngoài hoặc ổ đĩa mạng, cho phép bạn khôi phục lại bất kỳ file copy nhanh nào đã lưu trước đó.

Và nếu bạn thực sự nghiêm túc trong chuyện này, bạn có thể tìm kiếm giải pháp sao lưu tự động của một bên thứ ba, nhưng lựa chọn này không thực sự cần thiết đối với những người sử dụng máy tính cho mục đích thông thường.

Sao lưu được mã hóa sẽ luôn an toàn hơn. Có nhiều lý do để mã hóa tệp tin của bạn nhưng hầu hết mọi người sử dụng mã hóa để khóa tệp, phòng khi chúng bị đánh cắp. Hãy suy nghĩ về việc mã hóa như đặt các tập tin của bạn bên trong của một hộp khóa mà chỉ bạn mới có thể mở ra với một chìa khóa an toàn. Đối với dữ liệu nhạy cảm, mã hóa là vô cùng quan trọng.

Nhưng làm thế nào để bạn mã hóa tập tin? Đối với sao lưu cục bộ, cách đơn giản nhất là sử dụng công cụ mã hóa của bên thứ ba, phần lớn các công cụ đó khá đơn giản và dễ sử dụng. Để sao lưu trực tuyến, bạn có thể mã hóa tệp tin trước khi tải lên Cloud hoặc bạn có thể chuyển luôn sang dịch vụ lưu trữ đám mây được mã hóa.

Cuối cùng, hãy kiểm tra bản sao lưu của bạn! Không có gì tồi tệ hơn là mất hàng tháng công sức sao lưu chỉ để phát hiện ra một điều rằng bạn đã gặp trục trặc trong quá trình sao lưu - và không có bản sao lưu nào của bạn có thể được phục hồi. Sao lưu hỏng thì cũng tệ như là không có sao lưu vậy.

Ít nhất, khi bạn thực hiện một bản sao lưu mới, bạn nên kiểm tra nó để xem nó có thể khôi phục được hay không. Bạn không cần phải làm điều này mỗi lần sao lưu (bởi việc đó sẽ là một sự lãng phí khổng lồ về thời gian), nhưng bạn nên kiểm tra chúng thường xuyên khi bạn có thời gian.

Việc sao lưu dữ liệu quan trọng với bạn như thế nào?

Nếu bạn đã đọc được đến tận đây, tôi hy vọng rằng bài viết này cho bạn được hai điều: 1) bạn cảm thấy thoải mái khi nói bạn hiểu về việc sao lưu dữ liệu, và 2) bạn nhận ra được sự cần thiết của sao lưu dữ liệu và rằng bạn nên bắt đầu làm việc đó. Thật vậy, việc sao lưu dữ liệu thực sự rất quan trọng với tất cả mọi người!

Bạn đang sao lưu những gì? Bạn có thường xuyên sao lưu dự phòng không? Bạn lưu trữ chúng ở đâu? Hãy kể cho chúng tôi về thói quen sao lưu của bạn trong phần ý kiến ​​dưới đây nhé!

 

Nguồn : Theo SAGA.VN