5 Cách Đơn Giản Giúp Bạn Làm Việc Thông Minh Hơn

14/01/2015 - 11:30 8044     0

Một ngày, ai trong số chúng ta cũng chỉ sở hữu 24 tiếng. Nhưng tại sao những người thành công lại có thể giải quyết một lượng công việc nhiều hơn, khó hơn mà vẫn đạt được hiệu quả tốt nhất? Họ chăm chỉ làm tất cả mọi việc suốt ngày đêm chăng? Cũng không hẳn. Bí mật nằm ở phương pháp làm việc thông minh của họ. Hãy cùng chúng tôi điểm qua năm lời khuyên hữu ích sau, giúp bạn làm việc thông minh và hiệu quả hơn nhé. 

Trước đây, bạn từng nghe câu “Hãy làm việc thông minh hơn, chứ không phải chăm chỉ hơn”, nhưng chưa hiểu rõ câu đó chính xác có ý nghĩa gì? Khi đang dọn dẹp với cả đống giấy tờ trên bàn và điện thoại đổ chuông liên tục, làm sao bạn có thể hoàn thành mọi việc một cách khôn ngoan?

Sự thật là chúng ta hay làm theo những cách không mấy hiệu quả. Khi quá tập trung vào việc thực hiện thay vì lên kế hoạch một cách thông mình, bạn sẽ dễ bị sao nhãng bởi các hoạt động vô ích. Điều này đồng nghĩa với việc, bạn đang phung phí rất nhiều thời gian cho những thứ không đáng phải quan tâm hoặc những điều có thể được giải quyết theo cách khác hiệu quả hơn.

Vây làm thế nào để làm việc một cách thông minh, tiết kiệm được nhiều thời gian hơn mà vẫn hiệu quả? Hãy tham khảo 5 lời khuyên dưới đây của chúng tôi.

1. Lên lịch làm việc hợp lý

Các doanh nhân giàu có nhất biết rằng, để làm việc hiệu quả, bạn cần sắp xếp thời gian biểu thật hợp lý. Nếu cứ lao đầu vào làm hết việc này đến việc khác mà không có kế hoạch cho tương lai, bạn sẽ kiệt sức và chậm hơn so với tiến độ công việc. Chìa khóa cho một ngày làm việc hiệu quả là tạo lịch làm việc thật hợp lý. Hãy thức dậy vào một thời điểm nhất định, đều đặn từ thứ Hai đến thứ Sáu, và hình thành một thói quen về những việc bạn cần làm sau đó, ví dụ, thức dậy, ăn sáng, trả lời thư, kiểm tra cuộc gọi, phác thảo thời gian cho các kế hoạch, kiểm tra lại hộp thư, các cuộc gọi, và sẵn sàng cho một ngày mới bắt đầu.

Khi bạn phá vỡ lịch làm việc đó và bắt đầu trả lời thư và cuộc gọi cả ngày lẫn đêm, thì thực ra, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của mình. Hình thành lịch làm việc hiệu quả sẽ giúp  bạn biết cách ưu tiên việc cần làm trong ngày, vừa có thời gian đào tạo nhân viên, gặp gỡ khách hàng mà vẫn dành thời gian cho gia đình, bạn bè và bản thân. Sắp xếp lịch làm việc hợp lý sẽ giúp bạn trở thành một doanh nhân thông minh.

2. Dẹp bỏ thói quen làm nhiều việc một lúc

Có thể, một vài bà mẹ siêu phàm nhất trên thế giới này có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng một lúc (multitasking). Nhưng với những người trần mắt thịt như chúng ta, hãy từ bỏ suy nghĩ rằng bạn có thể làm được điều đó mà vẫn đảm bảo mọi công việc đều đạt hiệu quả tốt nhất. Não người có thể thực hiện nhiều chức năng như nói chuyện, đánh máy, làm việc hay suy nghĩ,... nhưng thường trở nên kém hiệu quả mỗi khi có nhiệm vụ mới thêm vào. Vì vậy, nó không thể giải quyết được hai công việc một cách hoàn hảo trong cùng một lúc. Nếu cố gắng làm như vậy, kết cục là bạn sẽ phải lãng phí thời gian để sửa chữa sai sót hoặc thậm chí làm lại hoàn toàn các công việc đó. Vậy nên, hãy chú trọng vào một công việc ở một thời điểm mà thôi, hoàn thành nó trọn vẹn, sau đó mới chuyển sang công việc tiếp theo. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian quý báu và đảm bảo hiệu quả cao nhất đối với mọi nhiệm vụ.

3. Việc cấp bách không có nghĩa là quan trọng

Để trở thành một doanh nhân, bạn cần có khả năng nhận định sắc bén. Bạn cần đặt niềm tin vào khả năng nhận định của mình khi thuê địa điểm và nhân viên. Bạn phải biết phân biệt giữa nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng mỗi ngày. Một phần của sự thông minh trong công việc là biết cách đặt vấn đề quan trọng lên trước vấn đề cấp bách.

Chẳng hạn, việc bạn dành ra một khung giờ nhất định trong ngày để kiểm tra email và trả lời các cuộc gọi đến sẽ giúp nhân viên và khách hàng của bạn học cách tự giải quyết vấn đề của riêng họ trước khi nhờ đến bạn. Hãy vận dụng nhận định và tính kỷ luật để loại bỏ suy nghĩ cho rằng mọi công việc khẩn cấp đều quan trọng. Học cách bỏ qua những việc cấp bách sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giảm bớt căng thẳng. Nhờ vậy, bạn có thể làm việc một cách khôn ngoan hơn và tập trung vào những công việc thực sự quan trọng.

4. Tắt hết các thiết bị để tập trung tốt hơn

Không giống như 10 năm trước đây, điện thoại thông minh và mạng không dây đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống. Tuy nhiên, những doanh nhân như Bill Gates và Richard Branson vẫn thành công trong việc xây dựng nên những “đế chế” tiền tỷ chỉ với chiếc điện thoại để bàn.

Những kết nối này đem lại những thuận tiện nhất định, nhưng nó cũng cản trở bạn trong công việc. Để làm việc khôn ngoan hơn, hãy đề ra những khoảng thời gian nhất định mà khi đó bạn cài đặt tin nhắn, email và điện thoại sang chế độ tránh bị làm phiền. Những âm báo và rung này sẽ làm gián đoạn trạng thái sáng tạo của não bộ khi đang làm việc. Chỉ bản thân bạn mới có thể tắt mọi thiết bị và tập trung vào công việc và sáng tạo của mình.

5. Nghỉ giải lao nhiều

Làm thế nào để có thời gian giải lao nhiều mà vẫn hoàn thành mọi công việc? Rất đơn giản. Một lần nữa, đó lại là vấn đề về sắp xếp lịch làm việc. Khi bạn lên kế hoạch làm việc cho một ngày, bao gồm cả những khoảng thời gian giải lao giữa giờ, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Khi làm việc liên tục, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức và không thể hoàn thành công việc. Đừng ngại rời khỏi chỗ làm việc hai tiếng một lần để uống nước, ăn nhẹ, hay có những khoảng thời gian để não bộ nghỉ ngơi và nạp năng lượng cho cơ thể. Nếu làm được như vậy, bạn sẽ tràn đầy năng lượng và trí tuệ minh mẫn để làm việc hiệu quả trong một thời gian dài.