5 Cách Để Bạn Tận Dụng Thời Gian Trong Một Ngày

Tuấn Anh
02/08/2017 - 16:50 6908     0

Bên cạnh việc trở nên hiệu suất hơn, có một cách khác để cắt giảm thời gian và tiết kiệm chi phí là thông qua việc chuẩn hóa quy trình trong doanh nghiệp. Mỗi khi chúng ta đối mặt với một điều mới lạ hoặc khác thường, chúng ta thường có xu hướng dành nhiều thời gian vào việc đó. 5 bí quyết gia tăng hiệu suất làm việc sau đây sẽ giúp bạn tận dụng được thời gian trong ngày của bản thân cũng như của các thành viên trong nhóm của mình.

1. Tìm các hoạt động để "Chunk"

Một trong những điều khiến Henry Ford trở thành huyền thoại là việc ông đã sáng tạo nên dây chuyền lắp ráp từ hơn 100 năm trước. Ông biết rằng nếu muốn biến lời hứa tạo nên một chiếc xe cho mọi gia đình người Mỹ trở thành sự thật, ông sẽ cần phải cắt giảm chi phí sản xuất. Theo History.com, "Phát minh của ông đã làm giảm thời gian chế tạo một chiếc xe hơi từ hơn 12 giờ xuống còn 2 giờ 30 phút."

Vậy tại sao bạn không nắm bắt ý tưởng này và áp dụng nó vào công việc kinh doanh của mình? Hoạt động Chunking – làm các việc tương tự nhau cùng một lúc - sẽ giúp bạn thực hiện công việc nhanh hơn.

Đó là vì Chunking giúp bạn giảm thời gian nhảy từ việc này sang việc khác ví dụ như: mở các ứng dụng mới, định hướng lại bộ não của mình và chuyển sự chú ý đến một công việc khác. Thế nên, chúng ta ít bị phân tâm  hơn, và tạo cho mình một thói quen làm việc tốt hơn.

2. Tự động hóa việc follow-up khi bán hàng

Một trong những thách thức lớn nhất của việc có chu kỳ bán hàng dài là mất các đầu mối và không theo sát (follow-up) khách hàng. Chỉ cần bạn không cẩn thận, mọi nỗ lực trong việc xây dựng các đầu mối làm ăn sẽ đổ bể.

May mắn thay, các phần mềm tự động hóa ngày nay cung cấp các hệ thống theo dõi, chuỗi tự động và cảnh báo thời hạn để ngăn chặn việc doanh nghiệp bị mất các đầu mối kinh doanh giá trị. Các tính năng trên có thể thiết lập ngay từ đầu nên bạn không cần dành quá nhiều thời gian để theo dõi và ghi nhớ.

Những phần mềm tiếp thị tự động (Marketing automation software) như Hubspot, Infusionsoft hoặc bất kỳ một trong hàng chục chương trình CRM trên thị trường hiện nay có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp. Các phần mềm này sẽ chuẩn hóa quy trình follow-up khách hàng và giúp cho mọi thứ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

3. Dừng sử dụng email cho một số hoạt động

“Nồi nào thì vung nấy”. Sự thật hiển nhiên này nên được áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.

Các tập đoàn lớn thường có những quy trình và hệ thống được thiết lập tốt để tổ chức hoạt động kinh doanh theo các hệ thống đó. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chủ doanh nghiệp thường bắt đầu từ một tờ giấy trắng, vì không có bất kì quy trình và hệ thống nào cho đến khi chúng ta tạo ra chúng.

Thông thường, các doanh nghiệp đi lên từ startup thường có thói quen xử lý mọi công việc qua email. Cách này rất thuận tiện và đơn giản khi doanh nghiệp mới phát triển, nhưng rồi sẽ đến một lúc chúng ta “chìm ngập” trong một đống email. Mặc dù những hoạt động như hỗ trợ khách hàng thì cần được xử lý qua email, các hoạt động khác tốt nhất là không nên xử lý thông qua hình thức này. Bạn nên thiết lập các hệ thống tiếp nhận thông tin mà không cần dùng đến email. Một số lựa chọn đơn giản có thể kể ra đây như:

  • Các website có thể tổng hợp thông tin thành các bảng tính hoặc đồ thị
  • Trung tâm lưu trữ đám mây chứa các tập tin luôn sẵn có cho bất kỳ ai muốn truy cập
  • Sử dụng phần mềm và các ứng dụng di động cho bất kì quy trình nào đòi hỏi nhiều thời gian và công sức như kế toán, kê bảng lương, hóa đơn hoặc thiết kế đề xuất bán hàng.
  • Sử dụng phần mềm chuẩn hóa quy trình làm việc như Knack hoặc Kissflow để thiết lập hệ thống tùy chỉnh của riêng doanh nghiệp bạn.

4. Sử dụng email mẫu

Gần đây tôi đã tham dự một hội thảo và vị diễn giả cứ kể câu chuyện con trai hỏi ông ta đã làm gì mọi ngày và vị giám đốc trả lời: "Cha gửi và nhận email cả ngày." Tôi giật mình khi nhận ra đó đúng là những gì chúng ta làm cả ngày thật.

Việc có định dạng mẫu cho các email quen thuộc sẽ tiết kiệm rất nhiều phút, giờ, ngày và thậm chí là tuần cho doanh nghiệp. Bạn nên chuẩn bị email mẫu cho các hoạt động và tình huống thường xuyên xảy ra trong doanh nghiệp của mình. Nếu bạn trả lời trực tiếp từ hộp thư cá nhân, hãy sử dụng tính năng tự động phản hồi hoặc autotext trong Outlook hay Gmail. Các phần mềm trợ giúp như Groove và FreshDesk cũng sẽ cho phép bạn tạo các tin nhắn theo tiêu chuẩn để trả lời trong các tình huống phổ biến.

Đọc thêm: 10 Tiện Ích Mở Rộng Trên Trình Duyệt Chrome Sẽ Phù Phép Cho Gmail Của Bạn

5. Chuẩn bị kĩ lưỡng cho lời mời chào “Kí kết hợp đồng dài hạn”

Trong cuốn sách The Automatic Customer (tạm dịch: Khách hàng tự động), John Warrillow đã thảo luận về giá trị của mô hình kinh doanh thuê bao (subscription-based business model). Một trong các lợi thế của mô hình này là bạn có thể tăng giá trị một khách hàng cá nhân theo thời gian. Nói cách khác, bạn sẽ thu lại nhiều doanh thu hơn và giảm đi tỉ lệ khách hàng dừng sử dụng dịch vụ hay sản phẩm của doanh nghiệp.

Hãy lấy ví dụ về một cửa hàng hoa mà Warrillow đề cập trong cuốn sách. Trong một cửa hàng hoa truyền thống, người chủ cửa hàng bắt đầu kinh doanh mà không có chút doanh thu nào mỗi tháng và phải tìm cách để thu hút những khách hàng mới. Ngược lại, một doanh nghiệp hàng tháng cung cấp hoa tươi cho các công ty trên cơ sở đặt mua dài hạn (subscription) có thể thu được 4.500$ trong vòng ba năm chỉ từ một khách hàng duy nhất.

Thử so sánh điều này với cửa hàng hoa truyền thống bán một bó hoa với giá 29$ cho một khách hàng, sau đó phải đi ra ngoài và tìm các khách hàng đơn lẻ mới mỗi tháng. Rõ ràng là, với mô hình kinh doanh thuê bao, doanh nghiệp sẽ không phải dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động lặp lại hàng tháng. Việc chuyển sang mô hình này không phải là điều mà doanh nghiệp có thể hoàn thiện trong tức khắc. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể đạt được mục tiêu tương tự nếu đi từng bước một và có những suy nghĩ đổi mới.

Hãy bắt đầu với việc đưa ra các hợp đồng cung cấp hàng số lượng lớn hoặc liên tục bán hàng cho một khách hàng duy nhất. Bạn cần đảm bảo mục tiêu của mình là tạo nên các hợp đồng dài hạn với nhiều giao dịch. Đừng bao giờ quên câu: "Nếu bạn đăng ký cho một năm hoặc mua 4 thay vì 1, chúng tôi có thể giảm X% cho bạn" khi đi chào hàng, trên website hay trong các email khuyến mãi của doanh nghiệp. Tính toán tỷ lệ giảm giá một cách cẩn thận. Một sự giảm giá nhỏ sẽ không chỉ giúp bạn tăng doanh thu và tốn ít thời gian để tìm khách hàng mới, mà nó còn giúp bạn và đội ngũ nhân viên có nhiều thời gian để tập trung vào các hoạt động “kiếm ra tiền” khác.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Tuấn Anh

Saga App

Saga App