Trong một hội thảo tác giả tham gia gần đây về trách nhiệm giải trình (Accountability), những vòng kết nối này đã được nhắc lại và chứng minh được chúng là những công cụ hiệu quả để tăng năng suất tại nơi làm việc. Hãy đối mặt với sự thật rằng, không ai tạo ra được giá trị nếu cứ dành thời gian lo lắng về những thứ như bão bùng, khủng bố hay suy thoái kinh tế. Tất cả chúng ta đều được trả tiền để làm việc, không phải để lo lắng.
Dưới đây là 4 kỹ thuật tuyệt vời bạn có thể sử dụng để cải thiện năng suất của bạn cũng như những người xung quanh:
1. Nội dung chương trình họp (agenda)
Bạn nên xem lại agenda trước khi phát nó cho người tham dự và tự hỏi rằng "Đây có đúng là các mục trong agenda của một buổi họp mà tôi và mọi người có thể kiểm soát hay giải quyết được?" Sau đó loại bỏ tất cả những mục không đáp ứng được tiêu chí đó. Kỹ thuật này đã giúp nhiều nhà quản lý giảm thời gian họ dành cho các cuộc họp và tăng thời gian cho các nhiệm vụ cần thiết.
2. Tránh các cuộc họp không liên quan
Bạn có thấy mình đang được yêu cầu tham dự các cuộc họp mà ở đó bạn không có quyền kiểm soát hoặc tạo ra được ảnh hưởng không? Một vị giám đốc điều hành đã thừa nhận rằng tuần nào ông ta cũng tham dự một buổi họp giao ban, mặc dù ông ta chẳng thu thêm được bất kỳ giá trị nào. Vì vậy, ông đã nói chuyện với người tổ chức cuộc họp. Cả hai đều đồng ý rằng thời gian của vị giám đốc sẽ có giá trị hơn nếu dành cho các hoạt động khác. Thay vào đó, nếu mọi người cần giám đốc để trả lời các câu hỏi, ông ấy vẫn có thể sẵn sàng trả lời qua tin nhắn khi cuộc họp diễn ra. Kết quả là vị giám đốc đã tiết kiệm được hơn một tuần mỗi năm và dành thời gian đó cho những việc mà ông có thể kiểm soát và quyết định được.
3. Trò chuyện với nhân viên
Những thành viên trong nhóm của bạn hoặc những người mà bạn hay giao tiếp có thể sẽ dành nhiều thời gian ở bên ngoài vòng kiểm soát và ảnh hưởng của bạn hơn. Khi họ bắt đầu có những lo lắng, phiền muộn, hãy hỏi họ: "Đây có phải là điều bạn có thể kiểm soát hay quyết định được không?" Và nếu câu trả lời là không thì đó là cơ hội để nhắc nhở anh ta rằng những việc đó chỉ tốn thời gian và làm giảm năng suất làm việc. Tôi giới thiệu kỹ thuật này cho một chủ doanh nghiệp sau khi cô ấy chia sẻ sự thất vọng của mình với một nhân viên chủ chốt trong công ty, khi người này đã dành rất nhiều thời gian một cách lãng phí để lo lắng về những việc ngoài tầm kiểm soát. Khi tôi gặp lại cô ấy trong cuộc họp tiếp theo, cô ấy đã rất vui. Kĩ thuật này không chỉ giúp cho những nhân viên chủ chốt của công ty cô giảm căng thẳng, mà họ cũng đã chủ động áp dụng kĩ thuật đó trong các buổi họp nội bộ với nhau.
4. Email
Có những việc mà bạn không thể kiểm soát hay giải quyết nó được nhưng tài khoản email của bạn lại vẫn nằm trong danh sách người nhận. Nếu đúng thế, đã đến lúc bạn nên yêu cầu bỏ tài khoản email của mình ra khỏi danh sách đó. Bạn có thể hỏi những người quản lý về danh sách người nhận đó để xem họ muốn gì ở mình và mình có thể kiểm soát hay đóng góp được vào việc đó không. Nếu bạn tin rằng mình không thể kiểm soát hay đóng góp vào những vấn đề đó, hãy yêu cầu người quản lý xóa tài khoản email của bạn ra khỏi danh sách đó đi.