3 Bí Quyết Tổ Chức Họp Hiệu Quả Như Steve Jobs

Unknown
20/04/2015 - 23:40 2790     0

Theo thống kê, có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra mỗi ngày tại Mỹ. 1/3 trong số đó không đem lại hiệu quả như mong đợi. Chính những buổi họp thiếu hiệu quả này khiến các doanh nghiệp Mỹ mất khoảng 37 tỷ USD mỗi năm.

 

Steve Jobs chắc chắn không muốn Apple rơi vào danh sách những công ty như thế.

Dưới đây là 3 cách mà hình tượng CEO kinh điển của Apple thực hiện những cuộc họp siêu hiệu suất.

1. Ông giữ các cuộc họp càng nhỏ gọn càng tốt

Trong cuốn sách có tên "Insanely Simple" (Tạm dịch: Điều đơn giản điên cuồng) được viết bởi nguời cộng sự lâu năm của Steve Jobs, Ken Segall, đã trình bày chi tiết những gì ông trải qua khi làm việc cùng thiên tài này. Trong đó có đoạn nhắc đến việc Jobs phát hiện ra một người mới khi bắt đầu một cuộc họp hàng tuần với các đại lý quảng cáo của Apple.

"Steve dừng lại một cách lạnh lùng", Segall viết. "Đôi mắt ông dừng lại tại vị trí nơi ông cảm thấy có gì đó không hợp lý. Chỉ vào Lorrie, ông hỏi “Cô là ai?”

Cô ấy bình tĩnh giải thích rằng mình được yêu cầu tới cuộc họp vì cô ấy đang thực hiện một nhiệm vụ liên quan tới những dự án tiếp thị.

Jobs yên lặng lắng nghe và sau đó yêu cầu  cô ấy rời khỏi cuộc họp một cách lịch sự: "Tôi không nghĩ rằng chúng tôi không cần bạn trong cuộc họp này, Lorrie. Cảm ơn.”

Steve Jobs thậm chí còn làm điều tương tự với chính mình. Khi tổng thống Barack Obama mời ông tham gia một họp nhỏ với những ông trùm trong giới công nghệ, Jobs đã từ chối. Lý do ông đưa ra là vì danh sách khách mời đã quá dài.

2. Ông đảm bảo việc từng người sẽ chịu trách nhiệm cho từng hạng mục trong cuộc họp.

Trong bản điều tra về văn hóa Apple năm 2011, phóng viên tạp chí Fortune, Adam Lashinsky, từng đề cập chi tiết về một viẹc Steve Jobs thường làm trong quá trình thực hienẹ các cuộc họp, điều đã đưa Apple để trở thành công ty có giá trị nhất trên thế giới.

Điểm cốt lõi trong tinh thần của Job là tư duy trách nhiệm. Điều này có nghĩa là những quy trình đều được công khai để mọi người đều nắm được ai là người chịu trách nhiệm cho việc gì.

Lachinsky mô tả:

Bộ phận truyền thông nội bộ của Apple thậm chí còn đặt tên cho việc này là DRI- Directly Responsible Individual (Tạm dịch: Những cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp). Thường tên của DRI sẽ xuất hiện trong bản mô tả lịch trình của cuộc họp vì thế mọi người đều biết ai là người chịu trách nhiệm. “Bất kỳ cuộc họp hiệu quả nào tại Apple cũng sẽ có một danh sách những hành động”, một cựu nhân viên của tập đoàn này cho biết. "Bên cạnh mỗi mục hành động sẽ là một DRI." Một câu hỏi phổ biến được nghe tại Apple khi một ai đó đang cố gắng tìm hiểu mối liên hệ phù hợp trong một dự án nào đó sẽ là: "Ai là DRI tại vị trí đó?”

3. Steve Jobs sẽ không để cho con người bị lu mờ bởi PowerPoint.

Walter Isaacson, tác giả cuốn tiểu sử "Steve Jobs", cho biết, "Jobs ghét những bài thuyết trình cứng nhắc, khuôn mẫu. Ông yêu thích sự tự do khi phải đối mặt với các cuộc họp."

Mỗi buổi chiều thứ Tư hàng tuần, ông thường tổ chức một buổi họp tự do với nhóm tiếp thị và quảng cáo của mình. Tại đó, các slide trình chiếu bị cấm sử dụng bởi Jobs muốn đội của mình tranh luận một cách nhiệt tình và suy nghĩ thấu đáo mà không cần dựa vào công nghệ.

"Tôi ghét cách mọi người sử dụng các slide trình chiếu thay vì suy nghĩ", Jobs nói với Isaacson. "Mọi người thường đối mặt với một vấn đề bằng cách tạo ra một bài thuyết trình. Nhưng tôi muốn họ thực sự tham gia, mổ xẻ từng chi tiết, thay vì hiển thị một loạt các trang slide tẻ nhạt. Mọi người sẽ hiểu hơn những gì họ đang nói mà không cần đến PowerPoint."

Nguồn : Saga Tổng hợp & Biên dịch
Unknown