22 Mẹo Tiện Ích Khi Sử Dụng Ứng Dụng Nhắn Tin Slack Mà Mọi Người Nên Biết

Cúc Trần
05/01/2018 - 07:00 2692     0

Nếu bạn chưa biết thì Slack là một ứng dụng chat đa nền tảng. Nói một cách dễ hiểu thì bạn có thể tưởng tượng Slack giống như một “phòng chat” cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Nếu đã từng nghe về Internet Relay Chat (IRC) thì Internet Relay Chat (IRC) và Slack có chức năng khá giống nhau. Slack sẽ được chia thành các 'kênh' nhỏ cho các cuộc thảo luận nhóm,… hoặc bất cứ điều gì mà bạn muốn. Slack được nhiều người xem là “sát thủ email”, bởi nó giúp “giảm bớt” các email nội bộ của bạn, cũng như việc giao tiếp, trao đổi bằng email hoặc các phần mềm chat thông thường khác.

Cách đây vài tháng, chúng tôi đã thử chuyển sang dùng Slack (một trong những ứng dụng nhắn tin nhanh và nổi nhất trên thị trường). Ban đầu, thật khó để làm quen với những câu kiểu như "Cứ Slack cho mình đi" hoặc "Bọn này đang Slack". Nhưng một khi chúng tôi cảm thấy thoải mái hơn với nền tảng này, chúng tôi bắt đầu nhận ra nó thực sự hữu ích và hiệu quả như thế nào. Càng sử dụng Slack, chúng tôi càng khám phá ra nhiều tiện ích - từ ảnh GIF, lời nhắc, đến việc đính kèm tệp tin... Tất cả chỉ cần một hoặc hai click chuột là xong.

Nhưng điều này cũng có hai mặt: Slack có quá nhiều tiện ích, đến mức nó thật khó để khám phá ra những tính năng mà bạn thực sự cần sử dụng. Để giúp đỡ bạn, bài viết này sẽ đưa ra một số mẹo khi dùng Slack hay nhất: Từ việc tạo danh sách việc cần làm đến tùy chỉnh chủ đề của bạn, những mẹo sử dụng chuyên nghiệp này sẽ rất đáng được giới thiệu cho nhóm của bạn.

1) Tiến Hành Các Tìm Kiếm Nâng Cao

Một trong những điều tuyệt vời của ứng dụng Slack là tin nhắn và các tập tin rất dễ tìm kiếm. Vì các kênh chuyển qua rất nhanh, bạn nên sử dụng những lệnh tìm kiếm nâng cao này để có thể lấy ra chính xác những thứ bạn đang cần mà không làm lãng phí thời gian.

Các Kênh Và Tin Nhắn Trực Tiếp

  • Gõ "in:tên kênh" - để tìm kiếm các tin nhắn và / hoặc tập tin trong một kênh cụ thể
  • Gõ "in:tên" - để tìm kiếm các tin nhắn trực tiếp của bạn với một người dùng cụ thể

Tin Nhắn Hoặc Tệp Tin Từ Một Người Cụ Thể

  •  "from:tên người dùng" - để giới hạn tìm kiếm của bạn với các tin nhắn từ một người gửi cụ thể, tìm kiếm này sẽ rà soát tất cả các kênh và mọi tin nhắn trực tiếp
  • Gõ “from:me” - để tìm kiếm các tin nhắn mà bạn đã gửi, ở bất cứ đâu trong Slack

Các Liên Kết, Mục Có Gắn Dấu Sao Và Emoji

  •  "has: đường link" - Thu hẹp tìm kiếm của bạn vào các tin nhắn có chứa một URL cụ thể
  •  "has: star"- để tìm những thư mà bạn đã gắn dấu sao
  •  "has::tên emoji" - để tìm kiếm những thư có chứa một biểu tượng cảm xúc cụ thể

Ngày Và Giờ

  • Gõ "before" rồi sử dụng những từ chỉ thời gian như "hôm qua", "hôm nay"
  • Gõ "after" rồi sử dụng các từ như "tuần", "tháng" hoặc "năm"
  • Gõ "on" hoặc "during" và sử dụng các từ khoá cụ thể chỉ ngày hoặc phạm vi thời gian, chẳng hạn như "Thứ Hai", "Tháng Hai" hoặc "Năm 2016"

Mẹo: Để tìm kiếm trong một ngày cụ thể, sử dụng định dạng MM / DD / YYYY (Hoa Kỳ) hoặc YYYY / MM / DD (Quốc tế).

2) Sử Dụng Lệnh /Remind Để Tạo Danh Sách Việc Cần Làm

Đặt một lời nhắc nhở Slackbot để giúp bạn theo dõi những gì bạn cần thực hiện. Để bắt đầu, chỉ cần nhập /remind vào hộp văn bản, tiếp theo gõ nhiệm vụ của bạn. (Lưu ý: Chỉ bạn mới có thể xem lệnh và lời nhắc.) Bạn có thể lập lịch nhắc nhở cho một thời gian cụ thể hoặc thiết lập deadline, sử dụng định dạng MM / DD / YYYY.

Nếu bạn muốn xem lại danh sách nhắc nhở của mình, chỉ cần sử dụng lệnh /remind list. Từ đó, bạn có thể đánh dấu đã hoàn thành với một số tác vụ nào đó hoặc xóa những mục bạn không còn cần nữa.

3) Phản Hồi Bằng Ảnh GIF

Hãy thành thật đi nào: Chúng ta đều thích hình động GIF. Và giờ với tích hợp Giphy, bạn có thể chia sẻ những ảnh GIF vui nhộn với đồng nghiệp rồi, chỉ cần gõ lệnh /Giphy [cảm xúc, từ hoặc cụm từ].

Để thiết lập ứng dụng Giphy, hãy truy cập vào trang này. Từ đây, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào nút "Cài đặt" ngay bên cạnh tên nhóm của bạn, rồi sau đó nhấp vào "Thêm Giphy Integration".

Lưu ý: Giphy có thể rất may rủi... Đôi khi các GIF bị đánh dấu NSFW (Not safe for work - không an toàn) hoặc không hoàn toàn phù hợp với tình hình. Nhưng, nếu bạn không quan tâm đến những rủi ro này, thì bạn hoàn toàn có thể dễ dàng cài đặt tích hợp này.

4) Sử Dụng Lệnh /Collapse Và /Expand Để Mở Hoặc Đóng Các File

Bạn có phải lướt qua một biển ảnh GIF để tìm hình mình muốn không? Cách giải quyết rất đơn giản, bạn có thể thu gọn tất cả hình ảnh nội tuyến và video bằng cách sử dụng lệnh /collapse. Khi bạn cần tham khảo hình ảnh một lần nữa, chỉ cần nhập /expand để làm cho chúng xuất hiện lại.

5) Thêm Định Dạng Văn Bản Vào Tin Nhắn

Bạn đang muốn tìm văn bản, chỉnh sửa hoặc chia sẻ mã? Vậy hãy thử tham khảo cú pháp sau đây:

  • Nhấn mạnh phần văn bản: Để tạo ra văn bản in đậm, hãy bao quanh từ hay cụm từ của bạn bằng dấu sao (*....*). Để in nghiêng văn bản, đặt dấu gạch chân quanh phần văn bản (_…..._)
  • Gạch bỏ phần văn bản: Để gạch bỏ một số từ, hãy sử dụng dấu ~ bao quanh văn bản
  • Lập danh sách: Để tạo danh sách, hãy chọn "Shift" + "Enter" để thêm một dòng mới. Để thêm các dấu đầu dòng, hãy chọn Opt + 8 (Mac) hoặc Alt + 0149 (PC)
  • Trích dẫn khối: Để thêm các dấu ngoặc góc vào đầu tin nhắn của bạn, gõ ">" để thụt lề một dòng hoặc ">>>" để thụt lề nhiều đoạn văn
  • Các khối mã: Để hiển thị một phần dưới dạng văn bản nội tuyến có chiều rộng cố định, hãy sử dụng dấu backtick (`) quanh khu vực được chọn. Để tạo một khối văn bản có định dạng sẵn, có chiều rộng cố định, hãy sử dụng dấu backtick ba lần.

6) Chuyển Đổi Giữa Các Trạng Thái Với Lệnh /Away

Đừng để đồng nghiệp của bạn phải chờ. Nếu bạn phải rời khỏi máy tính hoặc đi đến một cuộc họp, hãy làm rõ điều đó bằng cách điều chỉnh tình trạng của bạn. Để nhanh chóng chuyển đổi giữa "đang bận" và "hoạt động", sử dụng lệnh /away.

7) Thêm Thông Báo Cho Các Từ Khoá Và Cụm Từ

Cho dù bạn đang quản lý một dự án cụ thể hay đang cố gắng giữ các tab công việc trên cùng một khu hoặc một hoạt động nhất định, điều chỉnh cài đặt để bật thông báo tùy chỉnh có thể sẽ giúp bạn tiết kiệm một lượng thời gian lớn.

Để nhận được thông báo khi có một từ hoặc cụm từ cụ thể được đề cập, hãy bắt đầu bằng cách kích vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái màn hình, sau đó nhấp vào "Preferences" trong hộp menu. Từ đó, chọn "Notification Settings" và cuộn xuống "Highlight Words". Trong hộp văn bản, gõ từ hoặc cụm từ bạn muốn được thông báo (và hãy chắc chắn đã tách chúng bằng dấu phẩy).

8) Gửi Tin Nhắn Cá Nhân Thật Nhanh Chóng Bằng Lệnh /Msg

Đôi khi chúng ta đặt câu hỏi và muốn nhận được sự chú ý của mọi người trong một kênh cụ thể. Bạn biết đấy, những câu hỏi quan trọng như là "Có ai cầm cái bấm ghim không?" hay "Có ai rảnh để ăn trưa không?".

Sau khi bạn đặt câu hỏi, hãy tránh mọi sự gián đoạn bằng cách theo dõi mọi người thông qua tin nhắn cá nhân. Ví dụ, một khi bạn biết Steve có thể rảnh để đi ăn, hãy sử dụng lệnh sau để nhanh chóng mở một tin nhắn cá nhân để hỏi chi tiết thêm: /msg @tên người dùng [tin của bạn].

9) Chỉnh Sửa Thư Bạn Đã Gửi

Chúng ta ai cũng đã từng nói ra những điều mình muốn lấy lại mà không thể. Nhưng với Slack thì hoàn toàn có thể ... Để nhanh chóng chỉnh sửa thư bạn đã gửi trong một cuộc trò chuyện, hãy nhấn phím mũi tên ↑, chỉnh sửa tin nhắn của bạn, sau đó nhấn "Enter". Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mắc phải lỗi đáng xấu hổ, chẳng hạn như sai chính tả.

10) Kết Nối Google Drive Của Bạn Với Slack

Rất nhiều nhóm đã sử dụng Google Drive để tạo và lưu trữ tệp trực tuyến, vậy tại sao lại không kết hợp và tận dụng hai thứ tốt nhất? Khi bạn kết nối Google Drive với Slack, bạn có thể đọc và chỉ rõ các tệp được nhập vào cũng như có thể nhanh chóng tìm kiếm chúng bất cứ khi nào bạn cần.

Có hai cách để kết nối Google Drive của bạn với Slack:

Nếu bạn có một liên kết Google Drive mà bạn muốn chia sẻ, chỉ cần dán nó vào hộp thư. Thao tác này sẽ nhắc Slackbot đưa ra thông báo sau:

Nhấp vào "Có" để cấp quyền đọc tệp.

Nếu bạn đang chưa có tệp nào để chia sẻ, nhưng lại muốn kết nối Google Drive cho việc sử dụng trong tương lai, hãy truy cập vào trang ứng dụng Google Drive. Từ đây, nhấp vào nút "Cấu hình" ngay bên cạnh tên nhóm của bạn, sau đó nhấp vào "Xác thực tài khoản Google Drive của bạn" rồi click "Cho phép".

11) Tùy Chỉnh Chủ Đề Slack Của Bạn

Cho dù là bạn đang sử dụng Slack cho nhiều nhóm khác nhau và muốn giữ tính tổ chức, hoặc là bạn chỉ đang muốn cá nhân hoá giao diện của tài khoản mình, thì bạn đều có thể điều chỉnh chủ đề bằng cách chọn vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái. Từ bảng menu, hãy chọn "Preferences" > "Chủ đề thanh bên." Từ đây, bạn có thể khám phá và chọn các chủ đề hoặc cuộn xuống "Tuỳ ​​chỉnh Chủ đề" để đưa vào các thiết kế HTML của riêng bạn.

 

12) Kết Nối Công Cụ If This Then That (IFTTT) Với Slack Để Tự Động Hóa Các Tác Vụ

Hoạt động giống như một bộ chuyển đổi phổ quát, IFTTT là một công cụ tiện dụng cho phép bạn tự động hóa các nhiệm vụ giữa hai dịch vụ. Và khi bạn kết nối IFTTT với Slack, các khả năng dường như là vô tận. Để làm được vậy, hãy bắt đầu bằng cách đăng ký IFTTT hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện tại của bạn. Sau đó, kích hoạt kết nối ở đây https://ifttt.com/slack.

Một khi hai ứng dụng đã được nối, bạn có thể tìm "công thức" hoặc có thể tự tạo ra công thức của mình để bắt đầu tự động hoá các nhiệm vụ. Hãy kiểm tra một vài lệnh ưa thích của chúng tôi, có thể nó sẽ cho bạn một số gợi ý hay.

13) Tạo Emoji Rất Riêng Của Bạn

Để bắt đầu, hãy nhấp vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn "Tùy chỉnh Slack" từ bảng menu.

Điền vào biểu mẫu để tạo biểu tượng cảm xúc của riêng bạn. Trước hết, bạn cần phải cung cấp tên cho biểu tượng - đây sẽ là cái bạn phải nhập để Slack tìm emoji đó. Tiếp theo, hãy tải lên một hình ảnh biểu tượng cảm xúc. Slack sẽ yêu cầu bạn sử dụng một hình vuông không lớn hơn 128px chiều rộng hoặc chiều cao, và với kích thước tệp nhỏ hơn 64K. Nếu bạn muốn loại bỏ nền từ hình ảnh (như trong ví dụ của emoji nam diễn viên Ryan Gosling bên dưới), hãy xem hướng dẫn này https://blog.hubspot.com/marketing/how-to-remove-background-image-in-powerpoint-design-ht

14) Tạo Lập Các Trình Kích Hoạt Tùy Chỉnh Cho Phản Hồi Slackbot

Hãy dùng Slack theo cách riêng của bạn bằng việc tùy chỉnh phản hồi tự động Slackbot đối với một số từ hoặc cụm từ nhất định. Để làm được như vậy, hãy nhấp vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn "Tùy chỉnh Slack" từ bảng chọn menu. Chọn tab thứ hai từ bên trái có nhãn "Slackbot" để truy cập vào trường tùy chỉnh tin nhắn. Nhập vào một hoặc nhiều cụm từ và hãy nhớ phân tách chúng bằng dấu phẩy, sau đó thêm phản hồi Slackbot. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều phản hồi bằng cách thêm vào dòng riêng ("Shift" + "Enter"). Nếu bạn chèn nhiều câu trả lời, Slack sẽ chọn một cách ngẫu nhiên khi nó được kích hoạt.

Ví dụ: phản hồi tự động của Britney Spears cho từ "Oops!" để biến lỗi thành một câu đùa.

15) Thêm Tin Nhắn Tải Tùy Chỉnh

Bạn đã bao giờ để ý những tin nhắn và lời khuyên dí dỏm hiển thị khi Slack đang tải không? Vâng, bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra các tin nhắn khi tải của riêng mình, cho trải nghiệm cá nhân thêm phần thú vị. Để bắt đầu thêm tin nhắn mới, nhấp vào tên của bạn ở góc trên cùng bên trái và chọn "Tùy chỉnh Slack" từ bảng menu. Nhấp vào tab thứ ba từ bên trái sang và có gán nhãn "Tin nhắn khi tải", thêm thông điệp vào hộp văn bản và nhấn "Thêm tin nhắn".

Mẹo: Bạn sẽ không có cơ hội nào tốt hơn để troll đồng nghiệp của mình hơn thế này đâu.

16) Chuyển Đến Một Cuộc Trò Chuyện Bất Kỳ Chỉ Trong Vài Giây Với Slack’s Quick Switcher

Nếu bạn đang làm việc trong một team lớn, có thể bạn sẽ phải tham gia vào khá nhiều kênh trò chuyện. Để nhanh chóng và dễ dàng chuyển từ một kênh sang tin nhắn cá nhân rồi quay lại một kênh trò chuyện khác, chỉ cần nhấn ⌘ + K (Mac) hoặc Ctrl + K (Windows và Linux). Một cửa sổ sẽ xuất hiện, bạn có thể nhập tên người dùng hoặc tên kênh rồi lựa ra tùy chọn chính xác để mở cuộc hội thoại.

17) Tạo Dáng Như Người Nổi Tiếng Để Troll Đồng Nghiệp Của Bạn

Hãy thử troll đồng nghiệp của bạn với Slacker - công cụ tiện dụng cho phép bạn đăng các phản hồi hài hước với những nhân vật yêu thích. Slacker có rất nhiều nhân vật, từ Kanye West đến Marge Simpson.

Bạn thậm chí có thể thêm nhân vật của mình bằng cách chọn biểu tượng "+" màu lục. Chỉ cần thêm tên, URL hình ảnh và thông báo mặc định là bộ sưu tập của bạn đã phong phú thêm rồi.

18) Sử Dụng Phản Ứng Emoji Để Thực Hiện Một Cuộc Thăm Dò Nhanh

Sử dụng từ ngữ để diễn đạt cảm xúc thường khá khó và đôi khi, việc thấu hiểu nhau có thể trở nên dễ dàng hơn với các biểu tượng cảm xúc - emoji. Đặc biệt trên ứng dụng Slack, điều này lại càng thuận tiện. Đơn giản chỉ cần di chuột qua phần tin nhắn, kích vào biểu tượng mặt cười với dấu cộng bên cạnh và chọn biểu tượng cảm xúc mà bạn muốn. Bạn có muốn biết thêm một điều thú vị nữa của tính năng này không? Phản ứng emojis có thể nhanh chóng thực hiện một cuộc thăm dò ý kiến trong đội của bạn. 

19) Kéo Các Mẫu Bằng Mã Màu HTML

Bạn đang thực hiện một dự án thiết kế với một thành viên khác trong đội? Bạn có thể sử dụng các gợi ý màu nhanh bằng mã màu HTML. Ví dụ như khi bạn gõ ra mã - #F7761F - bạn sẽ thấy một bảng màu nhỏ xuất hiện, như ảnh sau:

20) Tạo Một Danh Sách Những Việc Cần Làm Bằng Cách Gắn Sao

Gắn sao một mục trên Slack là một cách để đánh dấu nhiệm vụ quan trọng. Để làm được điều này, bạn chỉ cần di chuyển con chuột tới một thư hoặc tập tin và kích vào ngôi sao màu xám để biến nó thành màu vàng. Còn nếu bạn muốn xem các mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhấp vào biểu tượng dấu sao ở góc trên cùng bên phải.

Gắn dấu sao những yêu cầu và tệp mà bạn cần hoàn thành giúp bạn dễ dàng tạo ra một danh sách công việc phải làm ngay.

21) Lệnh Shruggie 

Bạn sẽ làm gì khi không biết câu trả lời? Gây ra lỗi? Khi cần báo hiệu với đồng nghiệp rằng bạn thực sự không hề hiểu những gì đang xảy ra trong cuộc họp? Khi gặp những trường hợp trên, hãy gửi cho họ một cái “nhún vai”.

Một lệnh “nhún vai” sẽ nói tất cả mọi thứ bạn cần nói... mà bạn không cần nói gì cả. Để thực hiện, hãy nhập lệnh /shrug.

22) Chỉnh Sửa Tên Của Bạn Trong Hồ Sơ Để Hiển Thị Khi Bạn Đang OOO (Out Of Office - Không Làm Việc)

Cho dù bạn đang nghỉ phép để du lịch hay đang trong kỳ nghỉ thai sản và sinh con, thì bạn đều có thể báo cho đồng nghiệp mình biết bằng cách điều chỉnh họ của bạn trên Slack. Ví dụ nhé, trong ảnh dưới đây, người dùng đã đổi tên của mình thành "Carly Stec" và thêm "OOO" vào trường tên cuối.

Để chỉnh sửa tên của bạn, nhấp vào tên nhóm ở góc trên cùng bên trái, nó sẽ hiện ra bảng chọn Nhóm. Sau đó, bạn hãy chọn "Xem tiểu sử & Tài khoản" để mở thư mục nhóm và nhấp vào "Chỉnh sửa" để mở trình chỉnh sửa tiểu sử.

Bạn có thích những mẹo sử dụng Slack này không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn với chúng tôi trong phần bình luận ​​bên dưới nhé.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Cúc Trần

The New York Times