20 Mẹo Để Viết Một Bản Đề Án Kinh Doanh (Business Case) Hoàn Hảo

Nam Quốc
02/10/2019 - 10:00 785     0

Một case business được thiết kế tốt sẽ giúp đội ngũ dự án xác định chính xác lý do tại sao tổ chức cần đầu tư vào dự án, những gì tổ chức sẽ nhận lại được cho các quỹ và các nguồn lực được đầu tư khác. Và chính điều này sẽ trở thành động lực của dự án san này - Jed Simms

Những business case được phát triển để xác nhận tính khả thi của dự án được đề xuất trước khi chúng được đi vào thực hiện. Chúng được thiết kế để truyền tải các thông tin cần thiết có liên quan cho các nhà đầu tư và các nhà tài trợ để quyết định xét duyệt các khuyến nghị. Như một phần của phân tích doanh nghiệp, nhà phân tích kinh doanh thường sẽ gặp những tình huống mà họ phải thuyết phục các nhà đầu tư bằng một giải pháp cụ thể.

Bài viết này bao gồm 20 mẹo giúp bạn có thêm những cân nhắc về hành trình để thuyết phục các bên liên quan rằng đề nghị của bạn là đúng đắn và khả thi thực hiện.

 

1. Liên kết các đề xuất của bạn đến mục tiêu kinh doanh

Bạn không được trở nên quá phấn khích bởi tất cả những cải tiến thú vị mà giải pháp của bạn có thể mang lại. Luôn luôn ghi nhớ các mục tiêu kinh doanh bởi vì chúng là yếu tố quyết định đến dự án có được đầu tư hay không. Một số ví dụ về các mục tiêu kinh doanh có giá trị như việc giảm thiểu chi phí, tăng độ hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

2. Chứng minh đề nghị của bạn là hiệu quả

Đảm bảo rằng bạn giải thích lý do của bạn đi đến các khuyến nghị. Lý do có thể dựa trên tỷ lệ hoàn vốn, giá trị hiện tại ròng hoặc chi phí của dự án và nó cung cấp cách để định lượng các lợi ích và chi phí. Việc áp dụng chúng sẽ tiết lộ quá trình lập luận của bạn, mô hình bạn áp dụng và tăng độ tin cậy của các đề xuất.

3. Trình bày phân tích chi tiết

Cho các bên liên quan thấy được đề nghị của bạn sau khi phân tích sâu rộng dữ liệu và bạn đã xem xét các lựa chọn thay thế khả thi khác trước khi đi đến đề xuất của bạn, để tăng sự tin tưởng của họ với dự án của bạn. Ngay cả khi bạn chỉ có một đề xuất, bạn nên trình bày những phát hiện của bạn về các lựa chọn thay thế bạn xem xét để để đảm bảo đây là một góc nhìn đa chiều. 

Phân tích chi tiết là dấu hiệu cho thấy đề xuất của bạn dựa trên đầy đủ thông tin và nghiên cứu.

4. Xác định yêu cầu kinh doanh

Luôn luôn bắt đầu biện minh bằng cách xác định nhu cầu kinh doanh cần phải được đáp ứng trước khi liên kết nó với các giải pháp được đề nghị mà sẽ mang lại kết quả mong muốn.

5. Bảo đảm được quyền lợi cá nhân

Trong việc đưa ra business case, hãy bắt đầu với lợi ích mà ảnh hưởng đến tất cả mọi người sẽ giúp bạn tạo ra được nhiều sự chú ý và quan tâm đến dự án của bạn từ các nhà đầu tư.

Những lợi ích mà các nhà đầu tư quan trọng thu được nên được nêu ra rõ ràng. Bên bên liên quan khác nhau sẽ có các lợi ích khác nhau, giá trị và mối quan tâm mà cần phải được xác định rõ ràng. Tất cả lợi ích cả về định tính và định lượng nên được xác định và cá nhân hóa cho mỗi bên liên quan. 

6. Nhìn vượt ra ngoài lợi ích hữu hình

Hiểu rằng một dự án thành công hoặc đề xuất sẽ không luôn luôn dẫn đến những lợi ích hữu hình như giảm chỉ phí hay tăng doanh thu. Cũng quan trọng như lợi ích tài chính, dự án có thể được bắt đầu vì các lý do khác. Ví dụ như tự động hoá công việc có thể không ngay lập tức giảm chi phí mà thay vào đó, cải thiện độ hiệu quả và tinh thần đội ngũ nhân viên là một trong số những lợi ích mà nó có thể mang lại. Ví dụ về các lợi ích khác về chất lượng hoặc vô hình bao gồm cải thiện kinh doanh tính linh hoạt, tuân thủ, duy trì đội ngũ nhân viên, giá trị thương hiệu, vv.

7. Hãy thận trọng trong việc thêm vào các yếu tố đầu tư

Thêm nhiều nhân lực hoặc nguồn lực khác vào dự án không đảm bảo được việc sẽ tăng hiệu quả của nó. Phải nhận thức được điều này trong việc đưa ra các đề xuất kinh doanh.

8. Hiểu loại chi phí

Không phải tất cả chi phí là rõ ràng. Các chi phí liên quan đến dự án của bạn sẽ gồm chi phí đầu tư và chi phí vận hành. Chi phí đầu tư bao gồm phần cứng, chứng chỉ phần mềm và các yếu tố tương tự, trong khi chi phí vận hành bao gồm phân tích, thiết kế, triển khai thực hiện, thay đổi quản lý, bảo dưỡng, và chi phí đào tạo cũng như chi phí sinh ra bởi những yếu tố khác. Hiểu các loại chi phí này sẽ đặt ra được kì vọng chính xác.

9. Loại bỏ các yếu tố hủy hoại dự án

Có một số yếu tố có thể giết chết dự án của bạn ngay cả trước khi dự án có một cơ hội để bắt đầu: 

- Thiếu sự quản lý với các bên liên quan; 

- Phân phối lợi ích không đồng đều; 

- Công bố những lợi ích không hỗ trợ được cho chiến lược của doanh nghiệp, vv. Phác thảo càng nhiều trở ngại cho dự án của bạn càng tốt và loại bỏ chúng càng sớm càng tốt.

10. Giao tiếp với nhân viên phục vụ trực tiếp

Giao tiếp với các nhân viên phục vụ trực tiếp để đảm bảo rằng các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết là các vấn đề thực tế mà không chỉ vấn đề trên lý thuyết. Nhân viên phục vụ trực tiếp thường tiếp xúc với các vấn đề của dự án và những cơ hội kinh doanh mà có thể khai thác được.

11. Có một kế hoạch rõ ràng về lợi ích có thể mang lại

Việc chỉ phác họa qua những lợi ích đến từ đề xuất của bạn là không đủ. Cần mô tả cho các nhà đầu tư thấy được chính xác cách mà lợi ích sẽ được xác định, đánh giá và định lượng chính xác.

12. Đừng đánh giá thấp độ dài hoặc độ phức tạp của dự án của bạn

Bạn phải có một ước tính hợp lý và thực tế cung cấp cái nhìn sâu sắc về độ dài / độ phức tạp của dự án đề xuất. Nếu dự án mất nhiều thời gian hơn hoặc chi phí đáng kể hơn so với quy định trong trường hợp kinh doanh của bạn, các bên liên quan có thể mất niềm tin vào bất kỳ ước tính nào bạn cung cấp cho họ trong tương lai.

13. Tìm kiếm sự hỗ trợ của các bên liên quan

Tiếp thị ý tưởng và đề xuất của bạn cho các bên liên quan chính càng sớm càng tốt. Có đủ sự ủng hộ và sự quan tâm với đề xuất của bạn sẽ làm giảm mức độ phản đối mà bạn gặp phải và tăng cơ hội thành công.

Sẽ là sáng suốt khi giới thiệu cho những người có ảnh hưởng quan trọng với các  đề xuất của bạn (nếu bạn có thể) trước khi trình bày ý tưởng kinh doanh của bạn cho họ một cách chỉnh thức. Điều này sẽ đảm bảo họ không bị bất ngờ và có thể giúp bạn tạo ra sự hỗ trợ rất cần thiết cho trường hợp kinh doanh của bạn.

14. Bán những cải tiến kinh doanh thay vì bán công nghệ

Nó không phải là công nghệ mang lại lợi ích kinh doanh mà là cách nó được sử dụng và tích hợp vào doanh nghiệp để nó giải quyết các thách thức hoạt động và cung cấp các cơ hội duy nhất để đạt được lợi thế cạnh tranh. Bán những lợi ích mà công nghệ có thể mang lại cho doanh nghiệp chứ không phải chính công nghệ.

15. Đề xuất một giải pháp & chiến lược

Trình bày phương án thay thế ưa thích của bạn (giải pháp được đề xuất) và vạch ra một chiến lược thực tế để thực hiện nó. Khuyến nghị của bạn càng thiết thực, khả năng nó sẽ được chấp thuận càng cao.

16. Nhận biết rủi ro và những giả định

Mọi trường hợp kinh doanh được xây dựng trên một chia sẻ cân bằng của các giả định

và rủi ro mà các bên liên quan cần phải nhận thức. Ví dụ về các rủi ro liên quan đến kỹ thuật - liệu các quy trình có thể được cái tiến hay không? và rủi ro liên quan đến tổ chức - liệu doanh nghiệp đã sẵn sàng cho những thay đổi được đề xuất?

Chúng ta nên hiểu rõ về những rủi ro có thể có và tác động của chúng đến việc kinh doanh.

17. Sử dụng ngôn ngữ kinh doanh

Trình bày đề án kinh doanh của bạn với ngôn ngữ mà các nhà đầu tư có thể dễ dàng nắm bắt. Việc bạn trình bày đề án càng rõ ràng sẽ càng nâng cao khả năng đề xuất của bạn được chấp thuận.Tránh sử dụng các từ viết tắt, biệt ngữ và thuật ngữ gây khó hiểu cho các nhà đầu tư và gây cản trở cho việc diễn đạt của bạn.

18. Tránh thêm thắt ví von

Việc trình bày đề án kinh doanh mà không có bất kỳ sự thêm thắt ví von sẽ đảm bảo rằng những rủi ro tiềm ẩn có thể được xác định và giảm thiểu. Điều này cũng sẽ đảm bảo rằng cơ hội thành công được tăng lên nếu dự án cuối cùng được thực hiện. Bạn không nên hứa hẹn những cải tiến hoặc tiết kiệm chi phí mà bạn không thể mang lại.

Điều hướng sự mong đợi của các nhà đầu tư để đảm bảo rằng họ không mong đợi quá mức những lợi ích các dự án có thể đạt được để tránh thất vọng quá nhiều.

19. Thiết lập cấu trúc

Với bất cứ định dạng mà bạn quyết định sử dụng để trình bày đề án kinh doanh (nó có thể là một tài liệu word hoặc một bài thuyết trình), hãy đảm bảo rằng nó có cấu trúc tốt và ngắn gọn, với tất cả các thông tin có liên quan.

20. Nhấn mạnh những cơ hội có thể bị bỏ lỡ

Nêu ra những cơ hội sẽ bị bỏ qua nếu đề án không được thông qua. 

Lời kết 

Mặc dù không có những quy chuẩn về hình thức hay định dạng cụ thể cho các đề án kinh doanh, việc phát triển đề án theo những các nguyên tắc này sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ đưa ra được phần trình bày thuyết phục. Một đề án kinh doanh được nghiên cứu kĩ lưỡng và thiết thực có thể đưa các doanh nghiệp đến với thành công trong khi một trong đó một đề án yếu kém trong việc nghiên cứu hoặc dựa trên dữ liệu không chính xác có thể khiến doanh nghiệp thua lỗ, đặc biệt là khi dự án được thực hiện với những lý do sai lầm.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Nam Quốc
Nam Quốc