Đặc biệt, trong cuốn sách mới của mình "Executive Presence: The Missing Link Between Merit and Success" Sylvia Ann Hewlett có nhắc đến ba dấu hiệu cho biết thế nào là một nhà lãnh đạo giỏi. Theo bà, đó chính là cách họ hành động, cách họ ăn mặc và cách họ nói năng.
Trong đó, khả năng diễn đạt tốt không chỉ cải thiện sự giao tiếp hàng ngày mà nó còn xây dựng tính cách con người và phong thái điều hành (executive presence) của bạn. Hewlett viết "Mỗi cuộc nói chuyện là một cơ hội rất quan trọng để tạo ra ấn tượng tích cực và duy trì nó,". Vì vậy hãy luôn cẩn trọng trong mỗi lời nói của mình. Đặc biệt là trong công việc, khi mà bạn thốt ra các cụm từ sau đây, chúng sẽ ngay lập tức khiến bạn đánh mất vị thế và sự chuyên nghiệp của mình.
1. "Tôi nói đúng phải không?"
Nhà tư vấn chiến lược, Tara Sophia Mohr nói rằng: “Câu hỏi này sẽ làm cho người nghe cảm thấy nực cười bởi vì họ cho rằng nếu bạn thậm chí còn không hiểu suy nghĩ của mình, thì tại sao lại mong người khác hiểu suy nghĩ của bạn. Thay vào đó, Sophia gợi ý bạn dùng câu hỏi khác thông minh hơn, ví dụ "Bạn có ý kiến gì không?"
2. "Thật không công bằng."
Việc phàn nàn về sự bất công sẽ không thay đổi được tình hình nếu bạn không thực sự hành động. Darlene Price, tác giả của cuốn "Well Said! Presentations and Conversations That Get Results" nói rằng: "Dù bạn đang gặp phải rắc rối nhỏ trong công việc hay một vấn đề nghiêm trọng đến đâu thì bạn cũng không nên nói điều này. Bởi vì vấn đề đó sẽ không bao giờ được giải quyết nếu bạn chỉ ngồi một chỗ rên rỉ và phàn nàn. Thay vào đó, hãy đứng lên và xử lý chúng”
3. "Tôi không có thời gian."
Atle Skalleberg cho rằng "Đây là một trong số những câu nói dỗi kinh điển nhất”. Cho dù bạn không có thời gian cho công việc hoặc quên mất việc phải hoàn thiện nó, Skalleberg khuyên rằng nên đặt ra mốc thời gian hoàn thành công việc thay vì giải thích lý do tại sao bạn chậm trễ .
4. "Chỉ"
Chúng ta thường dùng từ "chỉ" như một từ đệm trong những câu như: "Tôi chỉ muốn kiểm tra xem liệu ..." hay "Tôi chỉ nghĩ rằng ..."và thấy rằng nó hoàn toàn vô hại, nhưng ta không biết rằng nó có thể ảnh hưởng xấu đến những gì mình đang nói. Mohr cho rằng:"Chúng ta thêm từ “chỉ” vì muốn khẳng định mạnh mẽ ý kiến của mình, tuy nhiên từ “chỉ” lại làm cho lời nói của bạn nghe có vẻ dè chừng và do dự. " Vì vậy, đừng dùng từ này và tiếng nói của bạn sẽ có sức mạnh hơn.”
5. "Nhưng tôi đã gửi nó trong email một tuần trước rồi mà."
Skalleberg cũng nói rằng nếu ai đó không phản hồi lại cho bạn, bạn phải tự biết chủ động liên hệ với họ. Hãy chủ động trong giao tiếp thay vì đổ lỗi cho người khác.
6. "Tôi ghét ..." hoặc "Thật khó chịu khi ..."
Bạn không nên dùng những lời lăng mạ ở nơi làm việc, đặc biệt là khi chúng nhằm vào một cá nhân hoặc cả một tập thể. "Những lời lăng mạ này không chỉ cho thấy sự thiếu chín chắn , mà còn có thể đem đến phiền phức cho bạn, thậm chí khiến bạn bị sa thải
7. "Đó không phải là việc của tôi"
Hãy giúp đỡ người khác, ngay cả khi đó không phải là công việc của bạn.Vì điều này cho thấy rằng bạn thực sự là một thành viên của công ty và luôn sẵn sàng bỏ thêm chút công sức cho công việc chung. Skalleberg cũng khẳng định rằng: "Xét cho cùng, chúng ta phải là những con người có trách nhiệm,".
8. "Đáng lẽ bạn phải ..."
Price nói rằng "Những lời bới móc như thế này rất có thể khiến người khác cảm thấy tội lỗi và bị chì chiết," Vì vậy thay vào đó, bà đề xuất một cách tiếp cận tích cực hơn khi giao tiếp như: "Lần sau, tôi nghĩ rằng bạn nên ..."
9. "Có thể là tôi sai, nhưng ..."
Price gọi kiểu ngôn từ này là "discounting", có nghĩa là nó ngay lập tức sẽ làm giảm giá trị của bất cứ điều gì bạn định nói. Theo bà, “Đừng bao giờ bắt đầu cuộc trò chuyện bằng những cụm từ làm hạ thấp tầm quan trọng của bạn hoặc những gì bạn nói. Vì điều đó chỉ làm bạn giảm vị thế và sự tôn trọng của người đối với mình mà thôi”.
10. "Xin lỗi, nhưng ..."
Điều này có nghĩa là bạn tự cho rằng mình đang làm phiền người khác. Nhưng theo Mor thì "Bạn không nên xin lỗi chỉ vì bạn ngồi vào cái ghế mà không ai ngồi hoặc muốn nói điều một gì đó".
11. "Thật ra thì ..."
Theo Carolyn Kopprasch (GĐ chiến lược của Buffer) câu mở đầu với từ này, ví dụ như "Thật ra thì, nó ở ngay đằng kia" hoặc "Thật ra, bạn có thể làm theo cách này" sẽ tạo ra khoảng cách giữa bạn và người nghe và giống như nói rằng họ đã sai. Vì vậy, hãy sử dụng một từ khác để gợi ra cảm xúc tích cực hơn cho người nghe.