10 Mẹo Với Powerpoint Office 2016 Khiến Bài Thuyết Trình Của Bạn Ấn Tượng Hơn

Cẩm Tú
22/12/2017 - 13:00 35290     0

Một bài thuyết trình PowerPoint cần phải rất sáng tạo, đủ để thu hút chú ý trong khoảng thời gian ngắn. Giống như các biển báo hiệu được thiết kế để bắt lấy ánh mắt của người lái xe vậy. Tuy nhiên, người làm PowerPoint có một lợi thế là họ được trang bị một bộ sưu tập gồm rất nhiều slides để trình bày ý tưởng. Và một số công cụ vốn đã tuyệt vời nay càng trở nên tốt hơn với những cải tiến trong Microsoft Office 2016. Vậy bây giờ, hãy cùng tìm hiểu về các công cụ sáng tạo mới này trong PowerPoint 2016 và xem chúng có thể giúp bạn làm bài thuyết trình tốt hơn như thế nào.

 

1. Tiết Kiệm Thời Gian với PowerPoint Designer

Bạn cảm thấy khó khăn với "phần trình bày"?

Với Microsoft PowerPoint 2016, bạn có thể thoát khỏi hai nỗi phiền toái sau đây. Bất kỳ bài trình bày nào bắt đầu với việc săn tìm mẫu hoặc chủ đề phù hợp. Hoặc làm tất cả từ đầu. Nhưng vấn đề là bạn có thể không phải là một designer chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần thả hình ảnh đầu tiên vào một slide mới và PowerPoint Designer sẽ tự động đưa ra một số ý tưởng thiết kế cho bạn. Hệ thống sẽ đề xuất hơn 12.000 mẫu thiết kế sáng tạo được tạo bởi các họa sỹ đồ họa.

Microsoft cho biết: Các nhà thiết kế áp dụng điện toán đám mây để phân tích và xác định phần hấp dẫn nhất của hình ảnh và đưa ra những bản thiết kế sẽ hoạt động tốt nhất cho nội dung của bạn.

Bạn cũng có thể mở nó từ Ribbon> Design> Design Ideas.

Nếu không thấy tiện ích này hữu ích, bạn hãy chuyển đến File> Options> General. Bỏ chọn ô Enable PowerPoint Designer.

Hỗ trợ tiết kiệm thời gian này không chỉ đơn thuần đưa lên một hình ảnh đẹp trên slide. Những nhà thiết kế sử dụng trí thông minh Cloud để phân tích và đánh dấu phần hấp dẫn nhất trong hình ảnh của bạn. Hãy thử nó. Nó hoàn toàn khác biệt với thói quen cũ của chúng ta là chỉ được chọn trong những mẫu có sẵn.

Mẹo chung - Hiện tại, PowerPoint Designer đã có tính năng nhận ra một vài loại slide đơn  giản. Và nó còn liên tục được cập nhật, những đề xuất dần trở nên hữu ích hơn và có nhiều loại slide khác nhau hơn.

2. Học Cách Sử Dụng Tell Me

Bạn vẫn còn đang bối rối trong việc sử dụng thanh Ribbon?

Microsoft Office 2016 đã có cho bạn tính năng "Tell Me" để hỗ trợ việc xác định vị trí các tùy chọn. Hộp Tell Me What To Do được đặt ở phía trên bên phải thanh Ribbon. Gõ những gì bạn muốn thực hiện trong hộp này, và PowerPoint sẽ trỏ đến nút Ribbon có tính năng đó.

Giả sử bạn muốn tổ chức nhiều cửa sổ PowerPoint trên desktop và xếp chồng chúng lên nhau. Gõ "window" và Tell Me sẽ hiển thị lệnh Cascade Windows (nằm dưới thẻ View). “Tell me” là một tính năng tuyệt vời, tiết kiệm thời gian và giúp chúng ta tránh khỏi nhầm lẫn.

3. Tìm Kiếm Hiệu Quả Với Bing "Insight"

Bạn muốn tìm kiếm thêm thông tin hoặc nguồn cảm hứng sáng tạo?

Hãy bôi đen một từ khóa và nhấp chuột phải để sử dụng Smart Lookup trong PowerPoint 2016 (Insights) (liên kết với Bing) để nhận được những kết quả tìm kiếm từ web. Bạn sẽ nhìn thấy một bảng điều khiển mở ra ở bên phải với kết quả hiện thị từ web và Wikipedia.

Bạn không cần phải rời khỏi PowerPoint để tìm kiếm các thông tin đơn giản. Bạn có thể tạo ra những bài thuyết trình chính xác hơn và nhanh chóng hơn bằng cách kiểm tra kiến thức hoặc từ vựng ngay trên slide của mình. Chúng ta cũng có thể sử dụng tính năng này để tìm kiếm cảm hứng sáng tạo hoặc bảng màu RGB.

Bạn cũng có thể sử dụng Smart Lookup từ Ribbon> Review tab.

Smart Lookup là một phần của tính năng Tell Me mới. Bạn có thể nhập từ khoá vào hộp Tell Me và chọn Smart Lookup từ các ô đề xuất.

Mẹo chung - đừng sử dụng nó để tìm kiếm hình ảnh. Việc tìm kiếm và chèn hình ảnh có giấy phép Creative Commons gần như là không thể thực hiện được thông qua khung tìm kiếm. Creative Commons là một bộ giấy phép tự động cho phép bạn làm nhiều thứ như tái sử dụng hay phân phối nội dung sản phẩm của người khác với một số hạn chế nhất định.

4. Trực Tiếp Viết Phương Trình Toán Học

Bạn còn nhớ những khó khăn gặp phải khi làm toán trên slide chứ?

Bây giờ bạn có thể làm việc với các phương trình toán học được dễ dàng hơn trong PowerPoint với bàn phím và bút stylus. Kích chọn Ribbon, vào Insert> Equation> Ink Equation. Đối với thiết bị cảm ứng, bạn có thể sử dụng ngón tay hoặc bút cảm ứng để viết phương trình toán bằng tay. Bạn cũng có thể sử dụng chuột trong hộp Write. Phần mềm Office sẽ chuyển đổi nó sang dạng văn bản.

Tuy tính năng này vẫn còn có những hạn chế, không nhận dạng được một số biểu thức toán học, nhưng nó vẫn có thể là một công cụ giảng dạy hiệu quả nếu bạn phát sóng bài giảng của mình cho những học viên ở xa. Hoặc ghép nối nó với một trong những ứng dụng sáng tạo của Google Chromecast.

Mẹo chung - Sử dụng hộp Tell Me để nhanh chóng đến trình biên tập Ink Equation. Bạn chỉ cần gõ "Ink" vào hộp để đi đến chức năng này.

5. Chạy Hiệu Ứng Mượt Hơn Với Morph Transitions

Bạn có cảm thấy tính năng Motion Paths quá khó sử dụng?

Morph Transitions trong PowerPoint 2016 được thiết kế để tạo hiệu ứng động dễ dàng hơn. Đơn giản là, Morph cho phép bạn di chuyển một đối tượng từ điểm A đến điểm B. Để di chuyển các đối tượng có hiệu quả, bạn sẽ cần phải có hai slide với ít nhất một đối tượng chung. Một cách dễ dàng là sao chép slide đó rồi di chuyển đối tượng trên slide thứ hai sang một nơi khác. Bạn cũng có thể sao chép và dán đối tượng từ một slide khác và thêm nó vào phần tiếp theo.

Sau đó, với slide thứ hai được chọn, kích chọn Transitions> Morph.

PowerPoint sẽ ước lượng sự khác biệt giữa hai slide và áp dụng một hình ảnh động thật trơn tru giữa chúng. Hãy thử làm quen với tính năng chuyển động và chuyển tiếp này. Bạn có thể sử dụng Morph để di chuyển đối tượng, thay đổi màu sắc, co lại hoặc thu phóng vào một chế độ xem cụ thể.

Video sau của Microsoft Mechanics minh họa cách sử dụng Morph (và PowerPoint Designer):

Sự chuyển tiếp trực tiếp của Morph có thể là công cụ tuyệt vời để minh họa những quy trình hoặc công đoạn. Bạn có thể dùng Morph Transitions để tạo hiệu ứng động dễ dàng hơn mà không cần sử dụng các chuyển tiếp phức tạp. Nhưng không giống như các hiệu ứng chuyển động, quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh hơn.

Ví dụ, bạn không thể hiển thị đường bay cong của một con bướm với Morph Transition. Đối với các hình động phức tạp, bạn nên trở lại sử dụng các đường chuyển động.

Lưu ý: Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn dùng Office 365.

6. Kể Chuyện Với 6 Kiểu Biểu Đồ Mới

Bạn gặp khó khăn khi phải kể chuyện bằng dữ liệu?

Việc trực quan hóa dữ liệu ngày nay không chỉ đơn giản là trình bày cả bộ dữ liệu. Khi bạn trực quan hóa dữ liệu hiệu quả, bạn sẽ gửi một thông điệp rõ ràng tới người xem và giúp họ hình dung ra những hình dạng và khuôn mẫu. Chúng ta có thể xử lý thông tin nhanh hơn nhiều so với khi đọc văn bản nếu bạn sử dụng đúng loại biểu đồ trong PowerPoint.

Có sáu loại đồ thị mới giúp người thuyết trình trở nên linh hoạt hơn, đó là Box and Whisker, Treemap, Sunburst, Histogram, (trong tùy chọn Histogram, Pareto), và Waterfall.

Mẹo chung - Đối với một tập số liệu nhất định, Microsoft Office cho phép bạn thay đổi các loại biểu đồ. Nhưng hãy tự hỏi tại sao bảng biểu lại quan trọng đối với người xem đến vậy. Nếu có thể, bạn hãy đơn giản hóa dữ liệu và xem xét sâu hơn nữa về việc sử dụng biểu đồ.

7. Thêm Tùy Chọn Với Hình Dạng Định Sẵn

Bạn có muốn có thêm nhiều hình định dạng sẵn không?

Bạn có nhớ tính năng Merge Shapes ở những phiên bản trước giúp bạn tạo hình vẽ của riêng mình? Những hình vẽ của riêng bạn vẫn không được lưu lại, nhưng với PowerPoint 2016 thì khác, chúng ta được cung cấp thêm năm hàng hình định dạng sẵn. Hãy thử vẽ một hình trong slide của bạn và áp dụng một shape sẵn có mới. PowerPoint 2016 đã khiến những công việc đòi hỏi sáng tạo này được dễ dàng hơn.

Truy cập các hình dạng và thẻ Quick Styles  bằng cách kích vào mục Drawing trên Home Tab. Ngoài ra, bạn cũng có thể vào tab Insert và vẽ một hình. Nó sẽ dẫn đến thẻ Shape Styles dưới tab Drawing.

Mặc dù, bạn có thể tạo ra bất kỳ shape nào với các tùy chọn của Format Shape, nhưng với tập hợp đa dạng của Quick Shape Styles, bạn có thể tạo ra những bài trình bày phong cách dễ dàng hơn.

Mẹo chung - Các cài đặt có sẵn mới có chế độ đổ màu trong suốt và nửa trong suốt rất hữu ích cho việc tạo ra các lớp phủ gọn gàng trên một hình ảnh khác.

8. Trình Bày Tốt Hơn Với Tính Năng Quay Lại Màn Hình “Screen Recordings”

Bạn đang tự hỏi làm thế nào để quay lại màn hình với chất lượng cao?

Có rất nhiều công cụ tiêu chuẩn như Camtasia và công cụ ghi lại màn hình dung lượng nhẹ.Tiện ích ghi màn hình gốc của PowerPoint là một quá trình đơn giản. Bạn cần một chút thời gian để làm quen với Camtasia. Hãy thử tính năng Screen Recording của PowerPoint với một chút sáng tạo và bạn có thể tránh được việc chỉ chụp màn hình một cách nhàm chán.

Vào Insert> Screen Recording.

  • Nhấp chuột vào nút Select Area và kéo qua khu vực bạn muốn ghi lại. Nhấp vào nút Record
  • Sử dụng nút Windows + phím tắt Shift + Q để dừng ghi âm và chèn video vào slide hiện tại của bạn

PowerPoint cung cấp cho bạn một loạt Video Tools để định dạng và trình chiếu screencast của bạn.

Mẹo chung - Các trang trình chiếu PowerPoint screencast rất thích hợp để sử dụng cho các phần hướng dẫn và các khóa đào tạo. Một slide động duy nhất có thể hiệu quả hơn và ít tốn thời gian hơn so với tạo ra nhiều slide tĩnh. Nếu bạn bỏ lỡ một vài cơ hội để sử dụng Screen Recording trong bản cập nhật PowerPoint 2013, bây giờ là lúc để thiết lập ngay bây giờ!

9. Trình Bày Trên Màn Hình Có Độ Sắc Nét Cao

Bạn không thích các thanh màu đen ở trên cùng và dưới cùng slide của bạn?

Đây là một tính năng nhỏ nhưng hữu ích từ PowerPoint 2013. Khi bạn xuất bài trình bày dưới dạng video, bạn có thể tạo tệp có độ phân giải cao lên đến 1920 x 1080 và hiển thị trên màn hình HDTV, máy chiếu hoặc màn hình máy tính.

Hãy nhớ rằng, bạn cũng có thể thiết kế các slides với tỷ lệ màn hình rộng 16: 9. Nếu bạn trình chiếu ở tỷ lệ khung hình này trên màn hình 4: 3 tiêu chuẩn, bạn sẽ nhận được thanh màu đen ở trên cùng và dưới cùng.

Mẹo chung - Tìm hiểu kích thước của màn hình trình bày trước. Việc này sẽ giúp ích bạn rất nhiều.

10. Xử Lý Những Điểm Khác Biệt

Bạn không thể quyết định chọn một trong hai slide?

PowerPoint 2016 đã tăng cường các lựa chọn hợp tác. Khi hai hoặc nhiều người làm việc trên cùng một trang trình chiếu, nó có thể dẫn đến hai slide chứa vài điểm khác biệt. Tính năng giải quyết xung đột sẽ tự động bật lên và hiển thị hai slides cạnh nhau. So sánh chúng trực quan, chọn cái tốt nhất, và khôi phục lại sự hài hòa.

Kết Hợp Các Mẹo Cũ Với Tính Năng Mới Cho Bài Thuyết Trình Tốt Hơn

Chỉ trình bày trước khán giả đã là chuyện xưa cũ rồi. Các tính năng mới trong PowerPoint 2016 sẽ không làm bạn thay đổi hoàn toàn cách chuẩn bị, nhưng nó sẽ làm cho quy trình dễ dàng hơn một chút. Các tính năng mới như chủ đề Office rất ưu việt và việc quản lý các phiên bản cũ chỉ có sẵn cho các tệp được lưu trữ với OneDrive cho doanh nghiệp hoặc SharePoint.

Mẹo trình bày chuyên nghiệp yêu thích của bạn để thiết kế các slide là gì? Trong số những công cụ mới trong PowerPoint 2016, bạn thường thấy mình đang sử dụng cái nào nhiều hơn?

Nguồn : Theo SAGA.VN
Cẩm Tú