10 Bước Lập Kế Hoạch Chiến Lược Hiệu Quả

30/11/2019 - 07:00 9697     0

Quy trình lập kế hoạch chiến lược - Quản lý chiến lược là quy trình lập kế hoạch thường xuyên và liên tục. Dẫn hướng và phân tích tất cả các hành động cần thiết giúp một tổ chức đáp ứng các mục tiêu và đích đến của mình.

Theo Sharplin, “Quản lý chiến lược được định nghĩa là xây dựng và thực hiện các kế hoạch, hoạt động liên quan đến các vấn đề quan trọng, phổ biến hoặc mang tính sống còn đối với toàn bộ tổ chức”.

Chiến lược là một khuôn khổ của các kế hoạch hoặc phương pháp hỗ trợ và tổ chức để đạt được mục tiêu chính. Đó là một quá trình hành động được thiết kế để đạt được các mục tiêu nhỏ hơn, để rồi dẫn đến mục tiêu chính của công ty. Ban đầu, từ strategy (chiến lược)  đã được bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp, ‘strategos’ có nghĩa là tàu chung.

Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình xem xét và lập kế hoạch được thực hiện để đưa ra các quyết định thấu suốt về tương lai của một tổ chức để đảm bảo thành công của nó.

Quá trình lập kế hoạch chiến lược liên quan đến việc xác định đúng nhiệm vụ của công ty và đánh giá vị trí hiện tại của nó  cũng như tình trạng cạnh tranh. Quy trình lập kế hoạch chiến lược đòi hỏi một kế hoạch có cấu trúc tốt về cách phân bổ thời gian, vốn nhân lực và tài chính một cách tối ưu. Bằng cách tuân theo quy trình lập kế hoạch chiến lược, các tổ chức có thể cải thiện kết quả cho doanh nghiệp của họ và tránh các rủi ro bất ngờ do thiếu tầm nhìn xa trong tương lai.

Có nhiều cách tiếp cận và hành động để lập kế hoạch chiến lược. Một trong số đó đã được tóm tắt dưới đây. Đây là một nỗ lực chung giữa ban giám đốc và nhân viên. Có thể xây dựng được được bằng cách thành lập một ủy ban hoạch định chiến lược đặc biệt giữa các thành viên từ ban giám đốc đến nhân viên; ủy quyền việc cân bằng quyền hạn, trách nhiệm cho sự nỗ lực này. Một số trong số đó có thể được thực hiện bởi ủy ban , trong khi ban giám đốc cùng nhân viên lập kế hoạch rút lui có thể được yêu cầu , trong mỗi giai đoạn quy hoạch. Các bước chính đã được mô tả dưới đây:

Quyết định một quy trình lập kế hoạch chiến lược chung

  • Hiểu quy trình lập kế hoạch chiến lược là gì, nó được thực hiện như thế nào, tầm quan trọng của nó đối với tổ chức, hướng tới việc cung cấp tầm nhìn chung, với các mục tiêu và chiến lược đã thỏa thuận. Tiếp đó là những bước có thể được thực hiện để thiết lập và thực hiện một kế hoạch chiến lược;
  • Xem xét tất cả các chi phí liên quan đến lập kế hoạch chiến lược: nguồn nhân lực, thời gian và các nguồn lực khác - cần thiết để xây dựng một kế hoạch hiệu quả. Trong trường hợp bất ổn về mặt tổ chức  hoặc khủng hoảng tài chính hay bất kỳ tình huống nào như vậy, sẽ không dễ dàng đưa quyết định khôn ngoan để đóng góp vào quá trình lập kế hoạch chiến lược cho đến khi các vấn đề và nhu cầu hiện tại được giải quyết đúng;
  • Tuân theo một quy định chung và đặt trách nhiệm ở tất cả các cấp trong quy trình lập kế hoạch chiến lược, dành thời gian thích hợp cho các cuộc họp lập kế hoạch với ban giám đốc và tất cả nhân viên. Thời gian có thể dao động từ vài giờ đến một vài ngày, tùy thuộc vào thành viên và kế hoạch.
  • Bạn nên thiết lập một ủy ban hoặc một lực lượng chuyên trách để lập kế hoạch chiến lược. Nhóm điều phối hoặc ủy ban được giao cho quá trình lập kế hoạch chiến lược phải bao gồm các thành viên ban giám đốc, người quản lý cấp cao và trung cấp, đại diện của nhân viên hỗ trợ / kỹ thuật, thành viên đại diện cho các bên liên quan và có thể là lãnh đạo cũ của tổ chức.
  • Điều quan trọng là phải phân bổ thời gian hợp lý cho quá trình lập kế hoạch chiến lược.
  • Cần phải phân công trách nhiệm thường ngày của nhân viên và các thành viên ban giám đốc bởi họ là những người tham gia chính trong việc xây dựng kế hoạch chiến lược.

Đánh giá và nhận định môi trường

Đánh giá này bao gồm môi trường cả trong lẫn ngoài. Tìm kiếm và sửa chữa các cơ hội, thách thức từ bên ngoài. Đến việc phân tích các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức. Quá trình này được gọi là "Phân tích SWOT" là viết tắt của: điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.

1. Môi trường bên ngoài

Xem xét các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ và tác động của chúng đối với tổ chức của bạn. Điều này bao gồm việc thay đổi nhân khẩu học, xu hướng kinh tế và chính trị, và tác động của luật mới hoặc thay đổi ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, giá trị xã hội, thông tin liên lạc và các yếu tố công nghệ khác.

  • Hãy suy nghĩ cẩn thận về đối tượng hoặc lĩnh vực  mục tiêu trong kế hoạch ngắn hạn của bạn để biết các trạng thái và các mẫu nhu cầu của nó.
  • Xác định các cơ hội và thách thức có thể có liên quan đến nguồn lực và tài chính.
  • Xác định các đối thủ và đối thủ cạnh tranh hiện tại và tiềm năng, bao gồm các tổ chức với đối tượng mục tiêu hoặc các nguồn tài trợ.

2. Môi trường nội bộ

Điều này bao gồm các thành phần sau. Đánh giá hiệu suất tổ chức hiện tại về:

1. Đầu vào - nguồn nhân lực và tài chính,
2. Quy trình - phương pháp và chiến lược đang hoạt động
3. Đầu ra - kết quả cuối cùng.

  • Xác định các yếu tố thành công thuận lợi và bất lợi ảnh hưởng đến tổ chức.
    Hiểu các yếu tố cần thiết cho sự thành công liên tục của tổ chức. Ban giám đốc cùng  nhân viên có thể cung cấp thông tin và kiến ​​thức hữu ích cho quá trình này.
  • Rà soát các giá trị tổ chức và nguyên tắc hoạt động theo quy định. Các tổ chức tuân theo các giá trị và nguyên tắc bằng văn bản hướng dẫn quy trình ra quyết định của họ và các hoạt động liên quan.

Ủy ban chịu trách nhiệm hỗ trợ đánh giá môi trường có thể liên hệ với các thành viên bên ngoài của công ty như nhà cung cấp, các bên liên quan, vv để có được một cái nhìn bên ngoài và nhân viên có thể cung cấp đánh giá nội bộ. Kết quả của việc đánh giá môi trường nên là một phân tích về các điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức và các cơ hội và thách thức từ bên ngoài. Được ghi lại hoặc lưu giữ, đánh giá này đòi hỏi phải có sự xem xét và thảo luận chặt chẽ của ủy ban. Cuộc họp về quy trình lập kế hoạch chiến lược bắt đầu bằng việc trình bày các kết quả đánh giá môi trường này. Trong hầu hết các trường hợp, các kết quả này được trình lên ban giám đốc trước khi các cuộc họp lập kế hoạch bắt đầu.

3. Xác định các vấn đề và câu hỏi quan trọng cần được giải quyết như là một phần của nỗ lực lập kế hoạch chiến lược

Nếu có một số khác biệt về các vấn đề của tổ chức, có thể chuyển hướng ngay đến mục đích chính và sau đó là xác định mục tiêu.

Nếu không có thỏa thuận hướng về tất cả những mục tiêu chung của tổ chức , việc này trở nên cần thiết để tìm ưu tiên vấn đề và tìm hiểu sự lựa chọn quan trọng. Điều này có thể được thực hiện bằng nhiều cách. Ví dụ: Ủy ban lập kế hoạch nên xác định các vấn đề chiến lược từ đánh giá môi trường, với các cá nhân xác định các vấn đề và chỉ ra tại sao mỗi một người trong số họ mang tính chiến lược, bao gồm ưu và nhược điểm của việc giải quyết và không giải quyết nó.

Bất kể phương pháp nào được sử dụng, cuộc thảo luận sẽ đạt đến một mức độ thống nhất về các vấn đề hoặc các lựa chọn cần được quan tâm, các quyết định được đưa ra theo quy trình lập kế hoạch chiến lược.

4. Xác định hoặc xem xét các giá trị, tầm nhìn xã hội và sứ mệnh

Hãy chắc chắn rằng có một thỏa thuận về lý do tại sao tổ chức tồn tại, những mục tiêu mà nó tìm kiếm để đạt được, và những người mà nó phục vụ. Bắt đầu quy trình lập kế hoạch chiến lược của bạn bằng cách đồng ý:

  • Các giá trị gốc sâu hoặc nguyên tắc cốt lõi hướng dẫn tổ chức và được chia sẻ bởi ban giám đốc và nhân viên, không dễ dàng thay đổi.
  • Tầm nhìn cho cộng đồng được xem như là sự phản ánh của bạn về việc cộng đồng sẽ trở nên như thế nào khi giá trị của bạn được chia sẻ và áp dụng  bởi tất cả thành viên trong tổ chức.
  • Nhiệm vụ hoặc mục đích cho sự tồn tại của tổ chức bạn.

Các khóa học được đề xuất

  • Đào tạo trực tuyến khái niệm cơ bản về Internet Marketing
  • Đào tạo chứng chỉ trực tuyến trong quản trị cảm xúc
  • Đào tạo về ứng dụng Tâm lý trong Marketing

5. Tạo tầm nhìn chung cho tổ chức

Điều quan trọng là phải tập trung và đồng thuận về tầm nhìn của tổ chức trong 3 - 5 năm hoặc cuối kỳ của kế hoạch chiến lược. Tầm nhìn mô tả tổ chức và:

  • Kết hợp các chương trình
  • Tài nguyên (con người và tài chính)
  • Danh tiếng trong và ngoài
  • Các thành tựu và phát triển quan trọng
  • Mối quan hệ với các bên liên quan và chính phủ
  • Khu vực mục tiêu, dân số mục tiêu
  • Ngân sách, tài trợ từ các nguồn công và tư
  • Ban giám đốc và nhân viên, quy mô, thành phần
  • Khu vực chương trình, văn phòng và địa điểm

Sự phát triển của một tầm nhìn chung được thực hiện tốt nhất với cả sự tham gia của ban giám đốc và nhân viên cùng với những quy định đi kèm.

6. Phát triển một loạt các mục tiêu, xác định nhiệm vụ tổ chức giải quyết

Các bước ngắn từ tầm nhìn đến mục tiêu - tuyên bố mô tả tầm nhìn về cơ bản là nhiệm vụ. Điều cực kỳ quan trọng là chia tầm nhìn thành một loạt các mục tiêu chính của tổ chức, như là các tuyên bố tình trạng mô tả tổ chức.

7. Thừa nhận các chiến lược quan trọng để đạt được mục tiêu và giải quyết các vấn đề chính được xác định thông qua SWOT

Sự nhấn mạnh chính nên là về các chiến lược rộng lớn, cần phải liên quan đến các mục tiêu cụ thể. Quá trình này đòi hỏi phải biết “bạn đang ở đâu?”, “bạn muốn ở đâu?” và “cách để đạt được mục tiêu đó?” đối với tổ chức. Ban giám đốc cung cấp một kế hoạch chi tiết, trong khi các nhân viên hoặc ủy ban lập kế hoạch thực hiện phân tích chi tiết. Bất kể phương pháp tiếp cận cụ thể nào được sử dụng, các tiêu chí cụ thể để đánh giá và lựa chọn giữa các chiến lược phải được chấp thuận. Sau đó, ủy ban lập kế hoạch phải luôn xem xét các lý do để phân bổ trách nhiệm đúng đắn cho việc thực hiện của họ.

8. Định hình kế hoạch hành động, đánh dấu các cột mốc và xác định các mục tiêu, kế hoạch làm việc trên cơ sở hàng năm

Sau khi phát triển các phần dài hạn của một kế hoạch chiến lược, bây giờ là lúc để đảm bảo một kế hoạch làm việc cụ thể, để bắt đầu thực hiện. Lập kế hoạch chiến lược mô tả rằng các chiến lược phải thể hiện các điều kiện hiện tại trong môi trường nội bộ của tổ chức. Do đó rất khó để phát triển các kế hoạch cụ thể hàng năm ngoại trừ kế hoạch đầu tiên hoặc có lẽ là năm thứ hai được bao phủ bởi mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, các kế hoạch hành động hàng năm là bắt buộc. Mục tiêu chương trình hàng năm phải dựa trên thời gian và có thể đo lường được, vì nó cho thấy tiến độ của tổ chức theo kế hoạch đã thực hiện. Điều này cũng đưa ra một ý tưởng nếu quá trình lập kế hoạch chiến lược được thực hiện và thực hiện đúng cách hay không. Kế hoạch hàng năm có thể được đưa vào kế hoạch chiến lược.

Mục tiêu phát triển và kế hoạch hoạt động hàng năm đòi hỏi đầu vào thường xuyên của ban giám đốc và nhân viên, trong đó nhân viên có các mục tiêu cùng đích đến liên quan đến kế hoạch phát triển. Ban giám đốc xây dựng những cột mốc và mục tiêu liên quan đến quản trị, một khi đã xác định mục tiêu tổ chức.

Ban giám đốc phải phê duyệt kế hoạch hành động để nhân viên có thể lập kế hoạch bằng văn bản. Chuyên môn của nhân viên nằm trong việc thực hiện các kế hoạch và chiến lược dựa trên các chính sách do Hội đồng quản trị đặt ra.

9. Niêm phong chiến lược kế hoạch cuối cùng tóm tắt các quyết định và hậu quả của quá trình lập kế hoạch chiến lược

Không yêu cầu dựa theo khuôn mẫu được đặt ra; tuy nhiên, điều quan trọng là phải chắc chắn bao gồm các kết quả của từng bước chính.

10. Xây dựng các quy trình để theo dõi và sửa đổi các chiến lược phù hợp với những thay đổi trong môi trường bên ngoài

Phát triển theo mục tiêu được hướng đến và sử dụng chiến lược cần được theo dõi thường xuyên. Cùng với đó các chiến lược cần được đánh giá lại, các mục tiêu  thì được cải thiện hàng năm, dựa trên tiến độ thực hiện, những thách thức đã vượt qua và môi trường thay đổi liên tục. Trước những thay đổi bất ngờ trước mắt, chẳng hạn như cán bộ được bổ nhiệm thuận lợi, phát triển trong nền kinh tế, thay đổi trong các ưu tiên tài chính địa phương, hoặc thay đổi các mô hình nhu cầu của dân số mục tiêu.

1. Xác định mục tiêu vào đầu mỗi năm.
2. Theo dõi tiến độ đã được thực hiện.
3. Sử dụng kế hoạch làm la bàn, nhưng không sử dụng kế hoạch chi tiết không linh hoạt cho hành động.

Ban giám đốc đóng một vai trò quan trọng trong việc xem xét tiến độ và thay đổi chiến lược khi cần thiết; nhân viên tạo ra các tài liệu và thông tin cần thiết cho đánh giá này, cũng như thực hiện đánh giá kịp thời và lập báo cáo cho ban giám đốc.

Các bước trên chỉ là một trong những cách tiếp cận để phát triển và thực hiện một kế hoạch chiến lược. Lập kế hoạch chiến lược là một nỗ lực chung của ban giám đốc. Các buổi lập kế hoạch chính hoạt động tốt nhất, khi được một người nào đó từ bên ngoài tổ chức hiểu biết về tổ chức như một cựu thành viên cao cấp hoặc từ một tổ chức cộng đồng. Người được đào tạo về hoạt động nhóm và có kinh nghiệm trong lập kế hoạch chiến lược đảm bảo thảo luận đầy đủ về các vấn đề mà còn hướng đến nhiệm vụ và ai có thể thực thi. Các yếu tố này cùng nhau đóng vai trò như một hướng dẫn để lập kế hoạch chiến lược.

Nguồn : THEO SAGA.VN