Thông cáo báo chí (press kit) giống như những tấm danh thiếp đặc biệt. Không có nó, doanh nghiệp không thể giới thiệu cho mọi người những thông tin có giá trị.
Thông cáo báo chí phải tập hợp được những thông tin cần thiết và quan trọng nhất giúp cho những đơn vị truyền thông nói về cái mới của doanh nghiệp chính xác và đầy đủ nhất. Bằng cách sử dụng sức mạnh của thông cáo báo chí, doanh nghiệp có thể tận hưởng nhiều hơn sự tương tác với các đơn vị truyền thông và nhiều hơn những thông tin hoàn chỉnh từ báo chí.
Thông cáo báo chí thường được sử dụng nhân những chương trình đặc biệt, lễ giới thiệu sản phẩm mới hoặc dịp khai trương cửa hàng, chi nhánh mới...
Những năm trước việc in ấn thông cáo báo chí còn khó khăn do chi phí cao và phải in theo bộ với số lượng lớn. Ngày nay, phần lớn thông cáo báo chí được tìm thấy trên các website công ty, nơi mà những người có liên quan có thể lấy chúng mọi lúc mọi nơi.
Thông cáo báo chí phụ vụ chủ yếu các cơ quan thông tấn, truyền thông, nhưng những đối tượng khác cũng cần những thông tin đó, chẳng hạn những khách hàng tiềm năng, đối tác, các nhà đầu tư và những nhà cung cấp.
Nhiều công ty trì hoãn việc thực hiện thông cáo báo chí. Một vài công ty không nhận biết được giá trị của thông cáo báo chí hoặc không tin tưởng là nó sẽ đem lại hiệu quả cao. Một số khác miễn cưỡng đưa thông cáo báo chí lên Internet vì họ chưa kiểm soát được các đối tượng tiếp cận nguồn thông tin này.
Nếu không có thông cáo báo chí, doanh nghiệp tự đánh mất sự kiểm soát thông tin của mình vì đã tạo thêm khó khăn cho các phóng viên muốn có thông tin chính xác, cập nhật và đầy đủ về những điều mới mẻ của doanh nghiệp. Một bộ thông cáo báo chí tốt giúp doanh nghiệp có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh vì đó là một tập hợp các thông tin giúp trử lời các câu hỏi và là gợi ý cho các bài viết của phóng viên. Thông cáo báo chí được tạo ra tất nhiên với mục đích quan trọng nhất là phục vụ nhu cầu của các đơn vị truyền thống, nhưng đồng thời còn phục vụ cho việc bán hàng.
Để tham khảo, chúng ta cùng xem một ví dụ thông cáo báo chí của Gap (http://www.gapinc.com/wps/portal/gapinc/media) và nhận xét của những người đã xem qua.
- Thiết kế rõ ràng, dễ xem.
- Công khai những thông tin chưa tốt thay vì giấu nó ở đâu đó.
- Cung cấp một cái nhìn ngắn gọn nhưng đầy đủ về công ty.
- Cho phép người đọc tải thông cáo báo chí về máy để in ra.
- Người đọc có thể đăng ký để nhận thông tin thường xuyên từ công ty.
- Cung cấp thư viện hình ảnh.
Những thành phần chủ chốt của thông cáo báo chí là lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp, lịch sử doanh nghiệp, các hoạt động đang và sẽ diễn ra, các thông báo chính thức từ doanh nghiệp, giấy chứng nhận, các bài phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp...
Có thêm các loại giấy chứng nhận, các đoạn video clip, bài hát và hình ảnh văn phòng, nhà xưởng trên website sẽ làm cho thông cáo báo chí thêm hấp dẫn. Tóm lại, đăng tải thông cáo báo chí là cách tốt nhất để cung cấp thông tin chính xác đầy đủ và mời gọi các cơ quan thông tấn báo chí cùng chia sẻ các sự kiện quan trọng.
Thông cáo báo chí là cầu nối quan trọng giữa công ty và các cơ quan truyền thông. Vì tính chất quan trọng như vậy, các doanh nghiệp am hiểu về vấn đề này không tiếc tiền thuê những chuyên gia thiết kế và chuyển giao thông cáo báo chí.
Việt Kha theo Marketingprofs
Trang Marketing, Doanh nhân Sài Gòn Cuối tuần số 232, ra ngày 11/01/2008
=====================================
Bài www.saga.vn - DNSGCT hợp tác phát hành
=====================================