Email đầu tiên gửi đến khách hàng (welcome email) được xem là một trong những vũ khí quan trọng nhất của công ty khi sử dụng chiến lược email marketing. Tuy nhiên không hẳn tất cả các marketer đều biết cách khai hỏa chúng.

Welcome email là email đầu tiên mà công ty gửi đến khách hàng sau khi họ đăng ký trên trang web của công ty với mong muốn nhận được các dịch vụ trên mạng, bản tin nội bộ, cập nhật thông tin doanh nghiệp hay các chương trình khuyến mãi sản phẩm… Một welcome email thông thường sẽ bao gồm lời cảm ơn khách hàng đã đăng ký dịch vụ; mật khẩu khi đăng ký sử dụng; đường dẫn vào trang web của công ty; cách thức để hủy đăng ký hoặc để cập nhật thông tin người sử dụng, địa chỉ email để trả lời mọi thắc mắc. Welcome email là cơ hội marketing tuyệt vời vì khả năng người tiêu dùng mở thư này cao hơn nhiều so với các email spam khác bởi khách hàng quan tâm và muốn tiếp nhận nhiều thông tin về công ty và các sản phẩm dịch vụ. Và tất nhiên, thông qua email đầu tiên này, giao tiếp giữa khách hàng và công ty sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Có thể nói toàn bộ chiến lược tiếp thị bằng thư điện tử có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào lá thư đầu tiên này. Vậy tại sao không tận dụng cơ hội này để gây ấn tượng với người tiêu dùng khi welcome email mang lại rất nhiều lợi ích?

Hiệu quả cao
Theo nghiên cứu của Hội Marketing trực tiếp New York, Suốt hai năm qua, welcome email đóng vai trò quan trọng nhất trong marketing bằng thư điện tử vì thể hiện được giao tiếp hai chiều. Doanh nghiệp nhận biết sự quan tâm của khách hàng, khách hàng được cung cấp thông tin liên quan đến doanh nghiệp mà họ mong muốn được tiếp nhận. Hội Marketing trực tiếp New York đã nghiên cứu những welcome email của 118 công ty bán lẻ lớn tại Mỹ như Art.com, Best Buy, Coach, Drug-store.com, Gap, HP, Macy’s, Target… để tìm hiểu các công ty này nắm bắt và tận dụng “ấn tượng đầu tiên” của khách hàng như thế nào thông qua welcome email. Nghiên cứu cho thấy trong năm 2007, 72% các nhà bán lẻ gửi welcome email cho khách hàng so với 62% vào năm 2006. Điều đó cho thấy, các doanh nghiệp ngày càng nhận thức được tầm quan trọng của welcome email. Đồng thời, 98% những welcome email đều có đường dẫn đến các trang mua sắm của công ty thay vì chỉ có 88% vào năm 2006. Các doanh nghiệp ngày nay đã biết cách sử dụng welcome email để tạo cơ hội cho khách hàng tiếp cận càng nhiều thông tin của doanh nghiệp càng tốt.    

Khả năng tiếp cận nhanh
Email đầu tiên gởi đến khách hàng càng gần với thời gian đăng ký tài khoản trên trang web, tỉ lệ thành công càng cao và còn chứng tỏ sự năng động của doanh nghiệp. Nghiên cứu của Hội Marketing trực tiếp New York cho thấy 61% doanh nghiệp gửi welcome email chỉ trong vòng 10 phút sau khi người tiêu dùng đăng ký tài khoản trên trang web của họ. 19% doanh nghiệp thì phải mất thời gian lâu hơn nhưng cũng không quá 24 tiếng. 13% doanh nghiệp khác thì trong vòng một tuần mới gởi email đầu tiên đến người tiêu dùng. Có đến 6% doanh nghiệp trong cuộc nghiên cứu hơn một tuần mới gởi email đầu tiên.

Trì hoãn việc gởi email đầu tiên đến khách hàng là nguyên nhân chính khiến email của bạn có thể bị xóa bỏ vì có thể khách hàng sẽ quên mất họ đã đăng ký để nhận email.   

Thu thập nhiều thông tin
Các công ty đang cố gắng cải tiến hình thức welcome email để thu hút khách hàng, chẳng hạn thay vì gửi những email toàn chữ, họ sẽ gửi những email có nội dung HTML hay XHTML (ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản). Nội dung sinh động, hình thức phong phú sẽ khiến người tiêu dùng nhớ nhiều đến trang web và quay lại thường xuyên.

Các công ty không muốn đặt ra nhiều câu hỏi chi tiết khi đăng ký sử dụng email vì nếu mất nhiều thời gian, người đăng ký sẽ chán nản và ngừng ngay công việc. Tuy nhiên, không có thông tin đầy đủ về khách hàng sẽ khiến công ty gặp nhiều khó khăn khi không hiểu biết nhu cầu, mong muốn của họ và sẽ không thể gởi đi những email đáp ứng được mong đợi của khách hàng.  Welcome email có thể giúp công ty khắc phục điều này bằng cách cập nhật thông tin về khách hàng mỗi khi họ mở email, theo dõi những mong muốn của họ, công ty sẽ trải nghiệm nhiều hơn, cảm nhận nhiều hơn về khách hàng của mình.

Lưu ý khi xây dựng welcome email

1. Đồng bộ với toàn chương trình
Welcome email  được xem là  khởi đầu mối quan hệ giao tiếp bằng email với khách hàng. Do đó, welcome email phải đồng bộ với các email thông tin tiếp theo về hình thức, cách diễn đạt. Các marketer thường không sáng tạo mà chỉ phụ thuộc khuôn mẫu vào welcome email  có sẵn mà không phù hợp với toàn bộ chương trình tiếp thị bằng thư điện tử sẽ ứng dụng tiếp sau.

2. Luôn nhắc khách hàng nhớ về lợi ích của mối quan hệ email
Luôn nhắc khách hàng tại sao họ nên đăng ký sử dụng và theo dõi những email của doanh nghiệp. Hãy cho họ những lý do họ nên làm thế để gia tăng lợi ích của mối quan hệ giao tiếp bằng email này.

3. Tiếp cận khách hàng đúng mục tiêu đặt ra
Đừng gởi một email đầu tiên dài loằng ngoằng những thông tin không cần thiết. Hãy xác định rõ mục tiêu của công ty khi sử dụng chương trình tiếp thị bằng thư điện tử là gì? Liệu bạn đang muốn hướng khách hàng đến một trang web mua sản phẩm dịch vụ ? Hay bạn đang muốn sử dụng thư điện tử để xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp mình? Hay đơn giản bạn chỉ muốn khách hàng đọc những bài viết hay xem những banner quảng cáo trên trang web? Hãy tập trung vào mục tiêu ngay từ email đầu tiên gởi đến khách hàng.

 4. Kèm theo quà tặng, khuyến mãi
Quà tặng hay khuyến mãi luôn là động lực để thúc đẩy khách hàng hành động. Vì thế trong email đầu tiên, hãy cung cấp cho khách hàng những cơ hội được nhận quà hay khuyến mãi. Nếu trang web của bạn là một trang chuyên cung cấp bài viết qua mạng thì hãy tặng thêm cho khách hàng những bài viết nho nhỏ khác khi họ đăng ký mua một bài đặc biệt. Hoặc cho khách hàng một cơ hội rút thăm trúng thưởng khi họ vào thăm trang web. Nên nhớ, hãy tạo sự cạnh tranh bằng cách giới hạn thời gian cho việc áp dụng khuyến mãi, tặng quà này.

5. Số lượng email tiếp cận khách hàng
Chỉ cần ba welcome email là đủ nhận biết khách hàng muốn nhận hay từ chối cơ hội tiếp xúc với doanh nghiệp. Email đầu tiên để xác nhận đăng ký sử dụng và biết được khoảng thời gian mà khách hàng mong muốn giao tiếp bằng thư điện tử tiếp theo - hàng tuần hay hàng tháng. Email thứ hai sẽ tạo cơ hội cho khách hàng nhận thức liệu họ đã nhận được những thông tin thực sự quan trọng với họ chưa, hay chỉ là những thông tin chung chung không đáng quan tâm. Email thứ ba nên khéo léo thu thập ý kiến của khách hàng liệu họ có mong muốn nhận thông tin từ doanh nghiệp nữa hay không hoặc doanh nghiệp cần bổ sung những thông tin cần thiết gì khác.

Người nhận thư spam nhiều nhất thế giới Spam hay junk email là những thư điện tử không mời mà đến thường được gởi bừa bãi cho nhiều người nhằm giới thiệu và bán hàng hóa, dịch vụ. Khi còn đương chức, mỗi ngày tổng giám đốc tập đoàn Microsoft nhận đến 4 triệu email không hẹn trước, hầu hết chúng đều là những thư quảng cáo. Tuy nhiên, ông vua phần mềm có cả một hệ thống chuyên biệt để lọc bỏ những email không mong đợi này. Steve Ballmer, tổng giám đốc đương quyền của Microsoft đã phát biểu tại một hội nghị ở Singapore rằng “ Ngài Gates có lẽ là người bị spam nhiều nhất thế giới vì một lý do đơn giản: ông ấy là Bill Gates ”. Ông Ballmer cũng tự nhận là một trong những người bị spam mail có hạng trên thế giới vì ông luôn đưa địa chỉ email của mình mỗi khi diễn thuyết. Dù Microsoft sử dụng nhiều công nghệ lọc thư rác hiện đại, mỗi ngày vẫn có khoảng 10 thư rác lọt được vào trong hộp thư nhận về của ông Ballmer.