Tái Phân Bổ Tài Nguyên Là Gì?

Trâm Anh
29/07/2017 - 12:14 172     0

Đối với các nhà quản lý dự án, nhiệm vụ then chốt là phải đảm bảo được tất cả các thành viên trong đội ngũ làm việc đều được giao đúng nhiệm vụ và đúng khối lượng công việc, tùy thuộc vào khả năng của mỗi người. Nghĩa là nếu một người chỉ làm việc 8 tiếng/ngày, thì lịch trình làm việc của người đó chỉ nên phản ánh (tối đa) 8 giờ làm việc mỗi ngày.

 

Nhưng phần lớn các phần mềm lập kế hoạch dự án rất dễ tạo ra một lịch trình bị quá tải nguồn tài nguyên. Ví dụ như biểu đồ của Microsoft Project Gantt dưới đây:

Tiến độ dự án trên có thể khiến bạn tin rằng Harry có thể hoàn thành công việc của 24 giờ chỉ trong vòng 8 giờ. Theo kế hoạch, Harry cần đi sơn nhà, di chuyển các bãi cỏ và làm sạch nhà xe trong cùng một ngày. Mỗi việc mất 8 giờ để hoàn thành và Harry cũng chỉ có thể làm việc 8 tiếng một ngày mà thôi. Vậy là Harry đang bị quá tải việc rồi!

Các nhà quản lý dự án tài năng đều biết rằng, không thể ép một người làm 3 công việc trên trong cùng một ngày, chỉ vì đó là những gì chúng ta nhìn thấy trên màn hình, do đó đây là một bản tiến độ công việc cần được điều chỉnh. Công tác Tái điều phối tài nguyên cần phải được thực hiện. Tuy nhiên ngay cả trong ví dụ đơn giản này, tái điều phối tài nguyên có vẻ khó hơn so với tưởng tượng của chúng ta.

Điều phối tài nguyên trong Microsoft Project

Quá trình điều phối tài nguyên sẽ khá phức tạp với một công cụ như Microsoft Project. Trong các vòng đời quản lý dự án, việc sử dụng tính năng điều phối tài nguyên tự động của Microsoft Project thường không được khuyến khích, vì công cụ này có xu hướng thúc đẩy dự án kết thúc trong một tương lai khá xa.

Điều này thường do các giới hạn, các phụ thuộc vào tiến độ dự án, và sự logic (nếu bạn muốn gọi như vậy) mà Microsoft Project sử dụng để kéo dài và điều chỉnh công việc cho các thành viên trong nhóm.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa Microsoft Project là một công cụ tồi, chỉ là tính năng điều phối tài nguyên của nó được điều khiển bằng một chuỗi các quy tắc phức tạp - một thuật toán để xác định phần công việc nào sẽ được kéo dài, chia nhỏ hoặc điều chỉnh.

Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, bạn có thể thấy rằng, để có thể có một thời gian biểu thực tế, thì một nhà quản lí dự án phải thực hiện rất nhiều công tác khác nhau.

Trong Microsoft Project 2010, khi những quyết định này được thực hiện, cả quá trình điều phối tài nguyên sẽ được hoàn thành bằng cách chọn tab Resource và nhấp vào nút "Level All." (Bạn có thấy điều này đáng sợ đến mức nào không?)

Ok, được rồi - lần này chúng ta đã gặp may. Ở bức ảnh tiếp theo, Chúng ta đã lên lại kế hoạch cho Harry, Harry sẽ vẽ nhà vào ngày đầu tiên, cắt cỏ vào ngày thứ hai và dọn sạch nhà xe vào ngày thứ ba. Tuy nhiên, điều gì sẽ xảy ra nếu "cắt cỏ" bỗng nhiên trở thành một ưu tiên cao hơn?

Nếu thay đổi thứ tự ưu tiên, toàn bộ quá trình cần phải được làm lại để tái phân bổ và cân bằng tài nguyên dự án một cách hợp lí.

Tất cả những tính năng phức tạp này, tất cả những công cụ hào nhoáng này có thể giúp ích nếu bạn là một nhà quản lý dự án phụ thuộc nhiều vào máy móc, nhưng thực tế cho thấy với phần lớn các đội ngũ đều có cách tiếp cận mang tính con người và nhân văn hơn, lịch làm việc tốt nhất sẽ được tạo ra dựa vào thứ tự ưu tiên công việc và khả năng thực tế của mỗi người.

Nếu các ưu tiên thay đổi (và thường thì nó luôn thay đổi), bạn có muốn phải trải qua quá trình tái phân bổ tài nguyên một lần nữa? Đương nhiên là không rồi - đó là lý do vì sao có rất nhiều kế hoạch dự án nằm ngủ im sau khi được tạo ra.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Trâm Anh