"

Sơ Lược Về Phân Tích "Gap"

Cường Nguyễn
17/07/2015 - 23:50
6317     0

Nếu một công ty không tận dụng hiệu quả các nguồn lực của nó, hoặc mở rộng và phát triển mà thiếu đi vốn và công nghệ, thì rất có thể nó sẽ vận hành dưới mức tiềm năng vốn có. Phân tích Gap (Gap Analysis) ra đời nhằm so sánh hiệu quả hoạt động thực tế với hiệu quả hoạt động kì vọng, từ đó giúp mỗi công ty đề ra các bước đi tiếp theo nhằm cải thiện tình hình hiện tại, hoặc tiến xa hơn là đạt được mục tiêu phát triển. 

Để biết cách sử dụng phép Phân tích Gap, hãy đặt ra một tình huống giả định: Bạn hiện đang làm việc ở bộ phận liên lạc khách hàng. Bạn được cấp trên yêu cầu phải cải thiện hiệu suất trả lời cuộc gọi và bạn đã nghĩ tới một vài giải pháp khả thi.

Tuy nhiên, trước khi chọn ra được giải pháp tốt nhất, bạn cần phải vạch ra những việc cần thực hiện nhằm đạt được mục tiêu này.

Đây là lúc Phân tích Gap trở nên hữu ích. Công cụ đơn giản này giúp bạn xác định khoảng cách giữa vị trí hiện tại và điểm mà bạn muốn cán đích trong tương lai, và nó cũng giúp bạn vạch ra những bước đi tiếp tới để rút ngắn khoảng cách này.

Phân tích Gap rất hữu ích khi bạn khởi động một dự án và phải phát triển một “Business Case”*. Và nó cũng có ích bởi lẽ việc lên kế hoạch về các công việc cần làm trong bước triển khai dự án và công việc nhằm hoàn thành dự án là cần thiết.

(*) Business case khái quát lí do khởi động một dự án hay công việc. Thường thì nó được trình bày dưới dạng một tài liệu có cấu trúc quy củ, nghiêm chỉnh nhưng đôi khi nó cũng ở dưới dạng một bài thuyết trình hay một phát biểu ngắn gọn.

Sử dụng Phân tích Gap

Để thực hiện Phân tích Gap cho dự án, hãy làm theo 3 bước sau:

1. Xác định điểm mà bạn muốn đến trong tương lai

Trước hết, hãy xác định các mục tiêu bạn cần đạt được. Điều này sẽ làm rõ “nơi” mà bạn muốn đến một khi dự án hoàn thành.

Một ví dụ đơn giản:

2. Phân tích tình hình hiện tại

Với mỗi một mục tiêu, hãy phân tích tình hình hiện tại. Để làm được điều này, bạn nên tự đặt ra và trả lời những câu hỏi sau:

  • Ai là người sở hữu kiến thức mà bạn cần? Bạn nên nói chuyện với ai để có thể hiểu rõ vị trí hiện tại của bản thân?
  • Các thông tin cần biết đang nằm ở trong đầu ai đó, hay đã được lưu lại dưới dạng văn bản và nằm ở đâu đó?
  • Đâu là cách tốt nhất để lấy được thông tin cần thiết? Thông qua việc cùng nhau brainstorm? Hay hỏi trực tiếp từng người? Hay xem qua một loạt tài liệu? Hay bằng cách quan sát các hoạt động của dự án, chẳng hạn như các buổi họp về thiết kế? Hay bằng cách khác?

Một ví dụ đơn giản:

3. Vạch ra các bước đi để rút ngắn khoảng cách

Một khi bạn đã rõ về điểm đến trong tương lai và tình hình hiện tại, bạn có thể nghĩ về những việc mình nên làm để thu hẹp khoảng cách và đạt được các mục tiêu của mình.

Một ví dụ đơn giản:

Lời khuyên

Bạn hãy trình bày bản Phân tích Gap để tất cả cùng nắm được những thông tin cơ bản. Nếu bạn đi quá sâu vào tiểu tiết, người nghe sẽ bị "bội thực", nhưng nếu bạn không đưa đủ thông tin, bạn sẽ không cung cấp cho họ những tin cần thiết để đồng thuận với dự án của bạn.

Khi bạn phân tích vị trí hiện tại và tình hình tương lai, hãy dùng các thước đo có thể đo lường ("Lương chiếm 50% chi phí sản xuất"), và những khẳng định chính thức khi mà các thước đo định tính không thể áp dụng (ví dụ "Sự sáng tạo là một giá trị được trân trọng trong tổ chức").

Cũng đừng quên rằng, các đánh giá về vị trí hiện tại và tương lai vừa có thể mang tính định tính, vừa có thể mang tính định lượng.

Ví dụ:

Tóm tắt những điểm chính

Phân tích Gap đo khoảng cách giữa vị trí hiện tại và vị trí tương lai - nơi mà bạn muốn đặt chân tới khi dự án hoàn thành. Thực hiện phân tích Gap, bạn có thể xác định những việc cần làm để thu hẹp khoảng cách giữa hiện tại và tương lai, giúp cho dự án của mình trở nên thành công. Bạn có thể dùng công cụ này ở bất kì giai đoạn dự án nào, nhưng tốt nhất là nên dùng ngay từ đầu.

Về các bước trong Phân tích Gap, trước hết cần xác định mục tiêu của dự án - đây chính là trạng thái trong một tương lai không xa của dự án. Sau đó hãy phân tích tình hình hiện tại, đảm bảo bạn lấy thông tin từ các nguồn đáng tin.

Bước cuối cùng, bạn tìm ra cách để thu hẹp khoảng cách từ hiện tại đến tương lai. Chúc cho thành công đến với bạn!

Nguồn : Theo Saga.vn
Cường Nguyễn