Lãnh Đạo Và Thay Đổi

04/10/2014 - 14:27 7021     0

Nhà quản lý là những người hoàn thành nhiệm vụ, trong khi nhà lãnh đạo là những người thực hiện những quyết định đúng đắn. (Trích trong cuốn Trên con đường trở thành nhà lãnh đạo của TS Warren Bennis).

Giới kinh doanh ngày nay cạnh tranh rất khốc liệt nên cách để họ có thể tồn tại đó là định hình lại các nhu cầu của một thế giới đang thay đổi rất nhanh chóng. Nếu không chịu thay đổi thì cả nhà lãnh đạo lẫn tổ chức của mình sẽ sẽ đi vào ngõ cụt. Bởi vì, ngày nay khách hàng không chỉ yêu cầu chất lượng dịch vụ tuyệt đối mà còn đòi hỏi nhiều hơn thế. Nếu bạn không thể đáp ứng điều này thì đối thủ của bạn sẽ chớp ngay cơ hội đó. Vì thế các doanh nghiệp đang phải tái cơ cấu nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Các nhà lãnh đạo cấp cao biết rằng họ không thể ném tiền ra để giải quyết mọi vấn đề vì vậy họ rất cần những nhân viên linh hoạt và sẽ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Với tư cách là một nhà lãnh đạo bạn cần phải tập trung vào những hành động có thể tạo nên sự thay đổi một cách nhanh chóng và phù hợp nhất có thể. "Chống lại dòng chảy thay đổi ấy là điều vô ích " - các nhân vật người ngoài hành tinh trong bộ phim Du Hành Giữa Các Vì Sao (Star Trek) có một lời thoại rất nổi tiếng.

Các tổ chức thường phải trải qua bốn giai đoạn chính trong quá trình phát triển của mình (Klepper, 1997):

  1. Giai đoạn hình thành - Đây là giai đoạn khi một tổ chức mới bắt đầu hình thành. Mặc dù tố chức đó đã có một tầm nhìn phát triển căn bản (mục đích của tổ chức) thế nhưng tầm nhìn này chưa thực sự có một định nghĩa chính thức. Bởi vì thông thường sẽ có nhiều cuộc thử nghiệm và những sáng kiến được đưa ra. Ở giai đoạn này các tổ chức cần làm việc một cách chăm chỉ và sáng tạo để vượt qua những trở ngại ban đầu và đạt được những bước đột phá.
  2. Giai đoạn tăng trưởng nhanh chóng – Giai đoạn này các tổ chức xác định được hướng đi và tìm kiếm đối tác để duy trì mức tăng trưởng và tăng lợi nhuận. Thay đổi thường tập trung vào việc xác định mục tiêu của tổ chức và lĩnh vực kinh doanh chính.
  3. Giai đoạn trưởng thành - Ở giai đoạn này đường cong tăng trưởng ổn định. Thay đổi là cần thiết để duy trì thị trường và đảm bảo đạt được lợi ích tối đa.
  4. Giai đoạn suy giảm – Giai đoạn này các tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn nên sẽ phải thu hẹp quy mô sản xuất hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp. Để tồn tại, các tổ chức cần đặt ra những mục tiêu khó, mới mẻ, mang tính sáng tạo và phải làm việc một cách say mê để đạt được những mục tiêu đó. Thành công trong giai đoạn này sẽ mang lại một sự khởi đầu mới cho bốn giai đoạn.

Đối với một số tổ chức, bốn thời kỳ tăng trưởng trên diễn ra rất nhanh chóng nhưng đối với một số khác chúng có thể kéo dài hàng thập kỷ. Việc thất bại ở giai đoạn nào trong bốn giai đoạn trên cũng sẽ làm cho tổ chức bị diệt vong. Một số tổ chức, ví dụ như IBM đã trải qua cả bốn giai đoạn một cách rất thành công trong khi đó một số tổ chức khác, như ATT lại tỏ ra khá yếu kém.

Người Nhật có một khái niệm là "kaizen", có nghĩa là cải tiến liên tục - nghĩa là luôn đặt câu hỏi để công việc ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua. Và bạn sẽ làm tốt hơn bằng cách thay đổi. Nếu bạn dậm chân tại chỗ có nghĩa là bạn đang tạo cơ hội để đối thủ vượt lên trên.

Chấp nhận thay đổi

Trong suốt các giai đoạn thay đổi liên tục của một tổ chức, các nhà lãnh đạo cần phải dốc hết sức lực để giúp nhân viên không còn lảng tránh sự thay đổi mà thay vào đó họ sẽ vui vẻ chấp nhận việc thay đổi. Có năm diễn biến hành vi chúng ta thường gặp phải trong suốt quá trình thay đổi (Conner, 1993):  

  • Từ chối - không nhận thấy bất kì thay đổi đáng kể nào.
  • Tức giận người khác vì bắt mình phải thay đổi.
  • Thương lượng – tìm ra giải pháp và tạo bầu không khí làm việc vui vẻ.
  • Trầm cảm – đặt câu hỏi : sự thay đổi này có đáng không? Trở nên nghi ngờ và cần được hỗ trợ.
  • Chấp nhận - thực tế

Đây là lý do tại sao mà phản ứng đầu tiên của công nhân đối với sự thay đổi luôn là kháng cự, vì con người cảm thấy thoái mái khi thực hiện nhiệm vụ theo một quy trình quen thuộc. Sự thoải mái này mang đến cho họ cảm giác an toàn khi được làm chủ môi trường lao động của mình. Một trong những nguyên nhân làm cho nhân viên sợ sự thay đổi vì họ không thích bị gián đoạn trong cuộc sống và họ sẽ thành ra ngốc nghếch khi không thể thích ứng và học hỏi với những điều mơi mẻ, khiến công việc của họ gặp khó khăn và mất kiểm soát.

Các nhà lãnh đạo có thể giúp nhân viên của mình bằng cách thay đổi thái độ của họ từ “lảng tránh” sang “chấp nhận” bằng cách hỏi họ những câu hỏi dưới đây:

Từ "Sao lại phải thay đổi!?" thành "Những cơ hội mới từ sự thay đổi  này là gì?"

Khi nhân viên hỏi "tại sao phải thay đổi?", thì hãy tập trung vào những lợi ích mà sự thay đổi sẽ mang lại cho họ và tổ chức. Hãy an ủi nhân viên của mình bằng cách cho họ thấy rằng họ không phải là người duy nhất sợ phải thay đổi. Bằng cách chỉ ra những lợi ích, bạn không chỉ an ủi nhân viên mà còn thuyết phục chính bản thân mình.

Từ "Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến tôi như thế nào?" đến “ Sự thay đổi sẽ giải quyết những vấn đề gì?"

Bất cứ trở ngại nào làm cho tổ chức không khá lên được thì đều cần phải giải quyết. Vì vậy hãy chỉ cho nhân viên thấy vấn đề là gì và chính họ là những người có thể tìm ra giải pháp cho những vấn đề đó.  

Từ "Chúng tôi chưa làm cách này bao giờ" thành "Thay đổi ấy là gì?"

Chỉ cho họ thấy những thay đổi ấy là gì và giải thích rõ ràng để họ đặt câu hỏi cho bạn và trả lời những câu hỏi của họ.

Từ "Khi nào thì sự thay đổi này kết thúc để chúng tôi có thể quay trở lại công việc ?" thành "Tôi có thể đóng góp những gì?"

Khiến họ tham gia vào quá trình thay đổi và giúp họ trở thành một phần của sự thay đổi đó.

Từ "Ai buộc chúng tôi phải thay đổi" thành "Ai sẽ hỗ trợ chúng tôi?"

Hãy tập trung vào những thách thức cần phải vượt qua và đảm bảo rằng bạn đang tranh thủ sự giúp đỡ của các phòng ban cũng như các đồng nghiệp khác.

Sự thay đổi khá phức tạp vì không phải lúc nào nhân viên cũng có thể thích ứng ngay từ ban đầu. Mỗi nhân viên sẽ có những phản ứng khác nhau khi phải thay đổi. Một ví dụ điển hình là thí nghiệm của Dickson vào năm 1939 về việc thay đổi cường độ ánh sáng trong nhà máy. Theo lý thuyết thì ánh sáng tốt hơn sẽ mang lại hiệu quả lao động cao hơn. Đúng như mong đợi, năng xuất đã tăng lên. Tuy nhiên khi ánh sáng bị giảm đi thì năng suất vẫn tiếp tục tăng. Cho đến tận khi ánh sáng giảm xuống chỉ bằng ánh sáng của mặt trăng (0.06 ánh sáng chân nến) thì người ta mới thấy sản lượng bị sụt giảm đáng kể.

Tất nhiên, việc thay đổi cường độ ánh sáng không phải là nguyên nhân mang lại sản lượng

cao hơn mà chính là thái độ làm việc của các công nhân.

Khi bạn đề xuất sự thay đổi mỗi nhân viên sẽ có thái độ khác nhau bởi lẽ họ có kinh nghiệm cá nhân cũng như kinh nghiệm làm việc khác nhau.

Bạn không thể thấy cũng như đong đếm được thái độ nhưng cái mà bạn có thể quan sát và tính toán được chính là phản ứng của nhân viên đối với sự thay đổi :

Thay đổi + Quá trình trưởng thành (nuôi dưỡng) + Tình hình xã hội (môi trường) = Thái độ + Phản ứng

Về trường hợp của các công nhân nhà máy, năng suất tăng bởi vì họ được giám sát. Điều này được gọi là hiệu ứng Hawthorne (đặt theo tên của nhà máy mà nghiên cứu đã diễn ra), có nghĩa là một nhóm lao động dưới sự giám sát sẽ có xu hướng làm việc hiệu quả hơn.

Mặc dù mỗi người sẽ có một phản ứng khác nhau đối với sự thay đổi (quá trình trưởng thành), họ thường thể hiện sự gắn bó của mình đối với tập thể (quan hệ xã hội tại nơi làm việc) bằng cách đồng ý với những phản ứng chung của nhóm khi có sự thay đổi. Ví dụ, khi có sự thay đổi, một người có thể trở nên rất nghị lực và làm việc chăm chỉ hơn trong khi những người còn lại dễ có nguy cơ đình công. Vì mỗi người trong nhóm đó lại có một mục đích khác nhau nên có người sẽ chăm chỉ làm tốt công việc nhưng có người lại trở nên lười nhác. Và quyết định của nhóm cuối cùng sẽ thuộc về số đông. Vì vậy John Donne đã kết luận rằng đôi khi phản ứng đối với sự thay đổi chủ yếu bị ảnh hưởng bởi nhu cầu cá nhân, đôi khi lại là do tình hình xã hội.

Không có ai là một hòn đảo chỉnh thể, mỗi một con người là một phần của một lục địa nhưng là một phần trọng yếu vì thế nếu một ai đó bị đại dương cuốn trôi đi, diện tích châu Âu sẽ nhỏ bé hơn và sự ra đi của bất kể một con người nào có thể làm tôi suy sụp bởi tôi là một cá nhân của xã hội loài người. Và vì vậy tổn thất là điều khó đoán.– John Donne

Hãy là người đầu tiên thay đổi

Martin Luther King đã không nói, "Tôi có một kế hoạch rất tốt", ông đã mạnh mẽ tuyên bố rằng : "Tôi có một giấc mơ!" Bạn phải có đam mê và một ý thức mạnh mẽ về mục đích của sự thay đổi.

Cảm xúc thường dễ lây lan. Khi ai đó xung quanh bạn đang cảm thấy buồn, bạn cũng dễ bị buồn theo họ. Tương tự như vậy, bạn có thể có được cảm hứng từ một người đầy đam mê.

Hãy tạo ra sự thay đổi mà mọi người đều muốn tham gia vào. Khi mỗi người chịu trách nhiệm một phần của sự thay đổi thì họ sẽ cảm thấy có quyền lực để thực hiện nó. Hãy chia sẻ sức mạnh để họ không cảm thấy bất lực. Hãy khiến cho họ cảm thấy mình có ích và nhiệt tình. Làm cho họ cảm thấy bạn cần họ và sự thay đổi sẽ không thể xảy ra nếu thiếu họ !

Kurt Lewin (1951) đưa ra giả thuyết rằng có ba giai đoạn thay đổi:

Phá vỡ những thói quen cũ

Bạn phải vứt bỏ các ý tưởng và các quy trình cũ để thay vào đó là những lý tưởng và quy trình mới mẻ và mang tính sáng tạo. Do thói quen nên bạn sẽ cảm thấy việc phải loại bỏ các quy trình cũ cũng khó như phải học hỏi những thứ mới. Giống như một giáo viên phải xóa những bài học cũ khỏi bảng đen trước khi bắt đầu một bài học mới, một nhà lãnh đạo phải loại bỏ những thói quen cũ để bắt đầu một hành trình mới. Ở giai đoạn này nhà lãnh đạo phải hướng dẫn cũng như động viên tinh thần các nhân viên của mình.

Thay đổi

Khi bạn trải nghiệm thực tế, bạn sẽ ấp ủ những lý tưởng mới. Lão Tử đã từng nói : Tôi nghe, tôi quên- Tôi nhìn, tôi nhớ - Tôi làm, tôi hiểu. Tất nhiên trong quá trình sẽ có sự nhầm lẫn, quá tải và tuyệt vọng nhưng cũng có những hy vọng, phát hiện, và hứng thú. Giai đoạn này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải hướng dẫn nhân viên cũng như cổ vũ tinh thần cho họ.

Tiếp tục thay đổi

Lúc này, các nhân viên đã chấp nhận sự thay đổi cả về tri thức và cảm xúc. Đây là lúc họ áp dụng những gì họ học được vào công việc. Chỉ cần một chút hướng dẫn và thật nhiều động viên là bạn đã có thể tạo ra sự thay đổi tiếp theo. Hãy nhớ rằng thay đổi là một sự cải tiến liên tục!