Làm Việc Thông Minh Hơn: 5 Bí Quyết Để Tăng Hiệu Suất Công Việc

Trâm Anh
07/08/2017 - 10:12 1015     0

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc dành thời gian để tập trung phát triển doanh nghiệp của mình, đây là một bài viết bạn nên đọc. Bởi vì trong bài này, Saga sẽ đề cập đến năm điều thường gây mất thời gian cho chủ doanh nghiệp nhỏ cũng như phương pháp giải quyết các vấn đề đó.

 

Đối với chủ sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, làm việc có năng suất hiệu quả không phải là thực hiện thêm được nhiều công việc; mà là hoàn thành đủ công việc được giao trong thời gian ngắn nhất, để bạn không cần phải bận tâm đến doanh nghiệp của mình 24/7. Điều này nghe có vẻ vô lý, nhưng đó là cách mà các chủ doanh nghiệp thành công thúc đẩy tính sáng tạo và duy trì năng lượng cho chính mình.

Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn tạo được một không gian cần thiết cho bản thân - chất lượng hơn là số lượng. Trong bài viết này, Saga có đề cập đến năm điều thường gây mất thời gian cho chủ doanh nghiệp nhỏ cũng như cách giải quyết chúng, để giúp họ kết hợp nhiều hoạt động thành các khoảng thời gian hiệu quả.

Công việc bận rộn

Chắc chắn, bạn có thể làm ở mọi vị trí trong doanh nghiệp của mình, nhưng liệu bạn có nên làm vậy? "Ban đầu phần lớn chủ doanh nghiệp đều cố làm tất cả mọi thứ và họ thường làm việc 16 giờ một ngày, " theo Laura Stack, chuyên gia về hiệu suất làm việc và là tác giả cuốn sách Execution IS the Strategy: How Leaders Achieve Maximum Results in Minimum Time (tạm dịch: Hành động là chiến lược: Làm thế nào người lãnh đạo đạt được hiệu quả tối đa trong thời gian tối thiểu). "Nhưng năm năm sau đó, nếu bạn vẫn đang làm việc 16 giờ một ngày ,thì bạn là một trong hai kiểu người: một người hoang tưởng, cuồng kiểm soát hoặc một người không thuê được những nhân viên phù hợp."

Người chủ những doanh nghiệp nhỏ thường xuyên tự mình xử lý những nhiệm vụ mà người khác cũng có thể thực hiện. Stack nói: "Điều đó không khiến bạn tận dụng được thời gian của mình hay thu về lợi nhuận nào.” Lấy ví dụ như: có một bằng thạc sĩ kinh tế không đồng nghĩa với việc bạn nên giải quyết tất cả công việc liên quan đến biên lai và hóa đơn.

Thế nên hãy bắt đầu tổ chức lại thời gian biểu bận rộn của bạn với các chiến thuật sau:

1 - Qúy trọng thời gian của bản thân

Hãy đề ra doanh thu mục tiêu của công ty, sau đó chia cho số tuần làm việc và số giờ làm việc mỗi tuần. Một khi bạn biết tiền công cho mỗi giờ làm việc của mình, bạn có thể dễ dàng xác định được, mình có nên tự làm một việc hay có thể yêu cầu người khác làm nó.

2 - Kiểm soát thời gian chặt chẽ

Stack chia sẻ: “Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ làm việc điên cuồng và không có tạm dừng lại để xem xét thời gian đang trôi đi như thế nào,". Thế nên, lời khuyên ở đây là hãy xác định bạn dành một ngày để làm những gì, nếu bạn đang không làm những điều khiến bạn hạnh phúc, thì bạn nên xem lại cách bản thân sử dụng thời gian.

3 - Đặt ưu tiên công việc

Đâu là những công việc chỉ một mình bạn có thể làm? Ví dụ như, lựa chọn hàng trong kho, tuyển dụng hay tham gia các cuộc phỏng vấn báo chí. Còn những việc như mời chào sản phẩm mẫu, viết séc hay nghiên cứu các gói bảo hiểm sức khỏe thì bạn không cần thiết phải tự làm hết. Tóm lại, nếu một công việc có thể được hoàn thành bởi người khác, thì công việc đó sẽ không là việc một chủ doanh nghiệp phải làm.

4 - Phân công

Bạn cần phân công công việc cho các nhân viên của mình. Và một khi đã giao việc cho họ, hãy tin tưởng họ. Đúng là bạn có thể làm tốt hơn nhưng như thế, bạn sẽ không bao giờ phát triển hay mở rộng được doanh nghiệp của mình.

5 - Sử dụng nhân viên bên ngoài

Bạn có thể tìm kiếm các chuyên gia bên ngoài công ty để thực hiện những công việc mà bạn không nhất thiết phải trực tiếp làm. Ví dụ như, Stack đã thuê một lái xe chở mình đến sân bay để bà có thời gian tập trung suy nghĩ các chiến lược cho công ty hay trả lời những cuộc điện thoại quan trọng.

Đi công tác nhiều

Các chủ doanh nghiệp thường xuyên phải đi công tác có thể đã quen với việc nghỉ ngơi ở khách sạn, uống rượu ở bar hay ngủ trên máy bay. Nhưng hãy nhớ khi làm những điều này, bạn đang đánh đổi bằng chính thời gian của mình.

Jill McBride, chủ công ty Forza Marketing ở Cincinnati cho biết: "Tôi luôn cố gắng làm việc nhiều khi đi công tác vì tôi muốn có thêm thời gian khi về nhà. Tôi thà cố làm việc nhiều hơn khi đi và không làm mất thời gian của ai cả, để khi trở về, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho công ty.” McBride ước tính cô thực hiện khoảng 15-20 chuyến công tác ở Hoa Kỳ và Canada mỗi năm.

Hãy thử áp dụng những lời khuyên sau đây cho chuyến đi công tác tiếp theo của bạn:

1- Đặt nhiều cuộc họp

Hãy cố hẹn nhiều cuộc họp nhất có thể để mỗi chuyến đi sẽ có nhiều mục tiêu khác nhau. Ví dụ như, một chuyến đi hoàn hảo có thể bao gồm cuộc họp với nhà cung cấp, nhà đầu tư, khách hàng và cơ quan truyền thông địa phương. Hoặc bạn có thể lên kế hoạch networking với một liên lạc trong ngành qua LinkedIn. Ngay sau khi đặt vé máy bay, hãy lên lịch các cuộc họp để tối đa hóa lợi nhuận tiềm năng cho chuyến đi của bạn.

2 - Hãy chuẩn bị các thiết bị dự phòng

Và giữ chúng trong túi của bạn. Vì làm việc khi đi công tác bao giờ cũng tốn pin/ điện nhiều hơn là làm việc ở văn phòng, nên hãy chuẩn bị các thiết bị như dây laptop, sạc điện thoại, pin sạc ngoài.

3 - Tận dụng thời gian trên xe taxi

McBride nói “Tôi thường bị say xe khi nhìn vào điện thoại”, nên cô hay dùng thời gian di chuyển để trả lời điện thoại. Nếu bạn không gặp phải tình trạng như McBride, bạn vẫn có thể sử dụng thời gian trong xe taxi để làm việc.

4 - Làm việc mà không có WiFi

Không thể truy cập wifi? Thì hãy dành thời gian để đọc tài liệu, soạn email và gửi đi ngay khi bạn có tín hiệu. Đây cũng là lúc để bạn dọn dẹp file trên máy tính. "Tôi không bao giờ có thời gian để làm điều đó trong văn phòng " McBride chia sẻ.

Làm việc tại nhà

Các chủ doanh nghiệp nhỏ luôn làm việc hăng say và nhiệt tình ngay là khi ở nhà. Nhưng chính làm việc tại nhà lại có những trở ngại, ví dụ như bị xao nhãng bởi các thành viên gia đình, người đưa hàng, thú cưng hay bạn bè.

Tuy bạn có thể từ chối các lời mời đi chơi từ bạn bè, nhưng chỉ những gián đoán nhỏ như vậy cũng có thể khiến bạn “trệch” khỏi dòng suy nghĩ của mình. Nhưng đôi khi đó lại là điều tốt, như Jennifer Nelson, chủ hãng Pumpkin Pie ở Arlington, Massachusetts chia sẻ: “Khi người đưa hàng tới, tôi sẽ phải ra kí tên để nhận đồ. Nếu không thì chắc tôi sẽ cứ ngồi yên một chỗ và làm việc”. Nếu bạn muốn kiểm soát ngày làm việc tại nhà của mình tốt hơn, hãy áp dụng các bí quyết sau:

1 - Tách biệt phòng làm việc của bạn

Phòng làm việc của bạn nên có cửa và đặt xa nhà bếp hay phòng khách. Nếu bạn làm việc với những người khác trong nhà, hãy dùng một tờ giấy nhớ dán ngoài cửa để báo khi nào bạn không muốn bị làm phiền.

2 - Đừng dùng “to-do” list

Thay vào đó, hãy chuyển các công việc của bạn vào các block thời gian cụ thể để tập trung làm chúng. Cách này sẽ giúp bạn có cái nhìn “thực” hơn về thời gian biểu của mình và kiểm soát thời gian làm từng công việc tốt hơn.

3 - Nuôi thú cưng

“Nếu tôi ngồi ì tại bàn làm việc suốt sáu đến bảy giờ thì tôi sẽ điên đầu lên mất,” Nelson nói. "Bạn cần phải nghỉ ngơi, và nuôi thú cưng có thể giúp bạn làm điều này. Cho đầu óc có thời gian thư giãn khỏi máy tính sẽ giúp bạn suy nghĩ và làm việc tốt hơn.

4 - Tự thưởng cho bản thân

Nelson đã đặt ra mục tiêu cho những việc cô không thích làm nhất và tự thưởng cho bản thân khi cô hoàn thành chúng. Chẳng hạn như tôi thường dành chiều thứ ba và thứ năm để gọi điện cho khách hàng và sau đó sẽ dắt chó đi dạo để tự thưởng cho mình vì hoàn thành công việc.

Các cuộc họp

Có vô số thứ có thể khiến cho cuộc họp trở nên kém hiệu quả: các cuộc tán gẫu, những người đến muộn, chỉ nói mà không làm. Tuy nhiên, bạn không thể điều hành một doanh nghiệp mà không tổ chức họp bao giờ và đó là lí do vì sao chủ doanh nghiệp luôn cố tìm các phương pháp mới để tối đa hóa hiệu suất các cuộc họp.

Bạn cần cần thận với những lời khuyên như “cuộc họp đứng” hay họp 24 phút, vì có những trở ngại sẽ khiến mọi người cảm thấy không thoải mái và làm việc không hiệu quả trong một cuộc họp. Mary Beth McIntire, CEO của Comfort Zone Camp tại Richmond, Virginia tập trung vào mục tiêu của cuộc họp và cách tốt nhất để đạt được chúng: “Tôi sẽ hỏi nhân viên của mình là mục đích cuộc họp của chúng ta là gì. Và nếu họ không trả lời được, chúng tôi sẽ hủy cuộc họp.” Dưới đây là một vài tip để giúp bạn tạo nên các cuộc họp hiệu quả:

1 - Lên chương trình họp.

Bạn đã biết điều này, nhưng bạn đã thực hiện nó chưa? Nhiều người thường quá phụ thuộc vào chủ đề họp và xem như mọi thành viên tham gia đều hiểu nội dung buổi họp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một chương trình họp đơn giản để phân bổ thời gian cho từng nội dung hợp lý và giúp mọi người tập trung.

2 - Xác định lý do vì sao cuộc họp lại diễn ra

Trước khi cuộc họp diễn ra, người chủ trì cuộc họp (có thể là chính bạn) cần trả lời câu hỏi này. Nếu nó chỉ là cuộc họp tuần để “kiểm tra” hoạt động nhân viên mà không có mục tiêu và lịch trình rõ ràng, thì rất có thể bạn đang tiêu tốn thời gian của mình.

3 - Đặt câu hỏi “Mục  đích là gì?”

“Tôi luôn hỏi điều này với mọi thứ. Đây tuy là câu hỏi đơn giản nhưng nó lại rất có ích- vì nhờ nó mà tôi biết rằng có những việc mình không cần ngay bây giờ” Nêu lên mục đích ngay từ đầu cuộc họp sẽ giúp cho những người tham gia biết bạn đang mong chờ gì ở họ.

Email và Mạng xã hội

Mạng xã hội và email là những công cụ quan trong trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nhỏ, nhưng chúng cũng rất dễ khiến bạn xao nhãng khi làm việc. Bạn có thể dễ dàng biện minh thời gian dành cho mạng xã hội là để “marketing”, nhưng làm thế nào để bạn tránh được các cạm bẫy click bait? Những lời khuyên dưới đây sẽ giúp bạn và đội ngũ nhân viên tập trung hơn trong kỉ nguyên số này.

1 - Thiết lập giới hạn

Jennifer Nelson - chủ doanh nghiệp Pumpkin Pie - chỉ kiểm tra email của mình ba lần mỗi ngày, còn Mary Beth McIntire thì cố gắng không check mail sau 8 giờ tối. “Đúng hơn là 9”, cô thừa nhận “Tôi không thể luôn duy trì 100%, nhưng có cố gắng vẫn tốt hơn không”.

2 - Đào tạo nhân viên

Bạn nên xây dựng tính kỷ luật cho đội ngũ nhân viên bằng cách đề ra các quy định về việc sử dụng email hay mạng xã hội. Jill McBride (Forza Marketing) thường yêu cầu nhân sự mới trong công ty đọc cuốn sách The Hamster Revolution: How to Manage Your Email Before It Manages You (tạm dịch: Làm thế nào để quản lý mail của bạn). Điều cốt lõi là tạo nên một quy định chung và tuân thủ theo nó.

3 - Xây dựng kế hoạch

McIntire dựa vào mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty để xây dựng kế hoạch sử dụng mạng xã hội. Mặc dù McIntire đã đọc qua rất nhiều tài liệu về quản lý các tổ chức phi lợi nhuận, cô chỉ tìm hiểu kĩ nếu các thông tin này trực tiếp lên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mình.

Các chủ doanh nghiệp rất đam mê với công việc họ làm, nhưng niềm đam mê đó thường có cái giá của nó. Theo chuyên gia về hiệu suất làm việc - Laura Stack, “Họ thường làm việc quá nhiều và không dành thời gian cho bản thân hay gia đình. Họ nên nhớ rằng thời gian để luyện tập sức khỏe, tham gia tình nguyện, hay làm bất kì điều gì sẽ đem lại niềm vui và hạnh phúc để giúp họ nạp năng lượng và tiếp tục tận tâm làm việc.”

Và đó cũng chính là lúc họ có thể đưa ra những tầm nhìn chiến lược, tìm kiếm những cái nhìn mới mẻ và phát triển những ý tưởng sản phẩm, dịch vụ mới.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Trâm Anh