“Đèn Giao Thông” - Phương Pháp Kinh Điển Trong Biểu Thị Hiện Trạng Dự Án

Kiều Anh
23/08/2017 - 13:54 191     0

Có thể thấy được các báo cáo hiện trạng dự án đều có những điểm chung. Nếu bạn sắp phải lập một bản báo cáo như vậy hay sử dụng một đồ thị để biểu hiện toàn bộ dự án, và muốn sử dụng phương pháp “đèn giao thông” để minh họa cho thông tin mà mình đưa ra, thì bạn cần phải xác định màu Xanh, Vàng và Đỏ mang ý nghĩa như thế nào và để làm gì?

 

Hãy bắt đầu theo một cách cơ bản:

Đây là bộ 3 ràng buộc (Triple constraint) từ trước đến nay trong một dự án: Phạm vi (Scope), Tiến độ (Schedule/Time), Ngân sách (Budget). Bạn có thể dùng mỗi màu đèn cho mỗi loại. Sau đó, bạn cần một phương pháp để xác định Xanh, Vàng, Đỏ có ý nghĩa là gì.

Dưới đây là một ví dụ cho Phạm vi:

Màu xanh lá cây: Chúng ta đang đi đúng hướng trong việc thực hiện phạm vi công việc đúng thời hạn cam kết với nguồn lực/kinh phí đã thống nhất.

Màu vàng: Việc thực hiện phạm vi công việc cam kết đang không theo đúng thời hạn đề ra, có sự bất ổn về nguồn lực/kinh phí, và chúng ta cần có kế hoạch để quay trở lại trạng thái màu xanh lá cây.

Màu đỏ: Chúng ta đang đi chệch hướng và phải có kế hoạch để đưa dự án trở lại với quỹ đạo ngay lập tức.

Dưới đây là một minh họa bao gồm cả những định dạng điểm minh họa cho dữ liệu và cách trình bày những thông tin về dự án trong vòng 4 tháng qua:

Với một số doanh nghiệp, các nhà quản lý dự án (PM - Project Management) chọn màu vàng và màu đỏ mang ý nghĩa báo hiệu một chuyện gì đó sắp xảy ra (thường mang nghĩa tiêu cực), và họ sẽ đi tham khảo ý kiến khi có sự thay đổi màu sắc. Ngoài ra, một số công ty còn sử dụng các dữ liệu được tổng hợp từ tài liệu của dự án, cùng với lấy ý kiến của ban quản lý về việc  xây dựng hệ thống xếp hạng mức độ để rồi sau đó dashboard (bảng điều khiển hoạt động) xử lý các con số và chọn ra màu sắc để xếp hạng đánh giá dự án.

Những chỉ số nào khác cần theo dõi? Thế còn “màu đèn” để biểu thị cho rủi ro dự án thì sao?

Nếu bạn ứng dụng thang điểm từ 1 đến 5 cho xác suất, ra được một hệ số là hệ số hậu quả và nhân chúng lại với nhau, thì chúng ta sẽ có một ngưỡng nhất định, nghĩa là khi điểm số đạt bao nhiêu thì nó sẽ tự động chuyển từ màu xanh sang màu vàng hoặc đỏ. Tuy nhiên, thước đo này không thể nào thay thế được hoàn toàn công thức, phương pháp đo lường đánh giá rủi ro một cách bài bản dựa trên hậu quả mà các dự án lớn vẫn thường sử dụng.

Thế còn “màu đèn” để biểu thị nguồn lực?

Nếu nguồn lực được phân bổ quá mức từ 5-9% cho các kỳ báo cáo tiếp theo thì nó sẽ chuyển sang màu vàng. Nếu 10% hoặc nhiều hơn sẽ chuyển sang màu đỏ. Nếu bổ sung cách này trong phần mềm Project, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc khai thác dữ liệu về nguồn lực.

Làm thế nào để chúng ta áp dụng được phương pháp này một cách thường xuyên?

Nó phụ thuộc vào tổ chức và loại dự án của bạn. Với những nhiệm vụ quan trọng thì bạn sẽ muốn người quản lý cập nhật dashboard (bảng điều khiển hoạt động) hàng tuần. Hoặc các dự án phụ, nhỏ hơn thì cập nhật hàng tháng là ổn. Điều này nên được quyết định khi bắt đầu và ghi trong điều lệ của dự án.

Một biểu đồ đèn giao thông cho toàn bộ dự án liệu có khả thi?

Vâng, điều này là có thể, nếu bạn thiết lập hệ thống siêu dữ liệu để đưa ra một số đánh giá hoặc tùy các nhà quản lý quyết định về màu sắc. Với biểu đồ này thì những chấm màu đèn sẽ cho chúng ta một cái nhìn nhanh chóng về một dự án, và đây là cách hiệu quả để đánh giá thông tin dự án, với điều kiện các thành viên trong nhóm hoặc ban giám đốc có khả năng đào sâu để phân tích, đánh giá những gì đang xảy ra, và tại sao dự án lại ở trạng thái màu vàng hoặc đỏ.

Đánh lừa hệ thống

Các dữ liệu dashboard hoàn toàn có thể dễ dàng được tạo ra. Trong nhiều công ty, các nhà quản lý họ biết làm thế nào để có thể đánh lừa hệ thống và giữ cho các dự án của họ ở trạng thái màu xanh lá cây (họ lưu lại bản cập nhật tháng trước và làm như nó vừa mới được cập nhật). Biết được điều này là rất quan trọng cho ban quản trị để kiểm tra định kỳ tình trạng dự án nhằm đảm bảo các nhà quản lý dự án đang không bóp méo quy trình theo hướng có lợi cho bản thân ( với một ban lãnh đạo có kinh nghiệm, họ sẽ tiến hành phân tích hàng tháng một phần quá trình làm việc của các người quản lý, để đảm bảo nhân viên của họ luôn trong tầm kiểm soát).

Cần lưu ý

Một dự án màu đỏ không phải là sự thất bại của nhà quản lý. Nó chỉ ra rằng họ đang quản lý rủi ro một cách hợp lý nhất có thể và yêu cầu mức độ hỗ trợ thích hợp để di chuyển các dự án trở lại màu xanh lá cây.

Nguồn : Theo SAGA.VN
Kiều Anh