Chiến Lược Và Phương Pháp Đào Tạo Nhân Viên Mới Về Cải Tiến Quy Trình Liên Tục

11/08/2017 - 15:02 140     0

Mỗi doanh nghiệp khi đã triển khai một hay nhiều phương pháp cải tiến quy trình thì đều phải đối mặt với vấn đề nan giải, là làm cách nào để những nhân viên mới hiểu được doanh nghiệp và cách tiếp cận của họ trong Cải tiến Quy trình Liên tục (Continuous Process Improvement - CPI). Trong bài viết dưới đây, Saga sẽ đưa ra những chiến lược và phương pháp mà một doanh nghiệp có thể áp dụng để thực hiện nhiệm vụ quan trọng này.

Chủ doanh nghiệp nào cũng muốn cung cấp cho nhân viên mới cái nhìn tổng quát về chương trình CPI của mình, cũng như cách nó gắn kết với kế hoạch kinh doanh chiến lược. Khi một nhân viên được nhận vào một doanh nghiệp, những kiến thức trên cần phải được truyền đạt càng sớm và càng thực tế càng tốt.

Trong bài viết dưới đây, Saga sẽ đưa ra những chiến lược và phương pháp mà một doanh nghiệp có thể áp dụng để thực hiện nhiệm vụ quan trọng này. Tuy nhiên, dù đội ngũ nhân viên mới cần phải được đào tạo trên nhiều phương diện, nhưng trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin chỉ tập trung vào khía cạnh cải tiến quy trình.

Những điều cần chuẩn bị trước khi giới thiệu về CPI cho nhân viên mới

Doanh nghiệp cần chuẩn bị một vài điều trước khi giới thiệu các phương pháp CPI trong chương trình đào tạo nhân viên mới. Trước hết, chủ doanh nghiệp nên thiết lập một kế hoạch triển khai và thống nhất một tầm nhìn chung trong toàn thể doanh nghiệp. Để CPI tạo nên kết quả doanh nghiệp mong muốn, các nhân viên thực hiện chương trình này cần có ý kiến trong việc hình thành tầm nhìn của doanh nghiệp. Nói cách khác, họ sẽ tự làm chủ những công việc góp phần đạt được tầm nhìn đó.

Một khi tầm nhìn đã được đề ra, chủ doanh nghiệp phải đảm bảo là đội ngũ nhân viên hiện tại sẽ là người xây dựng nên chương trình huấn luyện tổng quan và mọi nhân viên đều đã được đào tạo về vấn đề này. Nếu bạn nhận một nhân viên mới mà hiểu rõ doanh nghiệp hơn cả một nhân viên đương chức, điều này sẽ tạo nên sự bất đồng ngay trong nội bộ giữa người mới, người cũ. Vì vậy, các nhận viên hiện tại bắt buộc phải biết và hiểu rõ vai trò của họ trong chương trình CPI. Những bước này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo có sự đồng nhất từ trên xuống dưới.

Chương trình đào tạo CPI sẽ xác định thông tin nào cần được truyền tải

Khi chương trình đào tạo tổng quát đang được phát triển, bạn sẽ biết mình cần truyền tải những gì thông qua mục tiêu đào tạo. Vì chúng ta đang nói về việc đào tạo nhân viên mới, nên chương trình đào tạo CPI chỉ nên là một giới thiệu tổng quan. Chính nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp sẽ quyết định thời gian và nội dung đào tạo. Bạn cần sử dụng đội ngũ làm việc hiện tại vì họ đã có kinh nghiệm thực hiện các sáng kiến trong doanh nghiệp, cũng như là người hiểu rõ nhất một nhân viên mới cần biết những thông tin gì. Ban đầu, việc hướng dẫn giữa những người đồng cấp có thể gặp khó khăn, nhưng cách này sẽ có lợi về lâu về dài.

Các chiến lược đào tạo CPI cho nhân viên mới

Mục tiêu của việc đào tạo CPI không phải là tạo nên các chuyên gia về Tinh gọn (Lean), phương pháp 6 Sigma (Six Sigma), Thuyết về sự hạn chế (Theory of Constraints),v.v, mà là cung cấp một cái nhìn tổng thể và giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin khi trao đổi thông tin với đồng nghiệp của mình. Mục đích thứ hai của chương trình đào tạo là giới thiệu về doanh nghiệp, kế hoạch chiến lược và vai trò của nhân viên mới trong việc đạt được những mục tiêu của kế hoạch đó. Cuối cùng, thời gian và nội dung của chương trình đào tạo CPI sẽ phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp sẽ có những phương pháp khác nhau.

Các chiến lược được sử dụng phụ thuộc vào những biến số sau:

  • Cố vấn viên bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Câu hỏi ở đây là: Bạn sẽ sử dụng nhân lực hiện có hay một đội ngũ bên ngoài để đào tạo nhân viên mới? Nếu muốn truyền đạt kinh nghiệm phát triển và triển khai chương trình CPI, bạn nên sử dụng nhân lực hiện có. Một đội ngũ bên ngoài sẽ có các cố vấn trình độ cao hơn cả về kinh nghiệm và học liệu họ trình bày. Tuy nhiên, họ không có tầm nhìn chung và giáo trình, tài liệu họ dùng có thể không phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
  • Tự học hay học theo nhóm: Mỗi nhân viên mới sẽ có cách học khác nhau, nên chương trình đào tạo cần được thiết kế sao cho tất cả đều có thể tiếp thu kiến thức hiệu quả. Sử dụng cả hoạt động theo nhóm lẫn hoạt động cá nhân sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được số lượng nhân viên mới lớn nhất.
  • Đạo tạo tại chỗ hay từ xa: Đào tạo tại chỗ phù hợp với doanh nghiệp có địa điểm, có thể thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và thực hiện chương trình đào tạo với thời lượng ngắn. Đào tạo từ xa phù hợp với doanh nghiệp không có địa điểm đào tạo, mở ít buổi học hay trong quá trình đào tạo dễ xảy ra gián đoạn.

Các phương pháp đào tạo CPI cho nhân viên mới

Bên cạnh chiến lược đào tạo, các phương pháp giảng dạy cũng cần được phát triển. Có nhiều phương pháp đào tạo CPI khác nhau và doanh nghiệp có thể dùng một hay kết hợp nhiều phương pháp.

  • Học online (eLearning) là cách đào tạo qua các chương trình tương tác bằng Internet, intranet hay một chương trình trên máy tính của người sử dụng. Cách này cho phép người học có thể học theo tốc độ của riêng họ.
  • Đào tạo trên lớp học được dùng trong một chương trình đào tạo với tốc độ theo nhóm. Một cố vấn sẽ giảng dạy đội ngũ nhân sự mới bằng tài liệu doanh nghiệp cho là cần thiết và quan trọng với nhân viên mới.
  • Các hướng dẫn dựa trên thuyết trình bằng PowerPoint thường được sử dụng nhiều trong môi trường lớp học.
  • Việc giảng dạy bằng video có thể được dùng trong lớp học hay học online. Video có thể được thiết kế để nhân viên mới thấy được cách áp dụng những gì họ đang học vào môi trường làm việc.
  • Đọc các tài liệu hay hướng dẫn, chính sách của doanh nghiệp có thể dùng là một hoạt động có thể xuất hiện trong cả lớp học, học online hay tự học. Việc này đòi hỏi các nhân viên mới phải chịu khó đọc rất nhiều tài liệu.
  • Việc kèm cặp, đào tạo cần sự kết nối của hai nhân viên, một đã làm việc cho doanh nghiệp được thời gian và người còn lại là nhân viên mới. Người nhân viên đã có kinh nghiệm sẽ hướng dẫn nhân viên mới trong quá trình đào tạo.
  • Đào tạo tại chỗ cho phép nhân viên mới học một kĩ năng hay kiến thức thông qua thực hiện những công việc cụ thể.

Chiến lược hay phương pháp nào tốt nhất thì phải tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, tỉ lệ nghỉ việc của nhân viên và “độ chín” của việc triển khai CPI. Tuy nhiên, cách tiếp cận tối ưu là xây dựng một chương trình vững mạnh, phát triển, tạo điều kiện huấn luyện và hướng dẫn tại chỗ, kèm cặp đào tạo. Điều này tập hợp rất nhiều chiến lược và kế hoạch ở trên.

Chào đón các nhân viên mới đến với chương trình CPI

Các nhân viên mới nên được chào đón bởi nhân viên hiện tại trong một môi trường nhóm hợp tác. Lãnh đạo cấp cao nên có mặt khi bắt đầu một buổi giới thiệu đào tạo để cho thấy tầm quan trọng của chương trình CPI và lòng tin họ đặt vào đội ngũ nhân viên hiện tại. Sau buổi giới thiệu ngắn gọn, các nhân viên mới cần có cơ hội để xác định ai là người huấn luyện cho họ, và bắt đầu tạo dựng mối quan hệ với người huấn luyện đó. Bước đầu tiên trong xây dựng chương trình này là có một cuộc họp với đội ngũ nhân viên hiện tại của bạn, lắng nghe các ý kiến, đóng góp của họ và cho họ cơ hội làm chủ chương trình bằng cách phát triển nó.

Quản lý tính hiệu quả của chương trình định hướng CPI

Một khi chương trình định hướng nhân viên mới đã được phát triển, doanh nghiệp cần quản lý tính hiệu quả của chương trình này. Mục tiêu của chương trình là cung cấp những định hướng cho nhân viên mới về phương pháp CPI trong vòng 90 ngày đầu làm việc tại doanh nghiệp. Điều này nghĩa là doanh nghiệp cần giám sát tính hiệu quả trong việc đưa nhân viên mới vào chương trình đào tạo trong 90 ngày đầu tiên. Nhưng việc này chỉ cho biết số lượng nhân viên tham gia trong mốc thời gian mong muốn.

Để thực sự đánh giá được tính hiệu quả của nội dung truyền tải, doanh nghiệp cần thông tin đầu vào từ hai nguồn: nhân viên mới và nhân viên hiện tại. Chúng tôi khuyên bạn nên dùng phương pháp Gemba Walk (Đi và Quan sát hiện trường), cho phép lãnh đạo và nhân viên ở mọi cấp bậc thấy được sự tương tác trong khi làm việc giữa nhân viên mới và nhân viên hiện tại. Những quan sát kỹ lưỡng cùng với việc tham gia vào các cuộc trao đổi hữu ích sẽ cho thấy tính hiệu quả của chương trình đào tạo.

Nguồn : Theo SAGA.VN