"

AAR - Phương Pháp Quản Trị Tri Thức Bỏ Túi (Phần 2)

08/01/2015 - 22:03
3909     0

AAR (After Action Review) là phương pháp tổng kết và đánh giá các hoạt động đã diễn ra trong một tổ chức, từ đó nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau, nâng cao năng lực và sẵn sàng đón nhận thử thách mới. Tiếp theo phần 1, chúng tôi sẽ giới thiệu các bước thực hiện một buổi tổng kết - đánh giá hoạt động theo phương pháp AAR.

Chu trình của một buổi AAR

AAR có thể được triển khai như một buổi họp đúng quy chuẩn hoặc không, nhưng cách nào cũng đều tuân theo một phương thức và đều bao gồm  sự trao đổi ý kiến và quan sát giữa các thành viên tham gia. Tuy nhiên, AAR chuẩn mực thường được tổ chức một cách chặt chẽ hơn và yêu cầu việc lên kế hoạch từ trước. Trong khi đó, một buổi AAR không theo quy chuẩn có thể được thực hiện ở bất cứ nơi đâu, trong bất cứ thời điểm nào nhằm đưa ra được những bài học kinh nghiệm kịp thời. 

Biểu đồ dưới đây cho thấy những phần chính của một AAR (theo Trung tâm Huấn luyện phối hợp lục quân Hoa Kì, 2011). Ngoài ra, nó bao gồm một bước cuối cùng rất quan trọng: biến các bài học kinh nghiệm thành thực nghiệm

 

Hướng dẫn thực hiện các bước trong AAR

Năm bước thực hiện (được mô tả tại biểu đồ trên) trong AAR là

Bước 1: Những kết quả mà chúng ta dự định sẽ thu được là gì? (Kế hoạch là gì?)

Bước này giúp cho mọi người hành động thống nhất bằng cách gợi cho họ nhớ lại  những mục tiêu cốt lõi:

Tập hợp tất cả những người có liên quan.

  1. Giới thiệu và đề ra những quy tắc.
  2. Xem xét lại những sự kiện quan trọng liên quan đến các hoạt động trong công việc (những gì được cho rằng là đã xảy ra).
  3. Đưa ra một bản báo cáo ngắn gọn về một hoạt động cụ thể .
  4. Tổng kết lại các sự kiện then chốt. Động viên sự tham gia đóng góp ý kiến của mọi người.
  5. Tạo điều kiện cho những  lãnh đạo cấp dưới phát biểu về những điểm chính trong các hành động của họ.

Bước 2: Những kết quả chúng ta đã thu được trên thực tế là gì? (Chuyện gì đã xảy ra?)

Bước  này cho phép những người tham gia giải thích những gì thực sự đã diễn ra:

  1. Yêu cầu mọi người trình bày quan điểm của mình về những gì đã xảy ra.  
  2. Sử dụng các câu hỏi sau đây để dẫn dắtc cuộc thảo luận (đồng thời cũng cần khuyến khích người khác đặt câu hỏi):
  • Tại sao những hành động nào đó đã được thực hiện.
  • Họ đã phản ứng ra sao đối với một tình huống cụ thể.
  • Thời  điểm bắt đầu của các hành động là vào khi nào.
  • Khi cần thiết, hãy đưa ra câu hỏi gợi ý để đảm bảo thu thập được đầy đủ thông tin cần thiết.

Bước 3: Nguyên nhân nào giúp chúng ta thu được kết quả trên (Bài học là gì?)

Trong bước này, AAR giúp những người tham gia có thể xác định khoảng cách trong hiệu quả làm việc của họ - hay nói cách khác là sự khác biệt giữa mục tiêu  và kết quả đạt được trên thực tế.

1. Hỏi mọi người về những sự kiện có liên quan dẫn tới kết quả cuối cùng.

2. Yêu cầu những người tham gia trao đổi những câu chuyện của riêng mình trong quá trình làm việc (xem lưu ý dưới đây).

3. Tìm hiểu xem những hành động thay thế nào đã có thể cho ra những kết quả tốt hơn.

4. Đừng biến buổi thảo luận thành một bài giảng, thay vào đó, hãy làm sao để những người tham gia có thể học được gì đó.

5. Những điều cần nhớ:

  • Xử lí những lời phàn nàn ổn thỏa và tích cực
  • Phản bác ý kiến là cần thiết, nhưng không được công kích cá nhân
  • Khi buổi bàn thảo đề cập đến các sai sót đã xảy ra, hãy nhấn mạnh những điều tích cực và chỉ ra những khó khăn của việc đưa ra các quyết định phù hợp

6. Tổng kết

7. Dành thời gian cho các nhà lãnh đạo cấp dưới thảo luận riêng với những nhân viên của mình về các sự kiện đã xảy ra.

Lưu ý: Kiến thức ngầm là kinh nghiệm cá nhân, rất khó có thể diễn đạt bằng lời bởi nó đãquá ăn sâu vào mỗi con người. Một trong những cách tốt nhất để giúp chuyển giao những kiến thức đó cho người khác là sử dụng các câu chuyện (tường thuật), nhằm giúp người khác tiếp thu được những kinh nghiệm cá nhân của người kể chuyện.

Bước 4: Chúng ta sẽ tiếp tục duy trì hay cải thiện điều gì?

Tâm điểm cần hướng đến trong phần này là xác định việc nào đang hoạt động tốt và phần nào cần cải thiện. Hãy cố gắng tạo điều kiện cho mọi người đưa ra những giải pháp của riêng họ, thay vì chỉ đưa ra giải pháp của bạn. Điều này sẽ cho phép tất cả những người tham gia có cơ hội học hỏi và phát triển bản thân.

  1. Sử dụng các ghi chú, xem xét một lượt những điểm chính để đảm bảo mọi vấn đề đều được nêu ra.
  2. Chắc chắn rằng bạn sẽ chỉ định một người giám sát trong trường hợp cần thiết.
  3. Nêu ra những việc đã được hoàn thành tốt để đảm bảo những ý tưởng tốt không bị lãng quên.
  4. Đặt câu hỏi kích thích suy nghĩ nhằm khích lệ những người khác tham gia góp ý tưởng .

Bước 5: Những cơ hội sắp tới nào giúp chúng ta áp dụng các bài học?

Trong phần này, AAR giúp bạn có thể tận dụng tối đa những bài học kinh nghiệm thu được bằng cách xác định những cơ hội cho mình; nếu không thì bài học sẽ nhanh chóng bị lãng quên.

Dưới đây là một số hướng dẫn chung để bạn có thể làm được điều đó:

  • Chỉ định một người nào đó viết ra những điểm chính cho mỗi một phần của AAR.
  • Đảm bảo không có bất cứ thành kiến nào trong tất cả các vấn đề được xem xét.
  • Cố gắng nói chuyện càng nhiều càng tốt nhằm có được những lời bình luận, ý kiến đóng góp từ tất cả mọi người tham dự
  • KHÔNG cho phép công kích cá nhân (chỉ trích một ý kiến thì có thể chấp nhận được, nhưng công kích người khác thì không).
  • Tâm điểm cần hướng đến là việc học hỏi và cải tiến không ngừng
  • Cố gắng tạo điều kiện cho mọi người đưa ra những giải pháp của riêng họ, thay vì giải pháp của chỉ riêng mình bạn.

Bước cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các ghi chú đều được đăng tải lên mạng, chẳng hạn như lên wiki, blog, hay một trang web, để mọi người có thể tham khảo và dùng làm tài liệu khi họ tìm kiếm thông tin.

Một buổi AAR được thực thi đúng đắn sẽ đem lại những tác động rất lớn đến bầu không khí trong tổ chức của bạn. AAR là một phần trong tiến trình giao tiếp nhằm đào tạo và động viên mọi người hướng đến những mục tiêu lớn thông qua việc giúp đỡ họ nhận thức được đâu là hành động đúng đắn. AAR đảm bảo cho tổ chức của bạn vạch ra các thứ tự ưu tiên trong công việc một cách rõ ràng trong tương lai và xây dựng các triết lý hoạt động, đồng thời đưa ra thông điệp rằng chúng ta cần phải học hỏi từ những sai lầm đã mắc phải.

Chiến lược thực hiện phương pháp AAR

Để nắm bắt được các bài học kinh nghiệm khi thực hiện một AAR – bạn nên áp dụng phương pháp sử dụng một quá trình gồm ba nhánh:

  • Nắm bắt các bài học kinh nghiệm
  • Lưu trữ nó trên một trang web xã hội để có thể truy xuất thông tin một cách dễ dàng
  • Cung cấp một công cụ microblogging* để giúp đỡ người khác trong việc tìm hiểu về những bài học kinh nghiệm đã thu được gần đây.

*Microblogging: Blog có những bài đăng có nội dung thu nhỏ như một câu nói, một tấm hình, liên kết đến một video. Từ 2007, "microblog" chỉ những mạng xã hội nổi tiếng như Twitter, Tumblr. 

Mời bạn xem thêm Phần 1.