AAR - Phương Pháp Quản Trị Tri Thức Bỏ Túi (Phần 1)

07/01/2015 - 22:08 4574     0

AAR (After Action Review) là phương pháp tổng kết và đánh giá các hoạt động đã diễn ra trong một tổ chức, từ đó nhân viên có thể học hỏi lẫn nhau, nâng cao năng lực và sẵn sàng đón nhận thử thách mới.

“AAR có thể được xem là một trong những phương pháp sáng tạo và chuyển giao kiến thức thành công nhất từ trước đến nay . Tuy nhiên, phần lớn các ông chủ doanh nghiệp đều đã thất bại khi cố gắng áp dụng phương pháp này trong nền văn hoá công ty, bởi mọi người thường không thực sự quan tâm đến việc lợi ích của AAR, khiến sáng kiến hữu ích này trở nên vô ích” - Peter Senge.

 

AAR có thể được xem như một Phương pháp quản trị tri thức bỏ túi. AAR có thể giúp các ông chủ đưa ra và chia sẻ những kiến thức mà nhân viên sở hữu.

Cho đến đầu những năm 1970, quân đội Mỹ vẫn còn sử dụng phương pháp Đánh giá hiệu quả hoạt động sau khi kết thúc các hoạt động đào tạo. Để cải thiện việc áp dụng phương pháp này, quân đội Mỹ đã tiến hành một nghiên cứu dựa trên những đánh giá hiệu quả hoạt động được thực hiện từ trước, và kết quả là họ đã phát hiện ra một  lỗ hổng rất lớn trong quá trình đánh giá. Các hoạt động đào tạo đều được các trọng tài quan sát, và sau đó họ sẽ đưa ra  một kết quả tạm thời. Tiếp theo những trọng tài này sẽ đưa ra các đánh giá, phản hồi về hiệu quả hoạt động dưới hình thức một bài giảng chuyên đề dành cho học viên. Tuy nhiên, vấn đề ở đây là những nội dung đánh giá trên hoàn toàn là những  ý kiến ​​chủ quan,và mang sắc thái  tiêu cực; việc này dẫn đến  những cảm xúc như thất vọng, giận giữ, và thậm chí là chống đối từ người nghe. Hơn nữa, người tham gia cũng hiếm khi rút ra được một bài học hữu ích sau khi nghe những bài giảng đó.  

Quân đội Hoa Kỳ có lẽ là một trong những tổ chức phân cấp quân chủng lớn nhất trên thế giới, tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp AAR họ đã khiến cấu trúc của tổ chức trở nên “phẳng” hơn, trở thành một nơi mà người ta có thể học tập thực sự. Để làm được điều này, quân đội Mỹ đã kêu gọi tất cả các thành viên tham gia vào quá trình thực hiện phương pháp AAR, từ những binh nhì cho đến người chỉ huy, không loại trừ cả những người  ngoài hay những người quan sát có quan tâm. AAR cho phép quân đội tập trung thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra nhằm tìm kiếm các nguyên nhân xảy ra sự việc thay vì chỉ để đánh giá sự thành công hay thất bại. Về lâu dài, AAR có thể được coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất giúp khích lệ tinh thần làm việc của thành viên, bởi nó cho phép mọi cá nhân trong một tổ chức, dù giữ chức vụ nào hay có vai trò gì, đều có cơ hội chia sẻ và học hỏi nhằm hướng đến sự phát triển chung.

AAR là một hoạt động đánh giá được thực hiện sau khi hoàn thành một dự án hay một hoạt  động quan trọng . AAR cho phép các nhà lãnh đạo và nhân viên khám phá ra được những gì đã xảy ra và nguyên nhân. AAR có thể được xem như một cuộc thảo luận chuyên sâu về một sự kiện nào đó, qua đó giúp các nhân viên hiểu rõ được nguyên nhân của những sự việc đã xảy ra trong tiến trình làm việc và rút ra được bài học từ những kinh nghiệm này. Một số trường hợp nên sử dụng AAR bao gồm giới thiệu một dòng sản phẩm mới trongbộ phận sản xuất, tổng kết sau một mùa  mua sắm bận rộn ở cửa hàng bán lẻ, giới thiệu một bản nâng cấp hệ thống máy tính, đánh giá sau khi kết thúc một quá trình đào tạo hay một sự thay đổi trong các quy trình làm việc,... Điểm mấu chốt của AAR là tính cởi mở, trung thực và cho phép tất cả các thành viên trong tổ chức tham gia. Từ đó, giúp cho các tổ chức có thể nắm bắt được những gì đã diễn ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho mình. Thêm vào đó, phương pháp AAR còn giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên dưới quyền họ có cơ hội thu được lợi ích tối đa từ tất cả các chương trình, hoạt động, hoặc công việc mà họ tham gia vào. Theo tổ chức USAID, AAR cung cấp:

  • Những hiểu biết chân thực về điểm mạnh cũng như điểm yếu cụ thể của từng người được nhìn nhận từ nhiều  quan điểm khác nhau
  • Những phản hồi có tính xây dựng và thông tin quan trọng giúp cải thiện hiệu suất làm việc
  • Những chi tiết  thường không được đề cập trong các bản báo cáo đánh giá.

Thêm nữa, AAR không nhất thiết phải được thực hiện sau khi kết thúc một hoạt động hay một dự án. Thay vào đó, nó có thể được thực hiện ngay sau mỗi sự kiện riêng biệt của một dự án hoặc hoạt động lớn, và do đó cho phép người tham gia có thể học tập nhiều hơn .

AAR là một cuộc thảo luận có tính chuyên sâu, trong đó những người tham gia sẽ tập trung thảo luận về các nhiệm vụ và mục tiêu đã đặt ra. AAR là không phải là khoảng thời gian để mọi người phê bình lẫn nhau, và trên thực tế, nó có nhiều lợi thế hơn hẳn so với một buổi phê bình.

Bài học kinh nghiệm

 

Trên cương vị một nhà lãnh đạo, bạn có trách nhiệm phải đào tạo đội ngũ nhân viên của mình. AAR là một công cụ hữu ích có thể giúp đỡ bạn trong các kế hoạch đào tạo nhân viên. Sự hữu ích của AAR thể hiện ở tính phản hồi . Thông thường, phản hồi nên được đưa ra một cách trực tiếp và đúng trọng tâm. Mỗi khi một hành động không được thực hiện đúng cách bị phát hiện, nó nên được chỉnh sửa ngay lập tức để không gây trở ngại cho các nhiệm vụ khác trong tương lai. Tuy nhiên, trong  quá trình thực thi những dự án hay hoạt động quan trọng, các sai sót thường khó được tìm thấy. Trên thực tế, trong nhiều trường hợp, những người tham gia  hầu như chưa thể xác định được đâu là những hành động chuẩn xác, đâu là những hành động sai  bởi vì họ vẫn còn đang trong giai đoạn học hỏi. Đó là lý do tại sao các nhà lãnh đạo nên lập kế hoạch áp dụng phương pháp AAR vào giai đoạn cuối của mỗi hành động hay sự kiện … nhằm tạo điều kiện cho việc  phản hồi, rút ra các  bài học kinh nghiệm, và đề xuất những ý tưởng có ích cho dự án tiếp theo. 

AAR vừa là một nghệ thuật vừa là một bộ môn khoa học. Tính nghệ  thuật của AAR thể hiện ở việc tin tưởng lẫn nhau, từ đó mọi người có thể nói lên suy nghĩ của mình thoải mái hơn. Những hoạt động có tính xây dựng nên được chú trọng nhiều hơn. Việc tìm ra các phương hướng giải quyết khó khăn cần thực tế, và các nhân viên không nên bận tâm về chức vụ, hiểu biết của bản thân, hay những suy nghĩ  như “ông chủ  sẽ nghĩ gì về ý tưởng này”. Không có nhiều sự khác biệt giữa hai việc: hoặc giữ cho cuộc họp tránh rơi vào cảnh hỗn độn để rồi không đạt được kết quả nào; hoặc mọi người vẫn cư xử theo khuôn phép lịch sự thông thường và giấu diếm các vấn đề (đặc biệt là với lãnh đạo) và rồi lại không thu được gì sau buổi thảo luận.

Trong phần tiếp theo - Phần 2, chúng tôi sẽ giới thiệu quy trình thực hiện một buổi AAR.