Saga - Những cuộc họp lãng phí thời gian

Nếu bạn cũng giống như hầu hết các nhà quản lý khác, bạn đang bỏ ra 30-50% giờ làm việc của mình cho các cuộc họp. Sẽ không phải là quá nhiều thời gian nếu những cuộc họp của bạn có hiệu quả cao trong viêc thực hiên mục tiêu của bạn, nhưng sẽ là quá nhiều nếu hiệu quả của chúng không đáng kể.

Một số người biện hộ rằng những thay đổi nơi làm việc đã khiến cho các cuộc họp trở nên cần thiết hơn. Nhữ

ng thay đổi này bao gồm việc trao quyền cho nhân viên (khiến việc phối hợp trở nên cần thiết hơn), sự tín nhiệm nhiều hơn ở các nhóm xuyên chức năng, việc ra quyết định dựa trên sự nhất trí, số liên minh gia tăng giữa các công ty. Bất cứ lý do gì cho những cuộc họp mà chúng ta có, thì hội họp cũng là một phần thiết yếu trong hoạt động của tổ chức.

Tuy nhiên,tất cả những lời than phiền mà chúng ta nghe được thực chất lại không phải về cuộc họp mà về việc tiêu tốn thời gian dành cho chúng nhưng lại chẳng tạo ra được một lợi ích rõ ràng. Những cuộc họp lãng phí này có những đặc điểm sau:

Không cần thiết.
Không theo một chương trình họp nào cả.
Biến thành một buổi cãi vả.
Chỉ có một hoặc hai cá nhân khống chế cả cuộc họp và nói suốt buổi.
Vượt quá thời gian đã định.
Không đưa ra được quyết định hay cam kết hành động nào.
Không buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ.

Các cuộc họp mà bạn tham dự có tồn tại những đặc điểm này không? Nếu có thì cũng chẳng có gì ngạc nhiên khi bạn nghĩ chúng đang làm lãng phí thời gian của bạn. Những cuộc họp có hiệu quả là khi những người tham dự đều cảm thấy mình có thể chia sẻ những thông tin có giá trị,tham gia vào một quyết định chính,hay hoàn tất một nhiệm vụ quan trọng.Người dự họp không than phiền về những cuộc họp này vì những điều quan trọng đang được hoàn thành; và thậm chí họ có thể quên theo dõi cả thời gian.

Sau đây là một số việc bạn cần làm để tránh những cuộc họp lãng phí thời gian:

Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết. Mục đích của một cuộc họp là tạo điều kiện giao tiếp qua lại giữa những người tham dự nhằm chia sẻ quan điểm và ý tưởng,phối hợp hành động và ra quyết định. Thiếu một trong những nhu cầu này thì có thể bạn không cần phải họp.
Tránh những cuộc họp mà bạn đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít hay không đạt được gì từ cuộc họp đó cả. Chỉ vì một ai đó mời bạn dự họp thì không có nghĩa là bạn phải tham dự (trừ khi đó là yêu cầu của cấp trên).
Hãy hỏi xin chương trình họp trước khi hứa dự họp.Nếu sau khi xem chương trình mà bạn phải hỏi lại rằng: "Hãy nói cho tôi biết, điểm cần họp là gì?” thì tốt nhất bạn nên tránh cuộc họp đó.

Nếu bạn đang tổ chức môt cuộc họp, hãy chắc chắn “điểm cần họp” phải rõ ràng, quan trọng và được phản ánh trong chương trình họp. Hãy giữ cho cuộc họp được ngắn gọn và phải đi vào chủ đề, đồng thời không cho phép nó vượt qua mức thời gian đã định. Hãy chắc chắn rằng bạn đã mời đúng người cần họp-tức là những người có quan tâm và liên quan đến chủ đề này, những người có thông tin quan trọng và có quyền tham gia vào quyết định. Cuối cùng,hãy định hướng hành động. Cuộc họp của bạn nên dẫn đến một quyết định, đưa mọi người đến gần mục tiêu, hoặc kết thúc bằng cách biểu quyết một vấn đề quan trọng. Khi kết thúc, bạn phải làm sao để những người tham gia sẽ nói rằng: “Cuộc họp mất một tiếng đồng hồ nhưng chúng ta lại có được một thương vụ tốt”, hay có thể là “Mỗi người trong chúng ta bây giờ đều mang trong mình một nhiệm vụ riêng rồi đấy”.

Những ngày không họp

Một ngày làm việc điển hình của bạn có bị làm xao nhãng bởi các cuộc họp,làm bạn có quá ít thời gian để hoàn thành công việc, đi lại, giao tiếp với khách hang hay đơn giản chỉ để lập kế hoạch làm việc cho ngày tiếp theo? Nếu đúng thì hãy xem xét chính sách phòng ban hay công ty về những ngày không họp.

Hãy bắt đầu làm việc mà không động chạm gì đền buổi chiều thứ sáu cả. Nếu mọi người tỏ ra hài lòng với cơ chế này và tất cả công việc đều diễn ra suôn sẻ thì hãy xem xét mở rộng thành một ngày làm việc mà hoàn toàn không họp hành gì cả. Đương nhiên cũng sẽ có những ngoại lệ như đi thăm khách hàng hay các nhà cung ứng.

Một số công ty có một cuộc họp kéo dài hai tiếng ở bên ngoài công ty vào mỗi quý và cuộc họp này huy động toàn bộ lực lượng nhân viên ở văn phòng. Do cuộc họp và thời gian đi lại sẽ chiếm gần hết buổi sáng nên phù hợp nhất là không nên có thêm một cuôc họp nào nữa trong buổi chiều.

Lưu ý: Những ngày không họp chỉ có tác dụng nếu nhân viên,kể cả quản lý cao cấp tôn trọng chính sách này.Nếu chúng ta được phép xâm phạm nó thì chính sách này sẽ nhanh chóng không còn tác dụng nữa.