Khi các máy tính cùng làm việc trong một môi trường như trong cùng một lớp học hoặc cùng một công ty, thì nhu cầu chia sẻ tài liệu để dùng chung là vô cùng cần thiết.

Việc chia sẻ tài liệu dùng chung hữu ích ở chỗ, nó hỗ trợ rất tốt cho làm việc theo nhóm, đảm bảo tính thống nhất của tài liệu. Thay vì bạn soạn thảo một văn bản rồi đến từng máy cop cho từng người, thì nay bạn chỉ cần cho văn bản đó vào thư mục share là tất cả mọi người đều có thể sử dụng nó. Và khi cần chỉnh sửa gì, mọi người chỉ việc lấy file văn bản đó sửa ở máy mình rồi lại đưa lên thư mục chia sẻ, như vậy sẽ đảm bảo được tính thống nhất của dữ liệu.
Tiết kiệm chi phí và thời gian làm việc. Vì bạn sẽ không cần phải chạy đến bàn của từng người để đưa văn bản cho họ đọc, thay vào thời gian đó, bạn có thể làm những công việc khác.

Do vậy, trong bài viết này ta sẽ xét đến hai hình thức làm việc theo nhóm phổ biến nhất của máy tính. Mỗi một hình thức lại có một ưu và nhược điểm riêng. Cần phải tùy vào hoàn cảnh và mục đích của người sử dụng mà chọn cách làm phù hợp nhất với mình.

I. Kết nối các máy tính với nhau bằng "Work group"

1. Cách kết nối: Để kết nối nhiều máy tính với nhau theo hình thức này, bạn cần làm theo hai bước sau:

Bước 1: Đảm bảo các máy tính đều phải được kết nối với nhau theo đường vật lý tức là cùng có internet hoặc nếu không thì phải cùng một mạng Lan.

Bước 2: Đặt tên nhóm work group và cho từng máy tính. Muốn đặt tên nhóm work group cho máy tính bạn có thể làm như sau:

Bạn kick chuột phải vào my computer>>> properties>>>Computer name>>>change. Tại đây bạn điền tên đầy đủ của máy tính vào ô Computer name.

Ở phần member of, bạn chọn work group rồi sau đó đánh tên work group. Ví dụ là office. Ở đây xin lưu ý với mọi người là tên của work group phải giống nhau giữa các máy tính. Nếu một máy tính viết sai lệch tên của work group thì máy tính cũng không báo lỗi vì đơn giản tự bạn đã tạo ra một work group mới cho riêng máy tính đó.

2. Cách chia sẻ tài liệu:

Cách chia sẻ tài liệu của hình thức work group là quan hệ bằng bằng. Có nghĩa là mọi máy tính trong cùng một work group có chức năng và quyền hạn như nhau. Ưu điểm của hình thức này là dễ sử dụng, mọi người không có nhiều kiến thức về tin học vẫn có thể sử dụng dễ dàng và cơ cấu tổ chức là đơn giản. Tuy nhiên khi chia sẻ tài liệu cho work group là chia sẻ cho tất cả mọi người trong cả nhóm. Điều này sẽ phù hợp khi cả nhóm có cùng một chức năng, nhiệm vụ chung. Và sẽ là tương đối khó khăn nếu cả nhóm phải làm nhiều công việc, nhiệm vụ khác nhau. Ví dụ nếu để cả công ty là một work group thì sẽ có những tài liệu mà chỉ có phòng kế toán được biết, còn các nhân viên phòng khác thì không. Điều này thì work group chưa đáp ứng được.

Nếu muốn đảm bảo độ riêng tư của từng phòng ban thì ta phải chia mỗi phòng ban thành một work group riêng. Như vậy thì khi có các công việc chung của cả công ty thì lại không thể chia sẻ với nhau một cách tiện lợi nữa. Do vậy chúng ta tiếp tục tìm hiểu tới hình thức thứ hai.

II. Kết nối các máy tính với nhau bằng "Domain"

1. Cách kết nối: Để kết nối các máy tính với nhau theo hình thức này, bạn cần đặt tên đầy đủ cho máy tính của bạn, sau đó chọn member of là domain và đánh tên domain của bạn vào.

2. Cách chia sẻ tài liệu:

Cách chia sẻ tài liệu của hình thức domain  là quan hệ chủ tớ. Sẽ có một máy chủ và nhiều máy con. Máy chủ sẽ được điều hành bởi một quản trị viên, sẽ điều hành mọi hoạt động của các máy con. Ví dụ như ở hình thức work group thì mỗi người sử dụng chỉ cần làm đúng các bước theo hướng dẫn trên là có thể tham gia vào work group. Nhưng điều này là không thể đối với domain. Để vào được domain, bạn cần được nhân viên quản trị mạng cấp cho một user và password để sử dụng. Bằng cách này tính bảo mật được bảo đảm chặt chẽ hơn.

Nếu như những vấn đề chúng ta nêu ra ở trên chưa được giải quyết thì với hình thức domain, những vướng mắc đó hoàn toàn có thể bị tháo gỡ. Một tài liệu bạn chia sẻ, có thể được bảo mật và phân quyền một cách dễ dàng hơn. Cụ thể, khi bạn share một tập tài liệu nhưng không muốn cho tất cả các nhân viên của công ty đều biết, bạn có thể giới hạn các quyền sử dụng đối với tài khoản là everyone (tức là mọi người trong domain) và quyền được xem chi tiết đối với những tài khoản đặc biệt. Ví dụ, như một nhân viên kế toán A muốn chia sẻ tài liệu với nhân viên kế toán B bảng chi thu và dĩ nhiên là các nhân viên khác không được phép xem. Thì tại máy tính của mình, nhân viên A chỉ việc share tài liệu của mình bằng domain, sau đó set quyền của everyone là không có quyền gì hoặc chỉ được nhìn tên mà không được phép kick vào để đọc. Nếu kick vào lập tức sẽ có một dòng thông báo hiện lên "access denied". Còn đối với tài khoản của nhân viên B, nhân viên A sẽ để cho quyền xem, sửa.... tùy theo mục đích sử dụng của tập tài liệu.

Điểm quan trọng của hình thức domain này là phải có một máy chủ hoạt động liên tục, và cần có một quản trị viên để vận hành cả một hệ thống, việc tạo acc cho người sử dụng, phân quyền từng acc sao cho phù hợp với cơ cấu tổ chức của tập thể.

Điều này đòi hỏi cần có một người am hiểu về máy tính để vận hành, và cơ cấu tổ chức cũng phức tạp hơn. Đi đôi với nó là tính bảo mật được nâng cao thấy rõ. Mục đích của người sử dụng cũng được thể hiện rõ rệt hơn.

Đồng thời cũng yêu cầu trình độ tin học của mọi người sử dụng cao hơn so với hình thức work group.