Thời gian qua, công việc dường như khác hẳn, tôi cảm thấy mình làm việc chăm chỉ hơn bao giờ hết. Có thể đó là vì tuổi tác, có thể là vì thời gian được kéo dài ra vào mùa đông (daylight saving time), nhưng có điều gì đó đã thay đổi. Và đối với người khác thì sao? Rất nhiều người đã trả lời tương tự khi tôi hỏi - không chút ngần ngừ. Vậy điều gì đang xảy ra? Có phải công việc của chúng ta đang thay đổi? Như thế nào và tại sao?

Thứ 2: Vâng, chúng ta đang làm việc chăm chỉ hơn rất nhiều

Hơn 30% cử nhân tốt nghiệp đại học làm việc trên 50 giờ một tuần. Và khoảng 40% người trưởng thành của Mỹ ngủ ít hơn 7 giờ một ngày. Không ngạc nhiên, chúng ta đang rất mệt mỏi.

Tạp chí Business Week nhận xét rằng 25 năm công nghệ giúp tăng năng suất thêm 70%, nhưng điều này cũng làm tiêu tan những giả thiết về giảm bớt thời gian làm việc. Ngày nay để thành công trong kinh doanh, cả nhân viên và quản lý phải sáng tạo ra cái mới, truyền thông toàn cầu, và hợp tác không ngừng nghỉ - và làm những công việc này chóng vánh hơn bao giờ hết.

Vấn đề nằm ở chỗ, nhu cầu hợp tác và phản ứng nhanh chóng đã bùng nổ, nhưng cấu trúc doanh nghiệp chưa kịp thích ứng. Chúng ta có sáng kiến mới, nhưng việc tán thành và đi đến thực hiện kéo dài hàng tháng. Một nhà quản lý cấp cao có thể yêu cầu một nhân viên tham gia vào một nhiệm vụ nhằm tăng cường khả năng hợp tác. Nhưng việc này sẽ làm lãng phí rất nhiều thời gian của nhân viên so với thời gian làm việc thật sự.

Giống như giáo sư Thomas Devenport, tác giả cuốn Thinking for a Living phát biểu "Xét về khía cạnh thời gian, tôi vẫn cho rằng chúng ta đang trên bờ vực của sự thụt lùi."

Vâng, số người còn lại khẳng định rằng bạn không cô đơn khi cảm thấy quá tải.

Thứ 3: Thế còn phần còn lại của thế giới thì sao?

Bạn cảm thấy mình đang làm việc quá tải? Bạn không cô đơn. Đó là hiện tượng phổ biến ở khắp nơi trên thế giới, và ở một số nước còn đáng lo ngại hơn.

Một nghiên cứu gần đây của tổ chức Hợp tác và phát triển kinh tế (OECD) đã điều tra số giờ làm việc ở khắp các quốc gia trên thế giới. Ngoài Mỹ, nhóm các nước khác là Nhật Bản, Pháp, Đức, Anh và Hàn Quốc.

Cuộc nghiên cứu đã so sánh số giờ làm việc trung bình của một công nhân năm 2004 ở các nước này. Và, điều tra xem lượng giờ làm việc trung bình hàng năm giảm đi bao nhiêu từ năm 1991 tới năm 2004.

Kết quả là, người Hàn Quốc đứng đầu xét về số giờ làm việc. Họ làm việc 2300 giờ trong một năm. Và nước đứng thứ hai là Mỹ, 1825 giờ/năm, sau đó là Nhật và Anh. Và xét về số giờ làm việc giảm nhiều nhất, đó là Nhật Bản. Số giờ làm việc của Mỹ chỉ giảm 1% từ năm 1991. Một phần kết quả của "sự chăm chỉ" này đó là nền kinh tế Hoa Kỳ đã tăng trưởng nhanh hơn các nước còn lại.

Thứ 4: Làm thế nào mà chúng ta có thể kiểm soát được thời gian làm việc?

Bạn biết rõ cảm giác này - làm việc thật cật lực và chẳng bao giờ cảm thấy bắt kịp. Bạn gửi email lúc 7 giờ sáng và 11 giờ đêm. Bạn gọi cho công ty đối tác ở Nhật lúc 6 giờ tối bởi vì ở Nhật lúc này đang là buổi sáng, bạn gọi cho đối tác ở Châu Âu lúc 6 giờ sáng bởi vì ở đó đang là 2 giờ chiều. Vậy làm thế nào mà các công ty giúp nhân viên kiểm soát được thời gian làm việc.

Một bài báo gần đây trên tạp chí Business Week đã khám phá xem chúng ta làm việc chăm chỉ đến mức nào, và họ đã đưa ra vài sáng kiến giúp làm việc thông minh hơn.

Một số ý kiến đưa ra liên hệ tới cách suy nghĩ về công việc và hợp tác. Ví dụ, một số công ty đang khuyến khích nhân viên hợp tác qua mạng, thay vì ngồi trong những cuộc họp tiêu tốn thời gian. Blogs, cơ sở dữ liệu trên mạng, và các phần mềm mã nguồn mở cũng là những công cụ hữu ích nhằm khai thác Internet, giúp mọi người hợp tác với nhau ở tất cả các cấp. Những việc này tốt hơn việc phụ thuộc vào các "sếp" bảo nhân viên làm gì thì làm.

Việc cuối cùng, các công ty cũng đánh giá kết quả công việc nhiều hơn là ngồi đếm số giờ nhân viên có mặt ở văn phòng.

Thứ 5: Giảm thiểu những tương tác ít giá trị

Bạn đang dùng nhiều thời gian cho các cuộc họp, nhiều thời gian trả lời email, và nhiều thời gian trả lời các thắc mắc từ bên trong và bên ngoài công ty? Điều đó có nghĩa rằng, ít thời gian hơn dành cho ý tưởng mới và giúp công ty bạn tăng khả năng cạnh tranh. Vậy một người quản lý bận rộn cần phải làm gì?

Trong một số xuất bản gần đây, tạp chí Business Week đã xuất bản một bài báo bàn về vấn đề người Mỹ làm việc chăm chỉ như thế nào - và xa hơn nữa - làm thế nào mà họ có thể kiểm soát được công việc.

Một số tổ chức đang nỗ lực để giảm thiểu áp lực thời gian bằng việc cắt giảm "những tương tác ít giá trị." Thay vì việc trả lời tất tần tật, tại sao không nghĩ đến một người cụ thể thực sự cần.

Cũng tương tự, các công ty như Microsoft và Intel luôn lên lịch những người cần phải gặp và về vấn đề gì. Việc này giúp quyết định xem một cuộc họp có cần thiết không và ai cần tham dự. Hơn thế nữa, các công ty còn yêu cầu người quản lý xác định xem vấn đề nào có thể được quyết định bởi người khác, để giảm những lượt tán thành không cần thiết.

Thứ 6: Hợp tác và hợp tác

Tuần này bạn đã họp bao nhiêu cuộc rồi? Trong số đó có bao nhiêu cuộc họp bạn cảm thấy không uổng công?

Rất nhiều công ty muốn nhân viên của mình hợp tác với nhau. Việc này bao gồm các nhóm trọng điểm ra quyết định và đưa ra ý kiến sáng tạo. Nhưng hợp tác như thế này sẽ là một sự tiêu tốn thời gian vô ích - trong các cuộc họp triền miên, thư từ và hội nghị quan điện thoại. Một bài báo gần đây của Business Week cũng đã giúp đưa ra một số cách tiếp cận giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

Công ty Eli Lilly & Co đã hình thành một nhóm nhằm tạo điều kiện cho quá trình giao tiếp giữa các nhà khoa học và đối tác từ bên ngoài. Nhóm chịu trách nhiệm quá trình truyền thông hợp tác, còn các nhà khoa học sẽ tiến hành công việc của mình là nghiên cứu.

Một số nhà quản lý chỉ đơn giản phá bỏ gắn kết với những tương tác quá nhiều. Một nhà quản lý cấp cao ở công ty McKinsey Consulting đã ngừng sử dụng điện thoại di động và máy tính bởi vì ông "không có thời gian để nghĩ." Theo ông, "thật phi thường, biết bao nhiêu là việc bạn có thể làm nếu bạn không dùng toàn bộ thời gian vào việc trả lời."

Cuối cùng, một số tổ chức nhận ra ràng nhiều lúc các nhân viên chỉ cần nói Không. Các nhân viên cần "tắt công tắc" - tĩnh tại, tạm xa công việc, các cuộc họp, và đồng nghiệp. Họ đồng ý rằng các nhân viên có thể mất kết nối nhưng việc này cho họ thời gian để tái tạo năng lượng.

=======
Bài viết www.saga.vn hợp tác Báo Đầu tư Chứng khoán
=======