Thông tin và giao tiếp nội bộ luôn được coi là yếu tố sống còn của bất kỳ tổ chức nào mà không phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động hay vị trí địa lý của tổ chức đó. Nếu công ty bạn có hệ thống thông tin tích cực và hiệu quả giữa người lao động và người sử dụng lao động, nhân viên sẽ cảm thấy an tâm và thoải mái với vị trí làm việc của mình, bởi vì họ luôn biết rõ mọi việc xảy ra trong công ty. Mọi người sẽ có xu hướng năng động hơn, quan tâm nhiều hơn đến công việc của bản thân và các hoạt động chung của công ty, từ đó sẽ làm việc năng suất hơn. Và năng suất được nâng cao sẽ làm cho người lao động thỏa mãn hơn và gắn bó hơn với doanh nghiệp hơn.

Ngược lại, khi các kênh giao tiếp và thông tin nội bộ bị “nghẽn mạch”, nhân viên luôn cảm thấy họ dường như không được bỏ rơi, bị coi thường, bị đẩy ra ngoài dòng chảy của các hoạt động chung. Họ không còn cảm thấy hứng thú với công việc việc của mình kéo theo năng suất làm việc cũng suy giảm. Dần dần, họ sẽ đánh mất niềm tin vào doanh nghiệp, thậm chí, bạn có thể phải chuẩn bị đối phó với những cuộc bãi công, đình công của các nhân viên bất mãn với lý do không nhận được thông tin đầy đủ từ phía lãnh đạo, hoặc không được tạo cơ hội để họ nói lên tâm tư, nguyện vọng của mình.

Nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng họ sẵn sàng tiếp thu ý tưởng và những lời phàn nàn từ phía nhân viên. Lại có những vị lãnh đạo đề ra cái gọi là “chính sách mở cửa” cho phép và khuyến khích nhân viên gặp gỡ, nói chuyện, chia sẻ khúc mắc hoặc tìm kiếm thông tin. Liệu những điều đó có thực sự phát huy tác dụng? Vậy bạn có thể làm gì để đảm bảo cho thông tin nội bộ được xuyên suốt và hiệu quả?

Trước tiên, hãy tự hỏi rằng liệu nhân viên của bạn có cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với bạn không? Cách tốt nhất để xác minh điều này là nhìn vào số người dừng lại ở cửa văn phòng của bạn. Họ là những nhân viên thuộc đủ mọi cấp bậc trong công ty? Họ đến văn phòng của bạn thường xuyên không? Có phải chỉ những nhân viên trụ cột hoặc các giám đốc mới “dám” xuất đầu lộ diện để nói chuyện với bạn không? Nếu đúng như vậy thì quả thực đã có điều gì đó không ổn - bằng cách này hay cách khác, bạn đã gửi đi một thông điệp rằng bạn chỉ muốn tiếp đón một số người nhất định.

Sau đó, trong trường hợp chỉ có một nhóm người được ưu tiên ghé thăm, bạn hãy nhìn vào tỷ lệ của những đánh giá tích cực và tiêu cực, vào những câu hỏi mà họ đặt ra. Nếu như tất cả, hoặc hầu hết, những cuộc trao đổi đều là tích cực, bạn phải tự hỏi mình và những người khác xem, liệu môi trường làm việc và văn hoá công ty có cho phép tồn tại những thắc mắc hay ý kiến bất đồng không. Liệu những người ghé thăm có tin rằng họ sẽ không phải nhận lãnh hậu quả xấu, nếu họ đặt ra những câu hỏi cứng rắn và thảo luận những vấn đề mang tính thách thức hay không? Có lẽ là không.

Hãng tư vấn nguồn nhân lực Rightcoutts đã đưa ra một kết quả đáng ngạc nhiên về mức độ ít tiếp xúc giữa cấp trên và cấp dưới ở nơi làm việc. Theo một khảo sát do hãng này tiến hành, thì trong số 2000 nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã có đến gần ½ chưa từng một lần tiếp xúc với giám đốc điều hành. Đôi khi nhà lãnh đạo tưởng rằng chính sách nhân sự của mình có thể khuyến khích các nhân viên bày tỏ ý kiến, và khi nhân viên im lặng, thì họ coi đó là biểu hiện của sự đồng tình. Tuy nhiên, có một hiện tượng gọi là “group think” (tạm dịch là suy nghĩ của tập thể) xảy ra khi các nhân viên không bày tỏ thái độ phản ứng. Lãnh đạo cho rằng mọi thứ đều ổn, mặc dù thực tế không phải như vậy. Hiện tượng này làm tăng tính tự tôn của nhà lãnh đạo, những người luôn tự hào về phong cách lãnh đạo của mình. Khi không nhận thấy những “lời đáp” tiêu cực từ phía nhân viên, nhà lãnh đạo sẽ cho rằng đường lối của mình được mọi người ủng hộ, rằng mình luôn luôn đúng.

Bạn thấy đấy, dù vô tình hay cố ý thì nhà lãnh đạo vẫn bị hạn chế trong việc giao tiếp cởi mở với nhân viên. Vậy bạn nên làm gì để có thể giao tiếp nhiều hơn với nhân viên, và quan trọng hơn cả là bạn làm cho nhân viên tin rằng cả thông điệp tích cực lẫn tiêu cực đều được phép trao đổi?

Bạn hãy mời ngẫu nhiên một nhóm người thuộc các phòng ban khác nhau và ở những cấp bậc khác nhau đến văn phòng của bạn, phòng họp hay một không gian rộng rãi nào đó. Bạn hoặc có thể tự đề ra những nội dung chính cho những buổi họp này và đề nghị những người được mời đóng góp thông tin. Bạn cũng có thể tổ chức các buổi họp mở để cho nhân viên thảo luận những chủ đề mà họ lựa chọn và đặt câu hỏi cho bạn. Hoặc bạn hãy hướng chủ đề chính của các buổi họp vào những vấn đề quen thuộc như tinh thần làm việc, lương bổng, năng suất, lợi ích, cơ hội nghề nghiệp và những điều tương tự như vậy. Cho dù với chủ đề nào và lối tiếp cận nào, bạn cũng đừng quên phục vụ một cái gì đó (đơn giản thôi) để … ăn và uống. Chi tiết này không chỉ tạo ra sự thân mật và cởi mở, mà còn làm cho nhân viên hiểu rằng họ luôn được bạn chào đón.

Một ý tưởng khác là tổ chức những buổi gặp mặt lớn hơn vào mỗi tháng hay mỗi quý và bạn hãy mời toàn bộ nhân viên trong công ty tham gia. Các câu hỏi được đặt trực tiếp hoặc viết ra giấy và gửi trước (dạng câu hỏi này có thể được ưu tiên khi nhân viên muốn giấu tên). Tuy hình thức mở rộng này không mang lại cho bạn cơ hội tiếp xúc nhân viên trong một không khí thân tình, nhưng ít nhất nó có thể làm cho nhân viên tiếp nhận bạn trong hình ảnh mà bạn muốn họ chấp nhận.

Chỉ cần bỏ chút thời gian để thường xuyên gặp gỡ nhân viên, lắng nghe thắc mắc và đánh giá của họ, sau đó đáp lại với một sự trân trọng, bạn sẽ xây dựng được một không khí thân thiện mà bạn đang nỗ lực để tạo ra, một không khí mang thông điệp: “Tôi thích thú với những gì các bạn nói” và “Bạn có thể tin rằng tôi là một nhà quản lý luôn biết lắng nghe những mối bận tâm của các bạn và sẽ giải quyết chúng đến nơi đến chốn”.