Thỉnh thoảng chúng ta không thể làm cho người khác hiểu được hoặc đồng ý với ý kiến của chúng ta - Tôi dám chắc điều đó với cương vị là một giảng viên đại học! Nhưng điều đó cũng thường xảy ra trong các cuộc họp kinh doanh, các cuộc gặp mặt đích thân giữa các cá nhân, khi nói chuyện điện thoại và trong hầu hết các tình huống tương tự. Vậy đâu là những yếu tố giúp chúng ta diễn đạt vấn đề một cách mạch lạc và lô-gíc?

Khi mọi người thực hiện công việc truyền thông kinh doanh, hoặc cố gắng để truyền tải thông tin cho nhau - thông tin tương tác thỉnh thoảng lại bị sai lệch rất nhiều.

Trong giới học thuật, có riêng một lĩnh vực được đặt tên là "Truyền đạt kiến thức." Đầu tiên, một người có thông tin rất quan trọng và muốn truyền đạt hoặc gửi đi thông tin . Để truyền tải thành công thông tin đó, cô ấy phải đạt được hoặc có được những đặc điểm nhất định.

Tiếp theo, phải có một ai đó là người nhận thông tin. Người này phải muốn loại thông tin như vậy và phải hiểu nó - đây hoàn toàn không phải là công việc dễ dàng.

Thứ ba, còn có các hệ thống truyền dẫn thông tin hoặc nói theo cách khác đó là cách mà con người dùng để truyền đi thông tin - giống như thư điện tử hoặc điện thoại hoặc các cuộc họp. Và thông tin cũng có thể được truyền đi thông qua nhiều người và qua nhiều nhiều cấp - quản trị viên cấp cao hoặc những nhân viên ở bậc thấp hơn có thể truyền đi những thông tin giống nhau.

Cuối cùng, đó là "tiếng ồn," giống như tiếng ồn phát ra từ những chiếc ôtô hay từ những người nói chuyện điện thoại... nhưng "tiếng ồn" còn được hiểu dưới dạng các vấn đề gặp phải của tổ chức, như khi mọi người không tin vào thông tin họ thấy hoặc họ điều chỉnh thông tin để phù hợp với khả năng nhận thức hay chủ quan của mình.

Người gửi đi thông tin cần gì?

Bạn có những thông tin mà theo bạn là quan trọng và cần phải truyền đến cho các nhân viên của mình. Bạn có khả năng hoàn thành công việc truyền đạt này không?

Để việc truyền đạt thông tin đạt được thành công, người gửi đi thông tin có ba nhiệm vụ. Thứ nhất, anh ta phải muốn gửi đi thông tin. Ví dụ, tôi có thể biết tất cả về các cơ sở dữ liệu, nhưng nếu tôi không muốn ai biết về các dữ liệu đó, thông tin sẽ chỉ nằm trong tay tôi và không ai khác khai thác được gì từ số cơ sở dữ liệu đó.

Thứ hai, người gửi phải có khả năng truyền đạt thông tin. Đã bao nhiêu lần bạn nhận được một bản ghi nhớ và bạn không hiểu gì về nó? Do ngôn ngữ bị cắt xén, lặp đi lặp lại hay đơn giản chỉ là cách diễn đạt khó hiểu.

Cuối cùng, người gửi thông tin phải nhạy cảm với những gì họ đang truyền đạt tới người khác. Khi tôi làm việc ở Việt Nam, tôi đã học rất nhanh một số dạng thông tin cụ thể rất nhạy cảm khi đề cập đến ở nơi công cộng - như chính trị, các vấn đề cá nhân, hoặc quảng cáo. Ý thức được những gì có thể gây tổn thương cho người nghe hoặc những vấn đề mà họ không sẵn sàng để nghe, do đó, là một việc có tính then chốt.

Người nhận thông tin cần gì?

Quá trình trao đổi thông tin - cần cả hai chiều đó là người gửi đi thông tin và người nhận thông tin. Vậy, người nhận thông tin cần phải có những trách nhiệm gì trong phương trình này?

Trong trao đổi thông tin, người nhận thông tin vô cùng quan trọng bởi vì nếu họ không hiểu được thông tin thì những kiến thức được truyền đạt cũng sẽ bị mất. Vì vậy, họ phải muốn có thông tin đó. Các bạn đều hiểu rõ điều này từ những đứa trẻ. Nếu chúng không muốn học lái xe, thì việc bạn cố dạy chúng cũng chẳng có ý nghĩa gì cả. Tương tự như vậy, để các nhân viên, nhà quản lý, lãnh đạo... ghi nhận thông tin, họ đều phải muốn có thông tin đó.

Thứ hai, mọi người cần có "khả năng lĩnh hội" để ghi nhận thông tin. Khả năng này bao gồm kiến thức đã có trước đó hoặc bối cảnh phù hợp để thông tin thực sự là có ý nghĩa. Ví dụ, khi lần đầu tiên tôi làm việc tại Việt Nam, thật vô nghĩa khi đề cập đến vấn đề thẻ tín dụng bởi vì người ta chẳng có tý khái niệm nào về thẻ tín dụng cả. Tất cả các giao dịch đều bằng tiền mặt bởi vì người dân không tin tưởng vào các ngân hàng.

Cuối cùng, người nhận thông tin phải có khả năng sử dụng những thông tin mà họ nhận được. Giống như việc học một ngôn ngữ vậy, nếu bạn không luyện tập và sử dụng nó thì bạn sẽ quyên hết.

Những phương tiện truyền dẫn thông tin.

Bạn có nhớ khi chơi trò điện thoại làm bằng những chiếc hộp đựng nước cam và sợi dây để nối với những chiếc hộp? Thỉnh thoảng thông tin bị sai lệch một phần bởi chính bản thân phương tiện truyền tin.

Những người truyền tải thông tin cho người khác cần xem xét hai khía cạnh của kênh dẫn thông tin: Phương pháp và cấp bậc trong tổ chức.

Trước hết, hãy nói về Phương pháp. Ngày nay chúng ta gửi thông tin đi theo rất nhiều cách - gặp mặt trực tiếp trong các buổi hội thảo trang trọng hoặc thân mật là cách thường thấy, nhưng đôi khi các cuộc gặp gỡ như vậy lại không thực hiện được. Vì vậy, chúng ta dùng các phương tiện như thư điện tử, điện thoại, hội thảo qua băng hình, tin nhắn, hoặc hội thảo qua điện thoại...danh sách các phương tiện được sử dụng để truyền tải thông tin ngày càng tăng. Tất nhiên, vấn đề là ở chỗ việc không được gặp mặt người bên kia làm cho việc đoán nhận sắc thái người nói trở nên rất khó, đặc biệt là khi phải viết cho một người mà ngôn ngữ của họ không giống với ngôn ngữ của chúng ta. Vì vậy, người gửi thông tin cần cân nhắc thật kỹ phương pháp và cách tốt nhất để sử dụng nó trong giao tiếp với người khác.

Thứ hai, có phải là việc giao tiếp hoặc trao đổi thông tin diễn ra theo cấp độ? Thỉnh thoảng thông tin cần phải được chuyển dần qua một vài cấp độ, từ người ở cấp bậc cao xuống các cấp bậc thấp hơn, và thông tin cũng có thể bắt đầu được truyền đi tại cấp của người có nhiệm vụ truyền đạt.

"Tiếng ồn" trong hệ thống - khi thông điệp không phải là nguyên nhân gây ra.

Khi bạn cố gắng truyền đạt thông tin cho người khác, có phải thỉnh thoảng việc này không phát huy tác dụng? Có thể đó là do "tiếng ồn"!

Có ít nhất hai dạng "Tiếng ồn" trong quá trình truyền thông tin.

Thứ nhất, đó là tiếng ồn thực tế - từ đường phố, do người xung quanh đang nói gây ra, hoặc là do âm thanh từ chiếc đài đang bật. Khi tôi sống ở Hà Nội, Việt Nam, tôi dạy một khoá học ở trường Đại học Boise, một hình thức học hội thảo qua mạng. Sinh viên ở Boise gọi cho tôi lúc 6h sáng giờ Boise và tôi ngồi trong nhà ở Hà Nội lúc đó là 7h sáng giờ Việt Nam. Đường phố ở Việt Nam tràn ngập tiếng còi xe máy inh ỏi, tiếng của những người phụ nữ bán trái cây và hoa và tiếng của trẻ con chơi đá bóng. Ồn thực sự. Tôi thấy rất khó để có thể nghe những lời bình luận của các sinh viên ở Mỹ và các em sinh viên cũng khó có thể tưởng tượng được sự bất mãn khi đó của tôi.

Một dạng khác của "tiếng ồn" xảy ra bên trong tổ chức khi mọi người cố gắng trao đổi thông tin với nhau. Đó là mớ hỗn độn điển hình thường thấy trong các tổ chức làm thông tin bị bóp méo. Tiêu biểu là những thứ như các câu chuyện lượm lặt, hoặc thông tin lệch lạc và thiếu trong các thư báo hoặc thư điện tử.

Vì vậy người gửi và người nhận thông tin phải hiểu rõ "tiếng ồn" là gì và "tiếng ồn" có thể ảnh hưởng đến quá trình truyền thông tin như thế nào để có các biện pháp truyền tin phù hợp, hiệu quả.