Sau khi đi làm được 3 tháng, mình rút ra một điều là nếu mình không lập kế hoạch cho công việc nghĩa là mình đang lập kế hoạch cho sự thất bại. Vì vậy, từ đó đến nay, mỗi khi bắt đầu một tháng mới, mình lại có một kế hoạch công việc được nộp lên cho Phó Giám đốc. Kế hoạch đó thường là kế hoạch chung cho cả tháng, có khi có cả kế hoạch cụ thể cho từng tuần.

Sau đó, mình tự lập cho mình kế hoạch làm việc của từng ngày cho cả tháng luôn, và mình luôn cố gắng để hoàn thực hiện đúng tiến trình làm việc đã vạch ra.

Công việc của mình là đảm bảo sự hoạt động tốt của các quy trình làm việc trong Công ty và xây dựng các dự thảo về chính sách đối với người lao động, nội quy, quy chế, ... Vì vậy, trong quá trình thực hiện công việc theo kế hoạch, mình lại phát hiện ra những điểm chưa phù hợp, những vấn đề chưa được đề cập đến trong một văn bản nào, quy trình nào đó và tự nhủ: mình sẽ sửa đổi, bổ sung vào sau khi làm xong công việc hiện tại.

Rất nhiều lần như thế, nhưng sau đó mình lại quên mất những điều đã phát hiện ra, đặc biệt là trong trường hợp đó là những ý tưởng để xây dựng mới hoặc bổ sung quy trình, văn bản ...

Sau đó mình nghỉ ra một cách, mình lấy một quyển sổ bìa da (đẹp đẹp một tí ^ ^) và ghi lại tất cả những gì chợt nghĩ ra liên quan đến nội dung quy trình, văn bản đã, đang và sẽ làm.

Một chi tiết rất nhỏ, nhưng không thể thiếu là mình phải dùng một loại giấy ghi nhớ - có thể bóc dán - dán lên bìa quyển sổ với dòng chữ MỞ SỔ TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU THỰC HIỆN MỘT CÔNG VIỆC MỚI (Mức độ mở: thường xuyên)". Sau đó, phải chọn một vị trí đặt quyển số thích hợp để mình luôn nhìn thấy dòng chữ nhắc nhở đó (với mình, mình đặt nó lên nắp khay đựng giấy của máy in, ngay bên cạnh màn hình máy tính của mình).

Từ hôm "trang bị" thêm quyển sổ, mình thấy tiến độ thực hiện công vịêc của mình nhanh hơn và chất lượng văn bản cũng tốt hơn rất nhiều.

Chúc các bạn thành công.

Những lỗi này thường hay gặp nhất ở những người mới đi làm. Cuối mỗi ngày mình thường chuẩn bị và lên kế hoạch trước những việc phải làm cho ngày hôm sau chứ không đợi sáng hôm sau mới chuẩn bị.

Tôi có một vài ý kiến xin được đóng góp:

9. Bắt đầu ngày làm việc chúng ta nên ngồi lại và suy nghĩ hôm nay chúng ta sẽ làm gì, cần làm gì, phải làm gì và ghi vào một quyển sổ hàng ngày.

10. Đến hết buổi làm việc, cúng ta kiểm tra lại xem đã làm được gì, chưa làm được gì. Tuy nhiên chớ để việc hôm nay đến sáng ngày mai (trừ một vài trường hợp).

Chủ đề này rất hay và có tác dụng thiết thực với hiệu suất công việc. Hy vọng mọi người sẽ tiếp tục bổ sung thêm kinh nghiệm.

7. Cố gắng hoàn thành dứt điểm một công việc trước khi chuyển sang việc khác.

8. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hoàn thành và luôn sẵn sàng thay đổi trật tự này.

Hai điểm trên có thể tạo cảm giác chứa đựng mâu thuẫn nhưng thực tiễn lại chính xác là như vậy. Khi đó, để hoàn thành công việc sẽ cần tới một kỹ năng nữa: nghệ thuật cân bằng.

Theo mình thì nên có một cuốn sổ nhỏ. Trong đó mình sẽ ghi chú, nhắc nhở những việc ngày hôm nay sẽ làm, cuối ngày tổng kết lại xem đã làm được những gì, rồi có thể ghi vào đó những điều mình hay quên, đọc lại thường xuyên để lần sau rút kinh nghiệm. Thêm vào đó, nên có một cuốn lịch để trên bàn học, bàn làm việc để đánh dấu những ngày quan trọng, những cuộc họp...v.v.