"

6 Bước Để Quản Lý Khối Lượng Công Việc Quá Tải

29/08/2014 - 19:34
4257     0

Khối lượng công việc quá tải là điều mà ai cũng gặp phải. Người làm chủ thế trận là người biết cách vượt qua những giai đoạn bất ổn đó. 

Phải khẳng định rằng: trở thành doanh nhân thành đạt là một công việc khó khăn – rất khó khăn. Từ việc học cách làm những công việc mới đến quản lý nhân viên và lập kế hoạch cho sự phát triển tương lai, bạn sẽ không có nhiều thời gian trong ngày để mắc những sai lầm nghiêm trọng. Nghĩa là, những doanh nhân nên học cách làm việc thông minh hơn, chứ không phải chăm chỉ hơn. 

Dưới đây là sáu lời khuyên giúp những doanh nhân bị quá tải sắp xếp lại đống công việc dài vô tận của mình.

1. Việc ưu tiên cần được làm trước

Thời gian sẽ không bao giờ là đủ để bạn hoàn thành hết công việc. Thực tế là bạn sẽ không hoàn thành được mọi thứ trong một ngày đâu. Vì vậy hãy chấp nhận điều đó.

Những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng phải được đặt hàng đầu trong danh sách những việc phải làm. Thông thường, người ta có xu hướng đặt những công việc khẩn cấp lên trên những việc quan trọng, nhưng đừng để điều này xảy ra. Hãy đảm bảo bạn đang tập trung vào cả hai việc.

2. Giới hạn thời gian cho công việc

Quy luật thu hoạch tiệm giảm chỉ ra rằng thực hiện một công việc nhất định trong một tiếng có thể là một sự đầu tư tốt nhưng dành năm tiếng làm cũng một công việc đó có thể là sự lãng phí thời gian. Hãy đảm bảo rằng bạn làm những công việc của mình trong thời gian giới hạn.

Chúng tôi có một đồng nghiệp mỗi ngày chỉ dành một tiếng trên mạng xã hội để thúc đẩy việc kinh doanh của mình. Lý do ư? Thường thì mạng xã hội có thể là thời gian chìm, và anh ta muốn chắc chắn rằng mình không bị hút vào đó.

3. Tránh chủ nghĩa hoàn hảo

Nhưng đừng hiểu lầm rằng chúng ta chấp nhận sự tầm thường. Nên nhớ, tiếp tục làm công việc mà những nỗ lực gia tăng không còn đem lại giá trị là điều không hề có lợi. Hơn nữa, điều đó chiếm hết thời gian của bạn, khiến bạn không thể hoàn thành những công việc khác tạo ra nhiều giá trị hơn. Cuối cùng thì những gì chúng ta làm cho khách hàng mới quan trọng. Còn chủ nghĩa hoàn hảo là điều chúng ta làm cho chính bản thân mình.

4. Thực hiện kỷ luật

Là một doanh nhân, bạn không thể dành thời gian làm những thứ mình thích mà thời gian này lại đang dành cho những công việc quan trọng. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ tập trung vào những nhiệm vụ liên quan đến công ty.

5. Thuê ngoài, thuê ngoài, thuê ngoài

Tùy thuộc vào kỹ năng của bạn, rất nhiều công việc có thể thuê người ngoài làm. Ví dụ, nếu mạng máy tính không hoạt động, sẽ tiết kiệm chi phí hơn nhiều nếu gọi một nhân viên kỹ thuật hơn là tự mình sửa lấy. Anh ta sẽ xử lý chỉ trong 30 phút trong khi chúng ta sẽ phải làm trong ba ngày mà 3 ngày này có thể được sử dụng để sinh ra lợi nhuận.

6. Chạy nước rút

Những lời khuyên nêu trên sẽ giúp ích các bạn rất nhiều trong việc đạt đến một tốc độ làm việc bền vững. Tuy nhiên, bạn có thể chạy nước rút trong một khoảng thời gian ngắn (một vài tháng chẳng hạn) nghĩa là tăng tốc trong ngắn hạn để đưa doanh nghiệp của bạn vượt qua thời điểm cam go. Chạy nước rút là điều nên làm nếu doanh nghiệp của bạn có sự thay đổi đáng kể về chiến lược ví dụ như mở rộng quy mô công ty. Nếu mở rộng thành công, với doanh số tăng lên bạn sẽ có tiền thuê thêm nhân viên mới. Với số nhân viên mới để thực hiện khối lượng công việc tăng lên này công ty bạn sẽ lại quay trở về với tốc độ bền vững nhưng ở mức cao hơn trước.

Việc khởi dựng và điều hành thành công một doanh nghiệp nhỏ là một nhiệm vụ lớn, tuy nhiên làm theo những lời khuyên nêu trên có thể giúp bạn quản lý tốt được khối lượng công việc của mình.