13 Trường Phái Quản Lý Dự Án Phổ Biến Nhất Hiện Nay

11/08/2017 - 11:07 673     0

Để đội ngũ của bạn thực hiện được một dự án thường dễ nói hơn là dễ làm. May mắn thay, chỉ cần áp dụng một phương pháp quản lý dự án là bạn đã có thể tổ chức dự án thành một quy trình có cấu trúc và cách sắp xếp hợp lí. Nó giúp cho sự hợp tác giữa mọi người với nhau trở nên hiệu quả hơn và các dự án cũng được tổ chức tốt hơn.

Các chuyên gia quản lý dự án đồng ý rằng, hầu hết các dự án sẽ được hưởng lợi khi chúng ta áp dụng một phương pháp đáng tin cậy. Có rất nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau, và nếu sử dụng 1 trong 13 phương pháp dưới đây, thì hầu hết các dự án sẽ được quản lý hiệu quả hơn rất nhiều.

Hiểu về quản lý dự án

Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thành các mục tiêu và thực hiện công việc theo đúng kế hoạch, mong đợi đã đề ra. Các doanh nghiệp thường đặt hy vọng rất lớn vào dự án và các thành viên trong đội ngũ làm việc để họ có thể phối hợp với ý tưởng của mình, nhưng mọi việc thường lại không đi theo kế hoạch sẵn có.

Phương pháp quản lý dự án giúp các nhà quản lý thông qua từng giai đoạn trong dự án. Nó bắt đầu bằng việc giúp lập kế hoạch quản lý, khởi xướng và thực thi dự án. Các phương pháp thậm chí còn hữu ích đến khi dự án kết thúc. Chúng là những mô hình mà các nhà quản lý dự án có thể sử dụng để lên kế hoạch và đạt được mục tiêu trong công việc.

Các phương pháp khác nhau sẽ cung cấp cho dự án những lợi ích khác nhau. Không phải kiểu quản lý dự án nào cũng phù hợp với tất cả mọi công việc. Để biết được phương pháp phù hợp nhất với dự án của bạn, bạn cần phải làm quen với những phương pháp quản lý phổ biến dưới đây và hiểu được sự khác biệt của chúng.

1. Agile

 

Phương pháp Agile rất phù hợp với những dự án yêu cầu tính linh hoạt và nhanh gọn. Thông qua phương pháp này, các nhà quản lý dự án sẽ phân nhỏ những giai đoạn quan trọng thành các "sprint" hoặc các chu kỳ bàn giao ngắn hạn.

Thường được sử dụng cho những đội làm việc nội bộ, phương pháp Agile được tạo ra để phục vụ cho các dự án không cần phải kiểm soát rộng rãi thành phẩm. Nếu bạn đang làm việc với một đội ngũ năng động và hay giao tiếp với nhau, thì phương pháp này sẽ rất hiệu quả, vì các thành viên trong nhóm có thể nhanh chóng điều chỉnh mọi thứ khi cần thiết, trong suốt mỗi giai đoạn công việc.

2. Truyền thống

Trong nhiều trường hợp, quản lý dự án theo phương pháp truyền thống là một cách tiếp cận vấn đề theo kiểu cổ điển. Bởi vì nó sẽ đánh giá được một cách đơn giản các công việc cần thực hiện trong dự án, và cung cấp một quy trình giám sát, kiểm tra khi những công việc trên hoàn thành, phương pháp truyền thống này hoạt động rất tốt. Khi dự án đang trong quá trình thực hiện, vai trò của người quản lý dự án là cung cấp sự đào tạo và ý kiến phản hồi cho các thành viên trong đội ngũ có thể thực hiện công việc của họ. Điều này giúp dự án sẽ đạt được kết quả mong đợi.

Mặc dù có vẻ là một cách tiếp cận đơn giản, không hề phức tạp nhưng quản lý dự án theo cách truyền thống lại rất hiệu quả với những doanh nghiệp đang sử dụng các đội ngũ làm việc nhỏ, và các thành viên trong nhóm không phụ thuộc vào công việc của nhau để hoàn thành dự án. Nếu giao tiếp trong nhóm vẫn còn hạn chế, quản lý dự án theo kiểu truyền thống chính là phương pháp phù hợp dành cho bạn.

3. Waterfall

Phương pháp Waterfall dựa trên khuôn khổ của phương pháp truyền thống. Với cách tiếp cận Waterfall, giả định rằng nếu muốn hoàn thành công việc của mình, các nhóm làm việc phải phụ thuộc vào công việc ở giai đoạn trước đã được hoàn thành hoàn toàn. Công việc phải được thực hiện theo trình tự và quan trọng là các thành viên phải làm việc ăn ý với nhau. Mọi người đều đóng góp vào mục tiêu chung của dự án và khi họ hoàn thành công việc của mình, các thành viên khác có thể tiếp tục hoàn thành công việc của họ, mở ra cơ hội để bắt đầu những công việc lớn hơn.

Với phương pháp Waterfall, quy mô đội ngũ làm việc thường sẽ tăng lên khi dự án mở rộng và đội ngũ nhân sự có khả năng làm các công việc tầm cỡ hơn. Khi những cơ hội này xuất hiện, các thành viên mới được giao cho những công việc đó. Thời gian và độ phụ thuộc trong dự án cần được theo dõi một cách sâu sát nhất.

4. Adaptive (Thích nghi)

Phương pháp quản lý dự án Adaptive thực hiện chính xác những gì mà người ta đặt tên cho nó: tìm cách thích ứng.

Với phương pháp này, phạm vi của dự án có thể được thay đổi. Nếu thời gian hoàn thành và chi phí của dự án là bất biến, thì phạm vi dự án sẽ được điều chỉnh trong khi thực hiện. Các doanh nghiệp thường làm điều này để đạt được giá trị tối đa trong mỗi dự án, chẳng hạn như khi các ý tưởng hoặc cơ hội mới được mở ra trong quá trình phát triển dự án.

5. Critical Path (Đường tới hạn)

Đây là phương pháp quản lý dự án từng bước một, rất hiệu quả cho dự án có các công việc phải phụ thuộc vào nhau.

Với phong cách quản lý Critical Path, các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau được quản lý dễ dàng hơn. Công việc có thể chia nhỏ bằng cách sử dụng một cấu trúc để theo dõi thời gian cần thiết để hoàn thành những phần việc phụ thuộc nhau, các cột mốc (milestones) và các sản phẩm cuối cùng.

Phương pháp Critical Path là kiểu phác thảo sơ bộ những hoạt động quan trọng và không quan trọng trong dự án, bằng cách tính toán hoạt động nào sẽ chiếm thời gian dài nhất và ngắn nhất để hoàn thành các công việc khác nhau. Phong cách quản lý dự án này thường được các nhà khoa học và nhà sản xuất sử dụng, bởi vì nó đặc biệt chú trọng đến thời gian mỗi công việc cần được triển khai.

Đo lường và sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc sẽ giúp thời gian hoàn thành dự án nhanh hơn. Các nhà quản lý dự án sẽ có một mô tả rõ ràng hơn về từng khoảng thời gian của dự án. Nhờ đó họ có thể hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất, bằng cách thực hiện các công việc "quan trọng" trước tiên, cho phép khởi động các công việc phụ thuộc lẫn nhau.

6. PERT

PERT là viết tắt của từ Program Evaluation and Review Technique - Đánh giá dự án và Kỹ thuật Đánh giá, và thường được sử dụng kết hợp với phương pháp Critical Path. Phong cách quản lý dự án này hay xuất hiện trong quá trình phát triển và sản xuất. Nó đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có dự định mở rộng trong tương lai gần, hoặc ít nhất họ  cũng đang mong muốn thực hiện được việc đó.

[Ảnh pert]

Nhà quản lý dự án sẽ tách bạch các sự kiện, và đo lường tiến độ của mỗi một hoạt động, công việc đang được hoàn thành. Bằng cách phân tích chặt chẽ và ước tính khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành một sự kiện, nhà quản lý dễ dàng tạo ra được tiến độ và ngân sách thực tế cho dự án.

7. Rational Unified Process (Tiến trình hợp nhất)

Rational Unified Process (RUP) là một phương pháp quản lý dự án thường được sử dụng cho các dự án phát triển phần mềm.

Phong cách lặp đi lặp lại của phương pháp này phù hợp với các dự án theo chu kỳ, cần có beta testing hoặc ý kiến phản hồi từ phía người dùng – những điều sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và thay đổi quá trình sản xuất.

Phương pháp RUP tương tự như phương pháp Waterfall, ngoại trừ việc nó chú trọng vào việc chuyển đổi dự án vào cuối mỗi chu kỳ, khi người dùng được thử nghiệm và đánh giá hiệu quả của dự án.

RUP cho phép một dự án có thể cải tiến dần trong tương lai, tạo ra sự tăng trưởng và mở rộng nhanh chóng. Khi được sử dụng cho dự án phát triển phần mềm, người dùng có thể báo cáo lỗi hoặc đề xuất các ý kiến có thể tác động đến dự án và thay đổi phương hướng phát triển của nó.

8. Critical chain (Chuỗi găng)

Critical chain được xây dựng dựa trên mô hình quản lý dự án PERT và Critical path.

Với phương pháp này, các nhà quản lý dự án có thể tạo lập mục tiêu và tập hợp các nhóm dựa trên ngân sách hoặc các ràng buộc khác của dự án. Thay vì xác định thời gian thực hiện dự án ngắn nhất có thể, cũng như trong phương pháp Critical Path, các nhà quản lý dự án sẽ sử dụng dữ liệu để tìm được các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí và đạt được lợi ích tối đa. Thay đổi các yếu tố và loại bỏ một vài phần của dự án diễn ra rất thường xuyên.

Critical chain cũng rất phổ biến trong các ngành có tính cạnh tranh cao. Nhiều công ty điện tử tiêu dùng sử dụng phương pháp này để giảm thiểu chi phí và cạnh tranh trong thế giới công nghệ đầy tính tranh đấu.

9. Extreme

Phương pháp Extreme được thiết kế để giảm tổng thời gian của mỗi chu kỳ được lặp đi lặp lại trong dự án, tổ chức những chu kỳ này thành các quy trình hàng ngày hoặc hàng tuần.

Bất kể một chu kỳ đã được hoàn thành hay đạt được các chức năng cần thiết, các nhà quản lý dự án thường sẽ đặt cho nó một cái tên hoặc một con số. Những loại dự án này cần được cập nhật thường xuyên, đôi khi thậm chí ngay cả khi đêm khuya. Sau đó, các nhà quản lý dự án sẽ sử dụng những cập nhật này làm dấu hiệu, và trong khoảng thời gian này, yêu cầu của người dùng sẽ được đưa vào tài khoản để sử dụng cho các chu kỳ trong tương lai.

10. Scrum

Scrum là có nguồn gốc từ phương pháp Agile.

Đọc thêm: Scrum là gì?

Là một phong cách quản lý dự án lặp đi lặp lại, scrum có các "session” khác nhau, đôi khi được định nghĩa là các "sprint", thường kéo dài trong khoảng 30 ngày. Các sprint được sử dụng để sắp xếp ưu tiên cho các công việc khác nhau trong dự án, cũng như đảm bảo chúng được hoàn thành theo đúng thời gian.

Thay vì là nhà quản lý dự án, một Scrum Master nên tạo điều kiện cho quy trình, và tập hợp thành các nhóm nhỏ để giám sát từng nhiệm vụ cụ thể.

Các nhóm làm việc nên giao tiếp với Scrum Master để thảo luận về tiến độ và kết quả công việc. Các cuộc họp với Scrum Master là thời điểm lý tưởng để sắp xếp lại các nhiệm vụ bị tồn đọng, hoặc thảo luận về các nhiệm vụ chưa được tổng hợp trong dự án.

11. Six sigma (6 sigma)

Motorola là nhà phát triển tiên phong của phương pháp Six Sigma. Mục tiêu chung của họ là giảm lãng phí, cải tiến quy trình dự án và tăng lợi nhuận.

Six sigma là phương pháp quản lý dự án dựa trên dữ liệu với ba thành phần chính yếu:

  •         Đầu tiên là DMAIC: xác định, đo lường, phân tích, cải tiến, kiểm soát
  •         Thứ hai là DMADV: xác định, đo lường, phân tích, thiết kế và xác minh
  •         Thứ ba là DFSS, có thể bao gồm các quy trình khác được đề cập đến.

Phương pháp quản lý dự án ba bước này được thiết kế để thực hiện một dự án từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến giai đoạn kết thúc.

12. Crystal

Phương pháp Crystal chú trọng vào giao tiếp trong đội ngũ làm việc và giảm ưu tiên đối với các quy trình, công việc của dự án. Thay vào đó, dự án sẽ tập trung vào các kỹ năng và tính tương tác giữa những người được giao công việc trong dự án.

Phương pháp quản lý dự án này thường được các nhân sự phòng sáng tạo trong doanh nghiệp và tổ chức sử dụng. Khi tập trung vào kỹ năng và điểm mạnh của thành viên trong đội ngũ, các dự án sẽ linh hoạt và độc đáo hơn nhiều.

13. Joint application development (Phương pháp phát triển hệ thống)

Phương pháp này cho phép dự án có một quy trình phát triển chung bằng cách thu hút khách hàng từ những giai đoạn đầu của dự án.

Đội ngũ làm việc và khách hàng phải có các cuộc họp hoặc buổi gặp mặt để hai bên có thể phối hợp dễ dàng với nhau. Nhờ đó, khách hàng sẽ đóng góp được ý tưởng cho dự án, cũng như đưa ra các ý kiến phản hồi về cách mọi công việc đang tiến triển.

Joint application development phụ thuộc vào những đóng góp của khách hàng, và việc tổ chức các buổi họp với thành viên trong nhóm làm việc trong suốt vòng đời của dự án.

Xác định phương pháp quản lý dự án tốt nhất

Vì các dự án đều khác nhau, và chúng có những yêu cầu hoàn toàn riêng biệt, không thể có một phương pháp quản lý dự án nào là "tốt nhất", có thể áp dụng được cho tất cả các doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có thể thay đổi tùy thuộc vào loại, quy mô, ngành nghề và nhiều yếu tố khác. Thay vì tìm kiếm phương pháp tốt nhất,  doanh nghiệp nên tìm hiểu về các phương pháp kể trên, cách sử dụng và cách áp dụng chúng.

Hãy cân nhắc một vài yếu tố dưới đây để xác định xem phương pháp nào phù hợp với bạn:

  • Mục tiêu của doanh nghiệp
  • Giá trị cốt lõi
  • Hạn chế của dự án
  • Các bên tham gia dự án
  • Quy mô dự án
  • Chi phí của dự án
  • Khả năng chịu rủi ro
  • Yêu cầu về tính linh hoạt

Ngày nay, sử dụng các phương pháp quản lý dự án là điều cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng một phong cách thích hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể biến đổi cách mà đội ngũ làm việc của bạn giao tiếp, làm việc và hoàn thành các cột mốc của dự án.

Nguồn : Theo SAGA.VN